KPI อะไร ทำไม อย่างไร ?

ในช่วงปลายปีเช่นนี้ ผมมักได้รับคำถามมากมายจากท่านผู้อ่านและลูกค้าเกี่ยวกับการประเมินผลการทำงาน โดยเฉพาะคำถามที่ว่า ประเมินอย่างไรไม่ให้กลายเป็นมารร้ายในสายตาของผู้ถูกประเมิน

พูดจริงๆแล้ว ผู้ประเมินจะมีโอกาสเป็นมารร้ายน้อยลง หากตั้งแต่ต้นปีมีการจัดทำเป้าหมายหรือกำหนด KPI ที่ชัดเจนเพื่อใช้ในการวัดผลการทำงาน ดังนั้นสำหรับองค์กรที่ไม่ได้ตั้งเป้าหมายหรือ KPI ตั้งแต่เมื่อต้นปีที่ผ่านมา ผมรับรอบได้ว่า ผู้ทำหน้าที่ในการประเมินผลการทำงาน น่าจะมีความเสี่ยงที่จะเป็นมารร้ายอย่างแน่นอน ยกเว้นเขาจะประเมินผลการทำงานของลูกทีมออกมาในทางบวกแทบทุกอย่าง...ซึ่งไม่ควร !

ดังนั้นเพื่อความปลอดภัยในการประเมินผลงานปีหน้า ผมขอแนะนำให้หัวหน้างานทุก ๆ คนจัดทำเป้าหมายหรือ KPI กับลูกทีมให้ชัดเจนตั้งแต่ตอนนี้
วันนี้เราลองมารู้จัก KPI ให้ชัดเจนขึ้นอีกนิด

KPI คืออะไร KPI หรือ Key Performance Indicators บางแห่งใช้คำว่า KSI (Key Success Indicators) แต่สำหรับเมืองไทย เรามักได้ยิน KPI มากกว่า KSI

KPI คือเป้าหมายที่ได้รับการกำหนดมาจากองค์กร เป็นเป้าหมายที่ใช้ในการวัดผลการทำงานระหว่างทางที่จะไปให้ถึงเป้าหมายหลัก กล่าวคือเมื่อองค์กรกำหนดวิสัยทัศน์ พันธกิจและเป้าหมายหลักออกมาแล้ว สิ่งที่ต้องทำต่อไปคือการหาแนวทางในการวัดผลการทำงานระหว่างทางก่อนที่จะไปถึงเป้าหมายที่วางไว้ โดยใช้ KPI เป็นแนวทางในการวัดผลต่างๆเหล่านั้น

ยกตัวอย่างเช่น ถ้าส่วนหนึ่งของวิสัยทัศน์ขององค์กรคือ การขยายตลาดเพื่อให้องค์กรติดหนึ่งในสามอันดับต้นๆของการเป็นผู้ขายสินค้านั้นๆในประเทศไทยภายใน 3 ปี เมื่อได้เป้าหมายหลักขององค์กรแล้ว KPI ของแต่ละแผนกก็จะถูกคิดขึ้นมาเพื่อให้สอดคล้องไปกับเป้าหมายหลักขององค์กร เช่น KPIของฝ่ายการตลาดอาจจะเป็นเรื่องของจำนวนยอดขายที่ต้องเพิ่มขึ้น KPI ของฝ่ายการผลิตอาจเป็นจำนวนผลผลิตของสินค้าที่มีคุณภาพและปริมาณความสูญเสียที่ลดลง เป็นต้น

จากเป้าหมายหลักขององค์กรที่ถูกตัดแบ่งออกมาเป็น KPI ของแต่ละฝ่ายหรือหน่วยงานแล้ว ฝ่ายและหน่วยงานเหล่านั้นก็ต้องตัดแบ่ง KPI อีกครั้งเพื่อให้กลายมาเป็น KPI ของพนักงานแต่ละคน แน่นอนว่า เมื่อรวมผลสำเร็จของการทำตาม KPI ของพนักงานในฝ่ายหรือหน่วยงานทุกคนเข้าด้วยกัน KPI ของฝ่ายหรือหน่วยงานต้องประสบความสำเร็จด้วย และเมื่อรวมความสำเร็จของ KPI ของแต่ละฝ่ายหรือหน่วยงานเข้าด้วยกัน ก็ต้องเท่ากับเป้าหมายขององค์กรที่ประสบความสำเร็จอีกเช่นกัน หากไม่เป็นเช่นนั้น ก็หมายถึงความผิดพลาดบางอย่างในการกระจายและกำหนด KPI ในแต่ละลำดับชั้น
ไม่ว่า KPI จะถูกคัดกรองออกมาเป็นอย่างไร สิ่งสำคัญในการทำ KPI คือความสอดคล้องของ KPI กับเป้าหมายหลักขององค์กร KPI แต่ละตัวต้องเป็นตัวต่อชิ้นหนึ่งที่จะทำให้องค์กรไปถึงเป้าหมายหลักนั้นๆได้ และ KPI ต้องเป็นสิ่งที่สามารถวัดผลได้อย่างชัดเจน ที่สำคัญ KPI ต้องได้รับการสื่อสารไปถึงพนักงานทุกคนด้วย

ในประเทศไทย ส่วนมากแล้ว KPI จะถูกกำหนดปีละครั้งตั้งแต่ต้นปี ส่วนใหญ่มีระยะเวลาหวังผล 1 ปี แต่บางกรณี KPI ที่กำหนดไว้อาจสั้นหรือยาวกว่านั้นก็เป็นได้ ปกติแล้วเมื่อจัดทำ KPI ออกมาแล้ว การเปลี่ยนแปลง KPI ระหว่างทางมักไม่ค่อยเกิดขึ้นบ่อย เว้นแต่องค์กรจะมีการเปลี่ยนแปลงในส่วนของเป้าหมายหลักขององค์กรเท่านั้น

เมื่อได้ KPI ที่ดีออกมา ก็จะสามารถใช้ KPI เป็นเครื่องมือในการบริหารผลการทำงานของตัวเองและผู้ใต้บังคับบัญชาได้ เพราะ KPI จะทำให้ทุกคนเห็นและเข้าใจตรงกันว่า อะไรเป็นสิ่งที่สำคัญสำหรับองค์กรและอะไรเป็นสิ่งที่สำคัญที่พวกเขาควรทำ เพื่อไปให้ถึงเป้าหมายใหญ่ขององค์กร
หากการกำหนด KPI ทำได้ดีมีประสิทธิภาพตั้งแต่ต้นปี เมื่อถึงปลายปีพนักงานแต่ละคนจะสามารถวัดผลการทำงานของตนเองได้โดยเปรียบเทียบกับ KPI ที่ตั้งไว้ตอนต้นปี ปัญหาในเรื่องความเข้าใจที่ไม่ตรงกันและการที่ผู้ประเมินจะตกเป็น “มารร้าย” ในสายตาของผู้ถูกประเมินก็จะลดน้อยลง
ตอนนี้ปลายปีแล้ว น่าจะเป็นเวลาที่ดี ที่คุณควรใช้ในการกำหนด KPI สำหรับปีหน้ากับทีมงาน เพื่อประสิทธิผลในการทำงานและการบริหารจัดการที่ดีขึ้น

อภิวุฒิ พิมลแสงสุริยา
กรรมการผู้จัดการ
บริษัท ออคิด สลิงชอท จำกัด
apiwut@riverorchid.com
www.orchidslingshot.com