เรื่องเล่าจากโค้ช ตอน “งานกำลังครอบงำชีวิตของฉัน”

คุณภาณุเป็นกรรมการผู้จัดการฝ่ายการเงินและบัญชี ผมได้มีโอกาสโค้ชคุณภาณุ 3 เดือนก่อนหน้านี้เพื่อเตรียมความพร้อมสำหรับการขึ้นไปเป็นกรรมการผู้จัดการใหญ่ขององค์กรแทนคุณเดชาที่จำเป็นต้องลาออกอย่างกะทันหันเนื่องจากปัญหาด้านสุขภาพ

ผ่านไป 3 เดือนหลังจากที่คุณภาณุได้ขึ้นเป็นกรรมการผู้จัดการใหญ่และพ้นช่วงเวลาของการทดลองงาน ผมก็ได้รับการติดต่อให้เข้าไปโค้ชคุณภาณุอีกครั้ง สิ่งแรกที่เจอและทำให้ผมตกใจเป็นอย่างมากคือ ร่างกายของคุณภาณุที่ดูพ่ายผอมลงไปมาก พร้อมดวงตาที่ดูเหมือนหมีแพนด้า

คุณภาณุปรารภให้ฟังว่า หลังจากที่ขึ้นมาเป็นกรรมการผู้จัดการใหญ่แล้ว ปรากฏว่าองค์กรยังไม่สามารถหาคนมาแทนตำแหน่งเก่าของเขาได้ จึงขอร้องให้ทำงานสองตำแหน่งควบคู่กันไปก่อน ซึ่งทางฝ่ายทรัพยากรบุคคลกำลังพยายามหาคนใหม่มาทดแทนอยู่ในขณะนั้น

จริงๆแล้วในฝ่ายการเงินและบัญชีก็มีคนๆหนึ่งที่เป็นหัวหน้ารองจากเขา ซึ่งควรจะสามารถเข้ามาทำหน้าที่แทนได้ แต่ปรากฏว่ารองหัวหน้างานคนนี้มีประสบการณ์ไม่เพียงพอที่จะขึ้นมาเป็นกรรมการผู้จัดการแทนเขาได้ จึงเป็นเหตุให้ต้องสรรหาคนใหม่จากข้างนอกเข้ามา

แน่นอนว่าเมื่อรองหัวหน้าไม่มีความสามารถที่จะเข้ามาช่วยงานได้มากเท่าที่ควร งานหนักจึงตกเป็นของคุณภาณุที่ต้องทำเป็น 2 เท่าของคนทั่วไป ปัญหาที่ตามมานอกจากสุขภาพที่แย่ลงแล้ว การควบคุมงานที่มากจนเกินไปก็ทำให้คุณภาพของงานที่ออกมาไม่ดีเท่าที่ควร แม้ตอนนี้ยังไม่มีปัญหาอะไร แต่คุณภาณุก็กลัวว่า ในอนาคตถ้ายังคงเป็นอย่างนี้ต่อไป ถ้าสุขภาพเขาไม่ไปก่อน ก็อาจจะเป็นงานที่ทำออกมามีความผิดพลาดอย่างใหญ่หลวง

คำถามของคุณภาณุคือ ควรจะทำอย่างไรดีที่จะทำให้คุณภาพของชีวิตดีขึ้น และนั่นรวมถึงคุณภาพของงานด้วยเช่นกัน

ต้องบอกว่าปัญหาที่คุณภาณุเจอ เป็นปัญหาเดียวกันกับที่ผมเจอในอดีต ตอนที่ผมลาออกจากองค์กรแห่งหนึ่งเพื่อมาตั้งบริษัทของผมเอง ในตอนนั้นผมคิดว่า การออกมาทำเอง เป็นเจ้านายของตัวเอง จะทำให้ตัวเองจัดสรรเวลาได้ดีขึ้น ทำในสิ่งที่ตนเองอยากทำ และไม่ทำในสิ่งที่ตนเองไม่อยากทำ

