เรื่องเล่าจากโค้ช ตอน “เคลียร์งานก่อนเทศกาลวันหยุด”

พอใกล้สิ้นปีบรรยากาศก็เริ่มคึกคัก หลายองค์กรคิดแผนในการเฉลิมฉลองสำหรับเทศกาลวันหยุดในช่วงเดือนธันวาคม แม้แต่ตัวพนักงานเองก็เริ่มวางแผนสำหรับช่วงวันหยุดที่จะมาถึงนี้ด้วยเช่นกัน แต่ก่อนใช้ช่วงเวลาวันหยุดอย่างมีความสุข คงต้องเคลียร์งานทุกอย่างให้เรียบร้อยด้วย

อย่าเพิ่งแปลกใจว่าทำไมครั้งนี้ถึงเขียนอะไรที่ดูเหมือนไม่เกี่ยวกับการโค้ช ที่เขียนเรื่องนี้เพราะพอเข้าเดือนธันวาครั้งใด ผมมักได้รับโทรศัพท์จากลูกค้าเพื่อขอเลื่อนการโค้ชเป็นประจำ ดังนั้นจึงคิดว่าควรให้เทคนิคในการบริหารงานก่อนวันหยุดสักหน่อยดีกว่า เพื่อคุณจะได้ไม่ต้องหัวปั่นก่อนวันหยุดยาวและเพื่อลูกค้าจะไม่มาเลื่อนการโค้ชกับผม

สิ่งแรกที่ควรทำคือเขียนเป็นรายการออกมาว่า อะไรเป็นสิ่งที่ต้องทำก่อนวันหยุดยาวจะมาถึง ไม่ว่าจะเป็นงานที่เกี่ยวข้องกับลูกค้า ลูกค้าที่ต้องไปหาเพื่ออวยพรปีใหม่ งานโครงการต่าง ๆ ที่รับมาทำ งานบริหารทีมงานหรือแม้แต่งานที่ต้องไปช่วยคนอื่นหรือทีมอื่น เช่นช่วยทำแบบประเมิน เป็นต้น จากนั้นจัดลำดับความสำคัญของงาน อะไรที่สำคัญและเร่งด่วนต้องเริ่มทำก่อน จากนั้นจึงทำในสิ่งที่สำคัญแต่ไม่ด่วนเป็น ลำดับถัดไป ทยอยทำไปเรื่อย ๆ ถ้าเป็นไปได้จัดตารางให้ชัดเจนว่าจะทำอะไรในวันไหนบ้างและพยายามทำให้ได้ตามที่ตั้งใจไว้

แผนและงบประมาณสำหรับปีหน้าเป็นสิ่งที่ขาดและลืมไม่ได้ ไม่ว่าคุณจะอยู่ฝ่ายไหน สองอย่างนี้เป็นสิ่งสำคัญสำหรับทีม หากยังไม่ได้เริ่มทำผมแนะนำว่าให้ลงมือทำได้แล้ว แม้จะใช้เวลาค่อนข้างมากและคุณไม่มีเวลามากนักที่จะทำเรื่องเหล่านี้ตอนนี้ แต่กว่าทุกอย่างจะผ่านกระบวนการต่าง ๆ ไปได้ค่อนข้างหลายขั้นตอน คุณคงไม่อยากมานั่งทำและแก้ไขในนาทีสุดท้ายก่อนวันหยุดใช่ไหม ?

