เรื่องเล่าจากโค้ช ตอน “แบบทดสอบเรื่องที่ควรทำ”

คุณอุเป็นผู้บริหารระดับกลางที่ถูกเชิญตัวมาโดยผู้บริหารระดับสูง เพื่อเข้ามาร่วมงานกับองค์กรขนาดใหญ่แห่งหนึ่ง ผมรู้จักกับคุณอุตั้งแต่อยู่ที่องค์กรเก่า วันก่อนคุณอุโทรมาคุยและปรึกษาเรื่องเกี่ยวกับงาน หลังจากคุยงานกันจบ ผมก็ถามคุณอุเกี่ยวกับการปรับตัวเข้ากับองค์กรใหม่ที่ใหญ่กว่าองค์กรเดิมหลายเท่าตัว

“ทุกอย่างมากขึ้นหมดคะ ไม่ว่าจะเป็นสวัสดิการ เงินเดือน ปริมาณงาน รวมถึงเวลาทำงาน”

“เหมือนคุณอุกำลังประชดอยู่นะครับ” ผมแซวกลับ

“ก็จริงนิคะ พูดตรงๆแล้ว ปริมาณงานก็ไม่ได้มากขึ้นเท่าไรนักหรอกคะ แต่ที่มากขึ้นคืออะไรก็ไม่รู้ที่ไม่เกี่ยวกับอุสักเท่าไรนัก เข้ามาให้ช่วยทำอยู่เรื่อยๆ แล้วโอกาสเดียวที่จะสามารถทำงานของตัวเองให้เสร็จได้ คือการมาทำงานให้เช้าที่สุด และกลับบ้านให้ช้าที่สุด” คุณอุบ่นอย่างเหนื่อยหน่าย

“แล้วคุณเสียเวลากับงานอะไรมากที่สุดครับ”

“ประชุมกับคนโน้นคนนี้ แล้วก็อีเมลที่ไม่ค่อยเกี่ยวข้องกับเรา ที่นี่ดูเหมือนทุกคนสนุกกับการส่งอีเมล วันหนึ่งได้รับเป็นร้อย”

ผมเลยคุยให้คุณอุฟังว่า เมื่อวันก่อนได้มีโอกาสอ่านบทความช้ินหนึ่งในหนังสือธุรกิจของต่างประเทศ เขาทำการสำรวจความคิดเห็นว่าอะไรทำให้คนทำงานรู้สึกว่าเสียวเลามากที่สุด ซึ่งผลที่ออกมาเป็นอันดับแรก คือเสียเวลาไปกับการประชุม ที่ดูเยิ่นเย้อ ยาวนาน ไม่มีข้อสรุป รองลงมาเป็นอันดับที่สองคืออีเมลที่ไม่สำคัญหรือไม่เกี่ยวข้องโดยตรง และอันดับที่สามเป็นเรื่องของการตรวจ แก้ไขและเตรียม PowerPoints ที่ต้องใช้ในการนำเสนอ ไม่ว่าจะเป็นการนำเสนอด้วยตัวเองหรือลูกน้องไปนำเสนอก็ตาม

ต้องเข้าใจว่าการทำงานกับคน เป็นอะไรที่ต้องใช้เวลา เพราะคนแต่ละคนมีวิธีการจัดลำดับความสำคัญของงานแต่ละอย่างแตกต่างกันไป บางคนอาจจะต้องการความคิดเห็นของคุณเกี่ยวกับเรื่องที่เขามองว่าสำคัญ แต่ในขณะเดียวกันเรื่องนั้นอาจไม่สำคัญเลยสำหรับคุณ แต่ด้วยความเกรงใจหรือด้วยความที่ว่าคนมาปรึกษาเป็นเพื่อนร่วมงานหรือลูกน้องของคุณ การจะตัดสัมพันธ์โดยไม่ให้คำปรึกษาเลยคงเป็นไปไม่ได้ และหลายๆครั้ง ด้วยมโนธรรมที่ดี ทำให้เราเป็นฝ่ายหยิบยื่นความช่วยเหลือให้เขาเองอีกต่างหาก

แล้วเราจะทำอย่างไรดี?

