เรื่องเล่าจากโค้ช ตอน “การบริหารงานที่ละเอียดจนเกินไป”

คุณประชาเป็นผู้บริหารระดับกลางที่ได้รับความไว้วางใจอย่างสูงจากหัวหน้างานที่เป็นผู้บริหารระดับสูง โดยปกติคุณประชาจะได้รับการแต่งตั้งให้เป็นตัวแทนของหัวหน้างานในการดูแลงานต่างๆ เวลาที่หัวหน้าไม่อยู่เสมอ หนึ่งในเหตุผลที่ทำให้หัวหน้าชอบเขามากเพราะคุณประชาเป็นคนที่ทำงานละเอียด ทำให้งานทุกชิ้นที่คุณประชาทำออกมาแทบจะไม่มีข้อบกพร่องเลย แต่ด้วยความที่เป็นคนละเอียดมากนี้ ก็เป็นปัญหาสำหรับเขาเช่นกัน เพราะลูกน้องไม่ชอบความละเอียดที่ดูเหมือนจะเป็นการล้วงลูกมากจนเกินไป

“ผมก็พอจะรู้ตัวเหมือนกันว่าเป็นพวก Micromanage (คนที่ชอบลงรายละเอียดในการบริหารงานมากจนเกินไป) แต่ผมก็ไม่รู้จะแก้ไขอย่างไร ผมอยากให้งานออกมาดี เลยต้องลงไปในรายละเอียด แต่ลูกน้องกลับมองว่า ผมลงไปในรายละเอียดมากเกินไปจนเหมือนไม่ไว้ใจพวกเขา แล้วจะให้ผมทำอย่างไรดี” คุณประชากล่าวปรับทุกข์ตอนที่เราบังเอิญพบกันในร้านกาแฟแห่งหนึ่ง

“ผมเข้าใจครับ ว่าเรื่องอย่างนี้มันเปลี่ยนกันได้ยาก แต่สิ่งที่อยากแนะนำคือการเรียนรู้ที่จะอยู่กับมันอย่างง่ายๆ” ผมตอบกลับในขณะที่คุณประชามองผมด้วยเครื่องหมายคำถามบนใบหน้า

ถ้าเรารู้ว่าตัวเรานั้นเป็นพวก Micromanage และไม่สามารถแก้ไขความเป็นตัวตนของตนเองได้นั้น สิ่งที่อยากแนะนำคือการควบคุมและคอยตรวจสอบตนเองใน 4 เรื่องนี้เสมอ
1.    อย่ามองแต่ในภาพเล็ก จงมองในภาพใหญ่ของงานด้วย – แม้ว่าคุณจะลงมือทำงานในเรื่องที่เป็นรายละเอียดปลีกย่อย แต่คุณต้องคำนึงถึงเป้าหมายหลักที่เป็นภาพใหญ่ด้วยเสมอ

2.    อย่าพยายามแก้ปัญหาทุกอย่างด้วยตนเอง โดยเฉพาะกับงานที่เป็นจุดเล็กๆน้อยๆ และเป็นงานของคนอื่น (ลูกน้อง) – เพราะนั่นจะเป็นเหมือนการเข้าไปก้าวก่ายหรือล้วงลูกงานของคนอื่นเขา ซึ่งการทำเช่นนั้นนอกจะทำให้คุณเสียเวลาในการทำงานของตัวคุณเองแล้ว มันยังเป็นการทำให้คนที่ถูกคุณเอางานไปทำรู้สึกเสียหน้า สร้างความรู้สึกว่าคุณไม่ไว้วางใจ ซึ่งจะส่งผลต่อความรู้สึกของเขาที่มีต่อคุณในระยะยาวได้

3.    ถ้าคุณไม่สามารถมอบหมายงานทั้งชิ้นออกไปได้ จงมอบหมายงานที่เป็นชิ้นเล็กชิ้นน้อยออกไปแทน – เรารู้กันดีอยู่แล้วว่า คนที่เป็นพวก Micromanage จะมีปัญหาในเรื่องเกี่ยวกับการกระจายงานออกไป ซึ่งถ้างานที่ไม่ได้กระจายออกไปนั้นเป็นงานที่ต้องทำคนเดียวและคุณมีความสามารถและเป็นผู้เชี่ยวชาญด้านนั้น ๆ อยู่แล้ว ก็คงไม่มีปัญหาอะไร แต่อย่างไรก็ดี ก่อนที่จะสรุปออกมาเช่นนั้น ลองมองรอบๆตัวคุณดูก่อนว่า คุณเป็นผู้เชี่ยวชาญในด้านนั้นจริงๆหรือ หรือมีใครบางคนที่มีความสามารถมากกว่า ถ้ามีจงกระจายงานออกไปให้เขาทำ แล้วคุณจะพบว่า งานที่ออกมาดีได้นั้น ไม่จำเป็นที่จะต้องเสร็จมาจากคุณคนเดียว

4.    จงยอมรับว่า การบริหารงานที่ละเอียดเกินไปของเรานั้น ก็มีทั้งข้อดีและข้อเสียเหมือนกัน – งานแต่ละงานที่มีผลการทำงานออกมาดีนั้น ส่วนหนึ่งมาจากการทำรายละเอียดของงานได้อย่างถูกต้อง แต่ถ้าคุณมัวแต่ต้องการจะสร้างความสมบูรณ์แบบให้กับงานแค่จุดเดียว หมกมุ่นและแก้ไขอยู่แต่กับงานส่วนนั้น มีความเป็นไปได้สูงที่มุมมองในภาพใหญ่ของคุณจะหายไป ดังนั้นถ้าคุณจะลงไปในรายละเอียดของงานแล้ว จงมองสถานการณ์โดยรอบว่ามันเหมาะสมที่คุณจะเข้าไปดูหรือไม่ จงจำไว้เสมอว่า พวก Micromanage ที่แย่ที่สุดคือคนที่ใจร้อนและมีความอดทนต่ำ เพราะจบลงทำเองทุกอย่าง ส่วนคนที่เป็น Micromanage ที่ยังพอรับได้คือพวกที่มีความอดทนสูงและใจเย็นหน่อย เพียงแต่ปัญหาคือสองอย่างนี้มันไม่ค่อยมาด้วยกันนะซิ !

“คุณประชาคิดว่า พอจะควบคุมความเป็นละเอียดจนเกินไป ไหวไหมครับ”

“ผมก็ไม่รู้เหมือนกัน แต่อย่างไรเสียสิ่งแรกที่ผมจะลองทำคือการพยายามทำให้ตัวเองใจเย็นลงไปให้มากกว่านี้ ส่วนที่เหลือก็ไม่น่าจะทำได้ยากเท่าไรนัก ถ้าผมใจเย็นลง” คุณประชาหันมายิ้มให้ผม “ขอบคุณมากครับสำหรับคำแนะนำ ผมคงต้องลองดูสักตั้ง ได้ผลหรือไม่ได้ผล จะโทรไปแจ้งให้ทราบนะครับ”

คุณประชาเดินจากไป ก่อนที่ผมจะรู้ตัวว่า คุณประชาหยิบแก้วกาแฟของผมที่ผมเพิ่งสั่งไปด้วย !
 

อภิวุฒิ พิมลแสงสุริยา
กรรมการผู้จัดการ
บริษัท ออคิด สลิงชอท จำกัด
apiwut@riverorchid.com
www.orchidslingshotc.om