Can we multi-task?

เมื่อวันก่อน ผมมีโอกาสได้ไปโค้ช ผู้นำรุ่นใหม่ หรือ Young Leaders ขององค์กรหนึ่ง แน่นอน สมาชิกส่วนมากเป็น เจเนเรชั่นวาย หรืออายุน้อยกว่า 30 ปี

สนุกมากครับ เราคุยกันหลายเรื่อง โดยเฉพาะวิธีการทำงานกับคนจากหลากเจเนเรชั่น ทั้ง Baby Boomer ทั้ง Gen X ที่มีประสบการณ์ วิธีคิด ทัศนคติและพฤติกรรมที่แตกต่างกันออกไป ความแตกต่างนี้ หากองค์กรใช้เป็นก็เป็นโอกาส หากใช้พลาดก็เป็นวิกฤติ 

หนึ่งในหัวข้อที่เราคุยกันคือ การ multi-task แปลเป็นไทยคือ การทำหลายๆเรื่องในเวลาเดียวกัน

ผมลองถามคนในห้องว่า 'คิดว่าคนเราสามารถ multi-task ได้ไหม?' บางส่วนในห้องคิดว่า 'ได้' บางส่วนคิดว่า 'ไม่ได้'

วันนี้ผมเลยขอแชร์ข้อเท็จจริงบางอย่างเกี่ยวกับ 'สมอง' และความสามารถของมนุษย์ในการทำหลายๆเรื่องในเวลาเดียวกัน ความจริงก็คือ

1) เรา multi-task ไม่ได้ จริงๆแล้วเราโฟกัสได้เพียงเรื่องเดียว แม้บางครั้งดูเหมือนเรากำลังทำหลายเรื่อง ประชุมไปด้วย เช็คเมล์ ตามหุ้น แชต ฯลฯ แต่สิ่งที่เราทำคือ task-switching ต่างหาก

2) แม้เราอาจเก่งขึ้นในการ switch task ไปมา แต่ทุกครั้งที่เราเปลี่ยนโฟกัส สมองต้องตั้งหลักใหม่ มีนักการสมองเคยคำนวณไว้ว่าทุกๆครั้งที่เราเปลี่ยนเรื่อง สมองใช้เวลาถึง 25 นาทีในการรวบรวมสมาธิ ดังนั้นการเปลี่ยนแม้เพียง 2 ครั้งในหนึ่งชั่วโมง จะเท่ากับว่าเราไม่ได้ใช้สมองอย่างเต็มที่เลยในการทำงานพวกนั้น 

3) บางครั้งเรา 'ดูเหมือน' ทำสองสามอย่างได้ในเวลาเดียวกัน เช่น ขับรถไปด้วย พูดโทรศัพท์ไปด้วย หากลองสังเกตดู จะพบว่าเราใช้สมองได้กับแค่เรื่องเดียวเท่านั้น ส่วนอีกเรื่องเราจะทำด้วยความเคยชิน (สมองส่วนที่ใช้คิดไม่ได้ทำงาน) แต่ถ้าต้องคิดทั้งสองเรื่ิอง เช่น การขับรถไปสถานที่ไม่คุ้นเคยจะเกิดสองกรณีคือ คุยโทรศัพท์ไม่รู้เรื่อง หรือ หลงทาง

แล้วเรามีแนวทางอะไรบ้าง ในโลกที่เต็มไปด้วยความยุ่งเหยิงวุ่นวายปัจจุบัน?

1) พยายามตระหนักว่าสมองเราไม่ 'เจ๋ง' ขนาดนั้น หากอยากใช้สมองให้มีประสิทธิภาพที่สุดจงรับรู้และยอมรับถึงข้อจำกัดนี้ อย่าคิดอะไรมากกว่าหนึ่งเรื่องในเวลาเดียวกัน อย่าตั้งคำถามทีละสองสามสี่ข้อ เดินทีละก้าว กินข้าวทีละคำ โดยเฉพาะงานที่ความถูกต้องเป็นสิ่งสำคัญ บอกคนรอบตัวว่า 'ขอโทษค่ะ สมองดิฉันคิดได้ทีละเรื่อง'

2) การเปลี่ยนโฟกัสไปมามี cost หากเราคิดว่าปัจจุบันเรามีประสิทธิภาพอยู่แล้ว ลองคิดว่าเราจะมีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้นได้อีกแค่ไหน ถ้าไม่ต้องเสีย 25 นาทีทุกครั้งที่เปลี่ยนเรื่องคิด

3) ข้อสุดท้ายเป็นรูปธรรมหน่อย ลองแบ่งกิจกรรมในแต่ละวันของคุณออกเป็นสองประเภท ประเภทแรกคือ A) งานที่ต้องใช้ความคิด/ต้องการความถูกต้องแม่นยำ หรือ เกี่ยวพันกับอารมณ์ความรู้สึก เช่น ดูแผนงานทางอีเมล์ ประชุมงบประมาณ อบรมเรื่องใหม่ๆ การดูหุ้น เป็นต้น ส่วนที่เหลือคือ B) งานที่ทำได้โดยไม่ต้องใช้สมองและไม่เกี่ยวกับอารมณ์ เช่น การอาบน้ำ การชงกาแฟ ฟังเพลง (สำหรับบางคน) หรือ การสั่งข้าวกลางวัน เสร็จแล้วตั้งกติกาว่า ห้ามทำ A พร้อมๆกันมากกว่าหนึ่งเรื่อง

หลายคนคงบอกว่า วุ้ย จะทำได้ไง ยุ่งยาก เป็นไปไม่ได้หรอก ชีวิตมันก็เป็นแบบนี้แหละ

มีผลวิจัยที่อังกฤษพบว่า การเช็คอีเมล์ตลอดเวลาระหว่างการทำงาน ทำให้ IQ ของเราลดลงถึง 10-15 คะแนนเลยนะครับ