อีกสิ่งหนึ่งที่มักมาคู่กับช่วงปลายปีและเป็นสิ่งที่หัวหน้าทุกคนไม่สามารถหลีกเลี่ยงได้ คือ การประเมินผลการทำงานของพนักงาน โปรดใช้เวลาสักนิดในการคิดทบทวนการทำงานของพนักงานก่อนที่จะทำการประเมินผลกันแบบตัวต่อตัว ถ้าจะให้ดีคิดให้รอบคอบถึงผลการทำงานของพนักงานตั้งแต่ต้นปีจนถึงปลายปี หลายครั้งที่หัวหน้ามักประเมินโดยมองถึงผลการทำงานในช่วงท้ายปีเท่านั้น (เพราะก่อนหน้านั้นจำไม่ได้) ซึ่งผมมองว่าการทำเช่นนี้ไม่ค่อยเป็นธรรมกับลูกน้องเท่าไรนัก เขาอาจทำดีมาเกือบทั้งปีแต่ตกม้าตายตอนท้ายด้วยเหตุผลบ้างอย่างซึ่งอาจไม่สาหัสนัก แต่กลับถูกประเมินผลด้วยเรื่องนั้นเพียงอย่างเดียว คิดและทบทวนให้รอบคอบก่อนที่จะพูดคุย คุณคงไม่
อยากให้วันหยุดที่แสนสนุกกลายเป็นวันหยุดอันแสนเศร้าของลูกทีมใช่ไหม ?

เมื่อประเมินผลลูกน้องแล้ว จะดีไหมหากประเมินตัวเองด้วย ลองคิดทบทวนดูว่า คุณทำอะไรได้ดีบ้างในปีนี้และมีอะไรบ้างที่อยากจะแก้ไขในปีถัดไป ใช้โอกาสนี้ตั้งเป้าหมายในการพัฒนาตัวเอง เรื่องที่ควรทบทวนไม่ใช่แค่เรื่องที่เกี่ยวข้องกับงานเท่านั้น พฤติกรรมของคุณก็เป็นสิ่งที่ควรทบทวนด้วยเช่นกัน

อีกอย่างที่ควรทำคือการให้รางวัลกับพนักงานดีเด่น พนักงานที่ลงแรงและสนับสนุนทีม/องค์กรเป็นอย่างดีในช่วงปีที่ผ่านมา คำแนะนำเกี่ยวกับเรื่องนี้ คือควรให้รางวัลกับพนักงานโดยเน้นที่พฤติกรรมที่เขาทำ พฤติกรรมที่อยากให้พนักงานคนอื่นได้ทำตามเป็นแบบอย่าง เช่นให้รางวัลกับพนักงานที่ไม่เคยมาสายเลย นั่นหมายความว่าคนที่อยากได้รางวัลในปีหน้าก็จะพยายามไม่มาสายหรือให้รางวัลกับพนักงานที่ส่งคำแนะนำให้กับองค์กรมากที่สุด รางวัลสำหรับคนที่ทำงานผิดพลาดน้อยที่สุด เป็นต้น ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับว่า ปีหน้าคุณต้องการเน้นเรื่องอะไร

สุดท้ายและท้ายสุดก่อนที่ทุกคนจะแยกย้ายไปพักผ่อนกันในวันหยุดอย่างมีความสุข ต้องไม่ลืมที่จะขอบคุณพนักงานทุกคนสำหรับสิ่งที่พวกเขาได้ทำเพื่อให้ทีมงานหรือองค์กรประสบความสำเร็จ ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับตำแหน่งของคุณ อาจเขียนโน้ตด้วยลายมือของคุณเองเพื่อกล่าวคำขอบคุณหรือให้ของขวัญชิ้นเล็ก ๆ เพื่อแสดงถึงน้ำใจและความขอบคุณที่มีต่อพวกเขา หรือหากอยู่ในระดับสูงและมีงบประมาณมากพอ อาจจัดงานเลี้ยงพร้อมกล่าวขอบคุณทุกคนในงาน การฉลองความสำเร็จบ้างตามช่วงเวลาที่เหมาะสมเป็นการเสริมสร้างพลังในการทำงานได้เป็นอย่างดี

วันหยุดใกล้เข้ามาแล้ว รีบเคลียร์งานที่คั่งค้างให้เสร็จสิ้น วันหยุดที่กำลังจะมาถึง จะได้เป็นช่วงเวลาแห่งความสุขอย่างแท้จริง ทั้งของคุณของครอบครัว ของคนใกล้ตัว และทีมงาน

อภิวุฒิ พิมลแสงสุริยา
กรรมการบริหาร
บริษัท ออคิด สลิงชอท จำกัด
apiwut@riverorchid.com
www.orchidslingshot.com
ติดตามเพิ่มเติมได้ที่ twitter.com/apiwutp