แต่พอเอาเข้าจริงๆ ปรากฏว่าด้วยความที่เป็นบริษัทของเราเอง ทำให้รู้สึกอยากจะทุ่มเทเพื่อให้บริษัทประสบความสำเร็จ แล้วผมก็เข้าไปทำทุกอย่าง ไม่ว่าจะเป็นการตลาด การบริหาร หรือแม้แต่การพัฒนาธุรกิจ และเมื่อรู้สึกตัวอีกครั้ง ก็ทำงานถึงตีหนึ่งตีสองทุกวัน เดินทางออกไปพบลูกค้าแต่เช้า หอบงานกลับมาทำที่บ้านในช่วงวันหยุด ไม่ค่อยมีเวลาในการทำงานประจำวันให้เสร็จสมบูรณ์ ทำให้ผมต้องกลับมานั่งคิดทบทวน และวางแนวทางให้กับชีวิตของตนเองใหม่ ซึ่งขอถือโอกาสนี้มาแชร์ให้กับคุณภาณุและผู้อ่านทุกท่าน วิธีการของผมประกอบไปด้วย 3 ประเด็นหลักๆด้วยกัน คือ

1.    บริหารเวลาอย่างเอาจริงเอาจังและจัดลำดับความสำคัญของงานอย่างชัดเจน – มันเป็นอะไรที่ค่อนข้างยากสำหรับผู้บริหารในการวิเคราะห์ว่า ตัวคุณนั้นเสียเวลาในแต่ละวันไปกับอะไรบ้าง – กับการประชุมที่ไร้จุดหมาย กับลูกทีมที่เรียกร้องเวลาจากคุณ กับการตามล่าหาเจ้านายของคุณ หรือกับการจ้องดูงานที่กองอยู่มากมายจนไม่รู้จะเริ่มที่ตรงไหน – จากนั้นระบุออกมาให้ชัดเจนว่า คุณจะใช้เวลาทำงานกี่ชั่วโมงในแต่ละสัปดาห์ (ผมแนะนำว่า ไม่ควรเกิน 50 – 55 ชั่วโมงต่อสัปดาห์) แล้วบริหารเวลาของคุณให้ดีเหมือนคุณกำลังบริหารเงินของคุณเอง อย่าเสียเวลากับเรื่องไม่เป็นเรื่อง

สำหรับการจัดลำดับความสำคัญของงาน คุณต้องทบทวนให้รอบคอบว่างานอะไรที่เร่งด่วนและสำคัญ ทำงานเหล่านั้นก่อน จากนั้นอย่าลืมกลับมาดูกลยุทธ์และเป้าหมายต่างๆที่คุณตั้งไว้ จัดลำดับความสำคัญของเป้าหมาย งาน และโครงการต่างๆให้ดี แล้วมุ่งเน้นพลังของคุณไปกับสิ่งที่สำคัญจริงๆ แน่นอนว่า คุณควรที่จะกลับมาทบทวนและจัดลำดับความสำคัญกับสิ่งเหล่านี้เป็นระยะๆ สุดท้ายที่สำคัญที่สุด ตัวคุณเองก็ต้องการพักผ่อนด้วย อย่าลืมพักผ่อนให้เพียงพอกับความต้องการของร่างกาย

2.    เมื่อคุณทำข้อข้างต้นเรียบร้อยแล้ว ถัดมาคือการเขียนงาน/สิ่งที่ต้องไม่ทำออกมา – พูดจริงๆแล้ว ผู้บริหารส่วนใหญ่จะเก่งในเรื่องการเขียนสิ่งที่ต้องทำ (To do list) และการคิดหาแนวทางหรือมุมมองใหม่ๆในการสร้างงานขึ้นมา แต่จากนี้ไป คุณควรเขียนสิ่งที่ต้องไม่ทำ (Not to do list) ออกมาบ้าง

