SME Thailand : คำถามที่ต้องการคำตอบ

 

เมื่อวันก่อนมีโอกาสไปเสวนาบนเวทีงานสัมมนา SME แห่งหนึ่ง พิธีกรตั้งประเด็นน่าสนใจว่า

“คำถามอะไรที่หัวหน้าควรตอบ โดยไม่ต้องรอให้พนักงานถาม”

 

ผมคิดแล้วคล้อยตาม

พนักงานทุกคน มีปัญหาหลายอย่างอยู่ในหัว แต่ชีวิตจริงมีเพียงบางคนเท่านั้นที่กล้าถามแค่บางคำถามเพราะส่วนใหญ่ กลัวโง่ กลัวซวย กลัวผิด กลัวโดนแซว กลัวถูกหาว่าอยากเด่น ฯลฯ เลยไม่ถาม ทั้งๆ ที่อยากรู้

ผมลองสมมุติตัวเองเป็นพนักงานดู พบว่ามีหลายคำถามที่อยากได้คำตอบ … แต่อาจไม่กล้าถาม

 

องค์กรคาดหวังอะไรในตัวฉัน

หัวหน้าควรบอกความคาดหวังที่องค์กรต้องการจากพนักงานให้ชัดเจนตั้งแต่วันแรกๆ ที่พบกัน โดยบอกทั้งเป้าหมายในการทำงานและพฤติกรรมการวางตัว เช่นคาดหวังให้ทำงานเสร็จตามเวลาที่กำหนดและมาทำงานตรงเวลา เป็นต้น

การระบุความคาดหวังให้เข้าใจตรงกันตั้งแต่ต้น ถือเป็นจุดเริ่มของความสำเร็จในการทำงาน หลักการนี้ใช้ได้ตั้งแต่คนงาน แม่บ้าน คนสวน คนรถ ไปจนถึงพนักงานหรือแม้แต่ผู้บริหาร จุดตายที่น่าเป็นห่วงคือ การคิดว่า “โตๆ กันแล้ว ไม่ต้องให้บอก !”

 

อำนาจหน้าที่ของฉันมีเท่าไร

หัวหน้าต้องอธิบายหน้าที่ความรับผิดชอบและอำนาจในการตัดสินใจให้ชัดเจน เพื่อให้การทำงานไม่กระจุกตัวอยู่ที่หัวหน้าเพียงคนเดียวบ่อยครั้งที่การมอบหมายงานระบุเพียงหน้าที่ที่ต้องทำ แต่ไม่ได้บอกถึงอำนาจในการตัดสินใจ ทำให้งานย้อนกลับมาหาหัวหน้าอยู่ร่ำไป

อำนาจในการตัดสินใจแบ่งได้หลายระดับ เรียงจากน้อยไปหามาก ได้แก่ ทำเท่าที่บอก, ทำเท่าที่ไม่ได้ห้าม, ตัดสินใจเองแต่มาบอกก่อนลงมือทุกครั้ง, ตัดสินใจเอง ลงมือทำ แล้วจึงมารายงานให้ทราบทุกครั้ง, ตัดสินใจเอง ลงมือทำ แล้วจึงมารายงานเฉพาะเมื่อมีปัญหา, ตัดสินใจเอง ลงมือทำและรับผิดชอบผลของการกระทำนั้น (โดยไม่ต้องรายงาน) เป็นต้น เลือกให้เหมาะสมกับงานและความสามารถของคน

 

ผลงานที่ผ่านมาของฉันเป็นอย่างไร

การได้รับข้อมูลป้อนกลับ (Feedback) เกี่ยวกับผลงานของตนเองอย่างสม่ำเสมอ จะช่วยให้พนักงานมีพัฒนาการที่เร็วขึ้น ดังนั้น หัวหน้าจึงมีหน้าที่ในการทบทวนผลการทำงานของลูกน้องเป็นประจำอย่างน้อยปีละ 2 ครั้ง แนวทางการพูดคุยควรเริ่มต้นจากการให้ผู้ใต้บังคับบัญชามีโอกาสได้ประเมินผลการทำงานของตนเอง ก่อนที่หัวหน้าจะให้ความเห็นจากมุมมองของตน มองหาสิ่งที่ทำได้ดีและประเด็นที่ควรปรับปรุง ให้พอเหมาะและสมดุลกัน

ฉันควรทำอย่างไรจึงจะมีผลงานในระดับที่ดีขึ้น

คำถามนี้ต่อยอดจากข้อก่อนหน้า เมื่อมีการประเมินผลแล้ว หัวหน้าจำเป็นต้องอธิบายเพิ่มเติมให้ชัดเจนด้วยว่าจากนี้ไปพนักงานควรปฏิบัติตัวอย่างไรจึงจะได้คะแนนผลงานดีขึ้นกว่าเดิม การบอกแนวทางในการพัฒนาให้ชัดเจน เป็นการช่วยปรับทัศนคติและมุมมองที่พนักงาน มีต่อการประเมินผล ให้ถูกต้องและเป็นบวกมากขึ้น หัวหน้าควรใช้การประเมินผลเป็นเครื่องมือในการพัฒนาประสิทธิภาพการทำงานของลูกทีม มากกว่าเป็นการ “ตราหน้า” ว่าใครทำงานดีหรือไม่ดี