“เอาอย่างนี้ครับคุณอุ ผมมีข้อแนะนำอย่างหนึ่งที่ใช้เป็นประจำคือ เวลามีงานเข้ามา ผมจะถามตัวเองสามข้อคือ 1. ผมเป็นคนที่เหมาะสมที่สุดที่จะทำงานนี้ใช่ไหม 2. เวลานี้เป็นเวลาที่เหมาะสมที่สุดที่ผมจะทำงานนี้หรือเปล่า และ 3. ตอนนี้ผมมีข้อมูลเพียงพอที่จะทำงานนี้ได้ดีและสำเร็จลุล่วงไปได้ใช่ไหม

ถ้าคำตอบที่ได้รับเกี่ยวกับงานนั้น สอบไม่ผ่านทั้งสามข้อนี้ ผมจะไม่ทำและจะปฏิเสธงานนั้นไป ยกตัวอย่างเช่น  ถ้างานที่เข้ามาไม่ผ่านคำถามข้อที่หนึ่ง ผมจะแนะนำให้เขาไปหาคนเหมาะสมที่จะทำมากกว่า ไม่ใช่ว่าผมเกี่ยงงานนะ แต่ถ้าให้ผมทำ งานที่ออกมาอาจจะมีประสิทธิผลแต่ขาดประสิทธิภาพ ซึ่งมันไม่เป็นประโยชน์กับทั้งตัวผมเอง ตัวองค์กร และตัวคนที่ขอให้ผมทำงานนี้เช่นกัน เพราะกลายเป็นว่า ผมต้องเสียเวลานั่งทำอะไรที่ไม่เหมาะสมกับความสามารถของผม ในขณะที่ความสามารถของผมสามารถทำอย่างอื่นได้ดีกว่า

สำหรับกรณีที่งานเข้ามาแล้วไม่ผ่านคำถามข้อที่สอง ผมจะนัดเวลาใหม่ที่เหมาะสม เช่นถ้าผมกำลังอยู่ในระหว่างการสัมมนา ผมจะไม่รับโทรศัพท์ไม่ว่ามันจะสำคัญแค่ไหน เมื่อผมเลิกสัมมนา จะโทรกลับไปตามที่มีสายเข้ามาและแสดงเบอร์หรือชื่อขึ้นตามหน้าจอโทรศัพท์มือถือของผม

ส่วนถ้างานไม่ผ่านคำถามข้อที่สาม ผมจะรอจนกว่ามีข้อมูลหรือมีใครคนอื่นที่มีข้อมูลเพียงพอเข้ามาช่วยจัดการกับงานนั้นๆ

“ดังนั้นหากมีการนัดประชุมและคุณอุมองว่าการประชุมในครั้งนี้ สอบไม่ผ่านคำถามในข้อใดข้อหนึ่งของสามคำถามนี้ เช่นถ้าไม่เห็นความชัดเจนว่าเหตุใดต้องเป็นคุณที่เข้าประชุม ก็อาจจะโทรไปถามคนที่นัดประชุมว่า คุณมีความสำคัญอย่างไรกับการประชุมในครั้งนี้ ซึ่งหากคำตอบที่ได้มา พิจารณาแล้วว่าไม่มีจำเป็นที่จะต้องมีคุณอยู่ในที่ประชุมก็ได้ ก็อาจจะปฏิเสธการเข้าร่วมประชุมครั้งนั้นไป” ผมแนะนำ

ส่วนในกรณีของอีเมลอื่น ๆ ที่ไม่เกี่ยวข้อง ถ้ามองว่าสิ่งที่เขียนมาไม่ผ่านกฎทั้งสามข้อนี้ ก็ต้องจัดการกับมันโดยการเขียนตอบกลับหรือโทรกลับไปชี้แจงหรือแนะนำตามความเหมาะสม ที่สำคัญต้องรบกวนให้เขาลบชื่อคุณออกจากรายชื่ออีเมล (Mailing List) ในเรื่องนี้ เพราะไม่เช่นนั้นคุณก็จะได้รับอีเมลแบบนี้อีกในอนาคต

หลังจากให้คำแนะนำไป 2 เดือน ผมโทรไปหาคุณอุที่ทำงานของเธอในตอนเย็นประมาณ 6 โมงครึ่งเพื่อสอบถามความคืบหน้า แต่กลับไม่มีคนรับสาย ผมพยายามโทรเวลาเดิมอีก 4-5 ครั้ง แต่ต่างวันกันออกไป ก็ยังคงได้ผลลัพธ์เช่นเดิม ซึ่งผมเดาว่าคุณอุคงกลับบ้านไปแล้ว !

อภิวุฒิ พิมลแสงสุริยา
กรรมการผู้จัดการ
บริษัท ออคิด สลิงชอท จำกัด
apiwut@riverorchid.com
www.orchidslingshot.com