SME Thailand : มอบหมายให้ได้ผล

 
 

หากคิดจะไต่บันไดความก้าวหน้าในอาชีพการงานหรือต้องการขยายธุรกิจให้เติบใหญ่ สิ่งหนึ่งที่ควรตระหนักไว้เสมอคือ “เก่งคนเดียว ไปไม่รอด”

 

ทีมงานที่สามารถสนับสนุนและช่วยแบ่งเบาภาระหน้าที่บางส่วนของคุณได้เป็นสิ่งจำเป็น เพราะตำแหน่งที่สูงขึ้นหรือธุรกิจที่ใหญ่ขึ้น ย่อมหมายถึงหน้าที่ความรับผิดชอบและปริมาณงานที่มากขึ้นด้วยเช่นกัน

 

ถ้าคุณยังคงเก็บหน้าที่ความรับผิดชอบและปริมาณงานไว้กับตัวโดยไม่ถ่ายโอนไปให้คนอื่นบ้าง สุดท้ายกลายเป็นคน “ยุ่งตลอดเวลา” ทำงานแบบ 7-11 คือ 7 วัน 24 ชั่วโมง !

 

แม้ดูเหมือนขยันและทุ่มเท แต่อันที่จริงเป็นอาการบ่งชี้ของคนที่ “บริหารจัดการไม่เป็น” ซึ่งส่งผลให้โอกาสเติบโตก้าวหน้าหรือขยายธุรกิจให้ประสบความสำเร็จ เป็นไปได้ยากมาก

การมอบหมายกระจายงาน ไม่ใช่เรื่องใหม่ แต่น่าแปลกใจที่หัวหน้าหลายคนทำเรื่องนี้ได้ไม่ค่อยดีนัก

 

จากการที่มีโอกาสได้ทำงานกับหัวหน้าหลายๆ ท่านในองค์กรต่างๆ พบว่าปัญหาหลักๆ ที่ทำให้การกระจายงานไม่ค่อยมีประสิทธิภาพ คือ…

 

ดีแต่พูด แต่ไม่ได้ทำอย่างจริงจัง – หัวหน้าหลายคนทราบดีว่าหนึ่งในเทคนิคการบริหารจัดการที่ดีคือ การกระจายงาน (Delegation) แต่หัวหน้าน้อยคนที่ทำเรื่องนี้ได้อย่างมีประสิทธิภาพ ทั้งนี้เนื่องจากเหตุผลหลายๆ ประการ เช่น เกรงว่าลูกน้องจะทำงานได้ไม่ดีเท่า(จึงทำเอง) ใจร้อนอยากให้งานเสร็จเร็ว(ดังนั้นทำเองดีกว่าเพราะถ้าให้ลูกน้องทำอาจเสร็จช้าไม่ทันใจ) หรือเกรงใจเห็นว่าลูกน้องงานเยอะไม่รู้จะพูดยังไงดี(จึงตัดสินใจลงมือทำเอง) เป็นต้น

 

กระจายแต่งาน ส่วนอำนาจเก็บไว้ - หัวหน้าหลายคนโอนแต่งาน แต่ไม่ได้โอนอำนาจในการตัดสินใจให้ด้วย ซึ่งเป็นการขว้างงูไม่พ้นคอ เพราะสุดท้ายลูกน้องต้องกลับมาหาอีกเนื่องจากไม่สามารถตัดสินใจเองได้ งานที่กระจายออกไปจึงดูเหมือนไม่ลดลงเลย เพราะทุกอย่างกลับมาที่หัวหน้าเหมือนเดิม

 

ไม่กำหนดขอบเขตของอำนาจให้ชัดเจน - หัวหน้าบางคนกระจายทั้งงานและอำนาจ แต่ไม่ตกลงขอบเขตของการใช้อำนาจให้ชัดเจนว่าอะไรที่พนักงานตัดสินใจได้เองโดยไม่ต้องกลับมาถาม และอะไรที่พนักงานควรต้องกลับมา ปรึกษากัน ก่อนที่จะตัดสินใจ จึงทำให้เกิดปัญหา “ตัดสินใจเกินอำนาจ” หรือ “ไม่ตัดสินใจตามอำนาจที่มี” สุดท้ายเสียเวลาแก้ปัญหากันต่อไป