 

เงินเดือนที่ได้ขึ้นและโบนัสที่ได้รับ คำนวณมาอย่างไร

แม้เรื่องนี้จะละเอียดอ่อนและอธิบายให้เข้าใจและพอใจได้ยาก แต่หัวหน้าก็ควรมีข้อมูลเกี่ยวกับแนวทางคำนวณการขึ้นค่าจ้างประจำปีและการจ่ายโบนัสไว้บ้าง เพื่อจะได้สื่อสารให้พนักงานรับทราบ

หัวใจสำคัญของการพูดคุยเรื่องนี้คืออย่าเปรียบเทียบกับผู้อื่น ! หากพนักงานอ้างว่าเพื่อนร่วมงานคนอื่นได้มากกว่า ให้ตอบนุ่มๆ แต่หนักแน่นว่า “วันนี้พี่จะคุยเฉพาะเรื่องของเธอ ยังไม่คุยเรื่องคนอื่น”

 

ฉันมีโอกาสที่จะได้รับการพัฒนาอย่างไรบ้าง

การได้รับการพัฒนาเป็นรางวัลอย่างหนึ่งของชีวิตคนทำงาน แต่ละปีหัวหน้ากับลูกน้องควรมีโอกาสได้นั่งคุยกันถึงแผนการพัฒนาในช่วงเวลา 6 - 12 เดือนข้างหน้า โดยกำหนดเป้าหมายให้ชัดเจน เป็นรูปธรรมและวัดผลได้ หัวใจสำคัญคืออย่ายึดติดกับการอบรมเพียงอย่างเดียว แต่ให้ใช้ส่วนผสมของสูตรสำเร็จในการพัฒนาคน 10 - 20 - 70 เป็นแนวทาง โดย
10% เป็นการเรียนรู้ในห้องเรียน (การอบรมสัมมนา), 
20% เป็นการเรียนรู้ผ่านการแลกเปลี่ยนมุมมองกับผู้อื่น (การโค้ช การสอนผู้อื่น)
ส่วน 70% สุดท้ายเป็นการเรียนรู้ด้วยการฝึกฝนและลงมือทำ (การหมุนเวียนงาน การรักษาการแทนหัวหน้า)

 

ฉันควรต้องทำอย่างไรจึงได้เลื่อนตำแหน่ง

ความก้าวหน้าเป็นน้ำมันหล่อลื่นสำหรับชีวิตคนทำงานให้ขับเคลื่อนไปได้อย่างไม่สะดุด แต่ในความเป็นจริง องค์กรทุกแห่งต่างมีข้อจำกัดในเรื่องจำนวนตำแหน่ง จึงไม่สามารถให้พนักงานทุกคนปรับระดับโดยไม่มีจุดสิ้นสุดได้ แต่การมีโอกาสนั่งคุยกันเรื่องความก้าวหน้าบ้างเป็นระยะๆ แม้จะยังไม่สามารถปรับเลื่อนได้ทันที ก็เป็นการแสดงให้เห็นถึงความใส่ใจดูแลที่ผู้บังคับบัญชามีต่อพนักงานชั้นผู้น้อย บางครั้งการเลื่อนตำแหน่งในแนวตั้ง (การปรับระดับให้สูงขึ้น เช่นจากพนักงานไปเป็นผู้จัดการ) อาจทำได้ยากเนื่องจากข้อจำกัดหลายอย่าง ดังนั้น การขยายงานในแนวนอน (การให้รับผิดชอบงานแนวกว้างมากขึ้น) ก็เป็นหนทางที่จะช่วยผลักด้นคุณค่าของงานให้เพิ่มขึ้น ถึงแม้จะเลือนตำแหน่งไม่ได้ในทันทีก็ตาม

 

ฉันควรทำอย่างไรจึงจะได้เงินเดือนเพิ่มขึ้น

หัวหน้าต้องอธิบายให้ลูกน้องเข้าใจว่าเงินเดือนคือค่าตอบแทนในการทำงาน ดังนั้น เงินจะแปรผันโดยตรงตามความรับผิดชอบที่เพิ่มขึ้นและงานที่ยากขึ้น พนักงานมีหน้าที่ศึกษาเรียนรู้และฝึกปรือฝีมือให้ก้าวหน้าพร้อมรับกับงานท้าทายใหม่ๆที่จะมีเข้ามา ในขณะที่ หัวหน้ามีหน้าที่มอบหมายงานที่ท้าทายและมีโอกาสได้แสดงฝีมือให้หากต่างฝ่ายต่างทำหน้าที่ของตน การได้เงินเดือนเพิ่มขึ้นก็ไม่ใช่เรื่องยาก ในชีวิตของการเป็นลูกจ้าง … จำไว้ว่า “ผลงานมี เงินก็มา !”

 

คำถามต่างๆ เหล่านี้ วนเวียนอยู่ในใจพนักงานหลายคน หัวหน้าที่ฉลาด ต้องเตรียมการไว้ล่วงหน้า  หาจังหวะที่จะสื่อสารและอธิบาย โดยไม่ต้องรอให้ถาม

 

 

อภิวุฒิ พิมลแสงสุริยา

กรรมการบริหาร

สลิงชอท กรุ๊ป

 

ที่มา: SME Thailand ฉบับ May 2015