ผู้บริหารส่วนใหญ่จะชอบคิดหาโครงการหรือแนวทางใหม่ๆเข้ามาให้กับองค์กร แต่บางครั้งแนวทางหรือโครงการใหม่ๆเหล่านั้นก็ไม่มีแนวโน้มว่าจะประสบผลสำเร็จสักที แต่ด้วยการลงทุนลงเวลาไปกับโครงการดังกล่าวแล้ว จึงทำให้ผู้บริหารหลายๆคนไม่กล้าที่จะล้มเลิกโครงการกลางทาง โดยหนึ่งในเหตุผลนั้นก็คือ ความกลัวที่ว่าตนเองนั้นจะกลายเป็นคนที่ทำงานล้มเหลว ซึ่งในความเป็นจริง คุณไม่ควรจะคิดเช่นนั้น จงคิดในทางกลับกันว่า การดำเนินงานต่อของโครงการเหล่านั้น ดีแต่จะทำให้เสียพลังงานและเวลามากขึ้น ดังนั้นจงหยุดงานเหล่านั้น และหันมาเสียเวลากับงานที่มีแนวโน้มที่จะบรรลุผลสำเร็จได้จะดีกว่า

ถ้าคุณไม่สามารถเขียนสิ่งที่ต้องไม่ทำออกมาได้ คำแนะนำของผมคือ ลองให้พนักงานหรือทีมงานของคุณช่วยเขียนออกมา รับรองได้ว่าพวกเขาจะไม่มีปัญหาเหมือนคุณอย่างแน่นอน นอกจากนี้ คำแนะนำหนึ่งจากผมคือ การสร้างวินัยให้กับตนเองเกี่ยวกับการทำงาน ถ้าคุณคิดจะทำโครงการหรืองานใหม่ๆขึ้นมา ต้องแน่ใจว่าได้ทำการยกเลิกโครงการหรืองานเก่าบางส่วนออกไปแล้ว

3.    บริหารหัวหน้าของคุณหรือตัวคุณเอง (ในฐานะเจ้านายของตัวเอง) เพื่อจะได้ไม่ต้องเสียเวลาหรือพลังงานกับโครงการหรืองานที่สร้างออกมาใหม่อยู่ตลอดเวลา ถ้าเจ้านายของคุณเป็นคนที่ไม่สามารถจัดลำดับความสำคัญได้ดี คุณต้องทำให้แน่ใจว่าเขามุ่งมั่นกับโครงการหรืองานนั้นจริงๆก่อนที่คุณจะต้องลงทุนลงเวลาไปกับงานเหล่านั้น

ยกตัวอย่างเลขานุการของลูกค้าผมคนหนึ่ง เธอมีวิธีการในการบริหารหัวหน้าของเธอได้ดีมาก หัวหน้างานของเธอเป็นคนที่มีความคิดสร้างสรรค์สูง มีงานหรือโครงการใหม่ๆให้พนักงานทำอยู่เสมอ ดังนั้นสิ่งที่เลขาฯคนนี้ทำคือ ถ้าหัวหน้าของเธอมีโครงการใหม่ๆขึ้นมา และมีการพูดถึงโครงการนี้ถึง 3 ครั้ง เธอจะเริ่มลงมือทำงานนั้นทันที เพราะนั่นหมายความว่า โครงการนั้นมีความสำคัญจริงๆ ส่วนโครงการอื่นๆ ที่ไม่มีการพูดถึงอีก ก็จะหายเงียบไปเองกับสายลม

สามวิธีที่กล่าวมานี้เป็นแนวทางในการรับมือกับงานที่ยุ่งเหยิงของผม แล้วตอนนี้คุณเป็นอย่างไรบ้าง งานของคุณกำลังครอบงำชีวิตของคุณอยู่หรือเปล่า ถ้าเป็นเช่นนั้น ลองนำวิธีข้างต้นไปใช้ดู คุณสามารถปรับเปลี่ยนได้ตามความเหมาะสม ทำแล้วลองเล่าสู่กันฟังบ้าง

 
อภิวุฒิ พิมลแสงสุริยา
กรรมการผู้จัดการ
บริษัท ออคิด สลิงชอท จำกัด
apiwut@riverorchid.com
www.orchidslingshot.com