เปลี่ยนแปลงสิ่งที่พนักงานตัดสินใจไปแล้ว - แม้มอบหมายการตัดสินใจให้กับพนักงานอย่างชัดเจนแล้ว แต่บางครั้งการตัดสินใจบางเรื่องของพนักงาน อาจไม่ตรงกับความคาดหวังของหัวหน้า หัวหน้าจึงตัดสินใจ “แก้” สิ่งที่พนักงานตัดสินใจไปแล้ว หากนานๆ ทำที อาจไม่มีผลกระทบอะไรมากนัก แต่ถ้าทำบ่อยๆ มีผลทำให้พนักงานไม่อยากตัดสินใจอีกต่อไป เพราะรู้สึกว่า ถึงแม้ตนเองตัดสินใจ หัวหน้าก็แก้ไขอยู่ดี จึงทำให้การตัดสินใจย้อนกลับมาเป็นภาระของหัวหน้าอีกครั้ง อย่างช่วยไม่ได้ !

 

ล้วงลูก - บางครั้งด้วยความเป็นห่วง หัวหน้าจึงติดตามงานที่มอบหมายไปอย่างใกล้ชิดจนเกินไป (Micro-manage) ทำให้พนักงานขาดอิสระในการคิดและทำงานที่ได้รับมอบหมาย สุดท้ายพนักงานจึงตัดสินใจ “ปล่อย” งานนั้น เพราะหัวหน้าเข้ามายุ่งเกิน !

 

มอบหมายโดยไม่ใส่ใจความพร้อม - ในการทำงานให้ประสบความสำเร็จ ความเข้าใจของพนักงานเกี่ยวกับสิ่งที่คาดหวังอย่างชัดเจนและการมีความรู้ความสามารถเพียงพอที่จะทำงานนั้นๆ ให้สำเร็จได้ เป็นปัจจัยสำคัญที่ต้องพิจารณา ปัญหาคือหัวหน้าหลายคนไม่ค่อยได้ใส่ใจในประเด็นนี้เท่าที่ควร มอบหมายงานโดยไม่ได้ดูว่าพนักงานมีทักษะที่จำเป็นในการทำงานนั้นๆ หรือไม่ รวมทั้งอาจไม่มีเวลาที่จะสอนหรืออธิบายรายละเอียดของสิ่งที่ต้องการและวิธีการทำที่ถูกต้อง ส่งผลให้งานออกมาไม่ตรงกับความคาดหวัง ต้องเสียเวลาปรับเปลี่ยนแก้ไขในภายหลัง แทนที่จะเร็วเลยกลายเป็นช้า !

 

สละหน้าที่และความรับผิดชอบทั้งหมดให้พนักงาน - ในอีกขั้วหนึ่ง หัวหน้าบางคนมอบหมายงานหลายอย่างให้พนักงาน โดยไม่สนใจในรายละเอียดและใส่ใจติดตามความคืบหน้าอีกต่อไป  รวมทั้งไม่สนับสนุน ไม่ให้คำปรึกษาและไม่ร่วมรับผิดชอบในผลลัพธ์ที่เกิดขึ้น ส่งผลให้พนักงานรู้สึกว่าเป็นการ “โยนงานให้” มากกว่าการ “มอบหมายงาน” ส่งผลให้การถ่ายโอนงานครั้งนี้ล้มเหลวโดยสิ้นเชิง

 

ไม่ช่วยแก้ปัญหาระหว่างทาง - ในการทำงาน ย่อมมีปัญหาและอุปสรรคเสมอ ทั้งส่วนที่คาดเดาได้และคาดเดาไม่ได้ ทั้งส่วนที่อยู่ภายใต้การควบคุมและนอกเหนือการควบคุม หัวหน้าบางคนเมื่อมอบหมายงานแล้ว ลืมที่จะกลับมาดูแลและสนับสนุนช่วยเหลือในการแก้ปัญหาหรืออุปสรรคระหว่างทางให้กับพนักงาน ทำให้งานที่มอบหมายคืบหน้าไปอย่างเชื่องช้า เพราะต้องฟันฝ่าขวาหนามต่างๆ ระหว่างทางด้วยตัวเอง

 

ไม่ได้รับคำชื่นชมและผลตอบแทนที่เหมาะสม - รางวัลทั้งที่เป็นเงินและไม่ใช่เงินเพื่อตอบแทนความทุ่มเท เป็นเสมือนน้ำมันหล่อลื่นที่ทำให้เครื่องยนต์ขับเคลื่อนไปได้อย่างราบรื่น บางครั้ง หัวหน้าลืมนึกถึงเรื่องเล็กๆ น้อยๆ นี้ไป ทำให้คนทำงานรู้สึกท้อแท้และหมดกำลังใจที่จะทุ่มเทต่อไป

นี่เป็นเพียงตัวอย่างบางตอน ของความล้มเหลวในการถ่ายเทงาน ที่มักพบได้บ่อยๆ ในองค์กรทั่วๆ ไป

 

ทางแก้ไม่ยาก เพียงแต่ต้องทำอย่างสม่ำเสมอ

1) แยกความพยายามกับความสำเร็จออกจากกัน - หากสำเร็จ จงฉลองร่วมกัน หากไม่สำเร็จ อย่าลืมชื่นชมความพยายาม เพื่อเป็นกำลังใจให้กับคนทำงาน

2) เชื่อมโยงงานที่ทำกับเป้าหมายและวิสัยทัศน์ขององค์กร เพื่อให้พนักงานเห็นคุณค่าของงานที่รับผิดชอบและสามารถเชื่อมต่อความสำเร็จจากภาพเล็กสู่ภาพใหญ่ได้อย่างชัดเจน

3) หากเป็นไปได้ ให้พนักงานมีส่วนในการวางแผนหรือกำหนดเป้าหมายร่วมกับผู้บริหาร เพื่อสร้างการมีส่วนร่วมและความรู้สึกเป็นเจ้าของ แต่หากเป็นไปไม่ได้ อย่างน้อยที่สุดควรให้พนักงานมีส่วนในการกำหนดวิธีการที่จะไปถึงเป้าหมายร่วมกัน

4) เชื่อมั่นว่าพนักงานจะตัดสินใจและทำในสิ่งที่ถูกต้อง แม้บางครั้งอาจไม่ตรงกับวิธีการของคุณก็ตาม ตราบเท่าที่บรรลุเป้าหมายที่กำหนด ไว้ ก็น่าจะเพียงพอแล้ว อย่างที่ เติ่ง เสี่ยว ผิง ผู้นำในตำนานของประเทศจีน เคยกล่าวไว้ว่า “ไม่ว่าจะเป็นแมวสีอะไร ขอให้จับหนูได้ก็พอ” ฉันใดก็ฉันนั้น

5) เปิดโอกาสให้ผิดพลาดได้บ้าง เพื่อการเรียนรู้และเติบโต - จริงอยู่แม้ความผิดพลาดอาจนำมาซึ่งความเสียหาย แต่หากระวังภัยไว้ล่วงหน้าและหาทางบริหารความสูญเสียให้อยู่ในวงจำกัด ต้นทุนของความเสียหายครั้งนี้ ถือเป็นเงินลงทุนอย่างดีในการพัฒนาคนให้กับองค์กร

6) ให้ข้อมูลป้อนกลับอย่างสม่ำเสมอในช่วงเวลาที่เหมาะสม ทั้งในส่วนที่ทำได้ดีและสิ่งที่ควรปรับปรุง จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพในการพัฒนาได้เป็นอย่างดี

7) ช่วยแก้ปัญหาและอุปสรรคระหว่างทาง รวมทั้งให้ความสนับสนุนเป็นระยะๆ ตามความเหมาะสม เพื่อเป็นขวัญและกำลังใจสำหรับคนทำงาน

 

หากทำได้ตามนี้ การมอบหมายถ่ายเทงาน จะมีประสิทธิภาพมากขึ้นอีกหลายเท่าตัว

 

อภิวุฒิ พิมลแสงสุริยา

กรรมการบริหาร

สลิงชอท กรุ๊ป

ที่มา: SME Thailand ฉบับ April 2015