ระบบพี่เลี้ยง - เครื่องมือในการบริหารจัดการที่จำเป็นในยุคนี้

เมื่อพูดถึง “พี่เลี้ยง” หลายคนคงหวนคิดถึงสมัยเรียนหนังสือในมหาวิทยาลัย ที่มีพี่ระหัสทำหน้าที่พาน้องไปเลี้ยง ดูแลเรื่องการลงทะเบียน แบ่งปันหนังสือเรียนและเลคเชอร์ให้ เมื่อจบแล้วเข้ามาทำงาน หลาย ๆ องค์กรก็จัดให้มี “พี่เลี้ยงพนักงานใหม่”  เพื่อดูแลช่วงเวลาเปลี่ยนผ่านจากนักเรียนสู่คนทำงาน แต่เมื่อเติบโตมากขึ้นตามบันไดสายอาชีพ ระบบพี่เลี้ยงกลับถูกให้ความสำคัญน้อยลง ปัจจุบันมีองค์กรน้อยมากที่จัดให้มีระบบพี่เลี้ยงสำหรับพนักงานระดับที่สูงขึ้นไปนอกเหนือจากพนักงานใหม่ ทั้งๆ ที่มีการพิสูจน์และเป็นที่ยอมรับกันในต่างประเทศว่า “ระบบพี่เลี้ยง เป็นเครื่องมือสำคัญในการบริหารจัดการยุคนี้”
วันนี้เรามาใช้เวลาสักนิดหน่อย คุยกันเรื่องระบบพี่เลี้ยง ว่าหากจะสร้างให้มีความแข็งแกร่งและยั่งยืน ควรดำเนินการและบริหารจัดการอย่างไร
1.    ไม่จำเป็นต้องมีพี่เลี้ยงคนเดียว
ในอดีตหลายๆ องค์กร มักจัดให้พี่เลี้ยง (Mentor) หนึ่งคนดูแลน้องเลี้ยง (Mentee) หลายคน แต่น้องเลี้ยงหนึ่งคนจะมีพี่เลี้ยงเพียงคนเดียว อย่างไรก็ตามสภาพแวดล้อมหลายอย่างในปัจจุบันเปลี่ยนไป เป็นการยากที่จะหาใครสักคนที่เก่งทุกอย่าง ดังนั้นหากอยากพัฒนาระบบพี่เลี้ยงให้ดี ก็ไม่จำเป็นอีกต่อไปที่น้องเลี้ยงหนึ่งคนต้องมีพี่เลี้ยงเพียงคนเดียว เราสามารถใช้ระบบ “พี่เลี้ยงเครือข่าย (Network Mentoring)” โดยการสร้างให้มีพี่เลี้ยงหลายๆ คน ที่มีความชำนาญเฉพาะด้านที่ต่างกันและเปิดโอกาสให้น้องเลี้ยงได้เลือกที่จะเรียนรู้จากพี่เลี้ยงในแต่ละเรื่องตามความสนใจของตนและความถนัดของพี่เลี้ยง

2.    ไม่จำเป็นต้องกำหนดเป็นโครงการระยะยาว
ในอดีตการทำโครงการพี่เลี้ยงมักกำหนดช่วงเวลาไว้อย่างชัดเจน เช่น 6 เดือน หรือ 1 ปี แต่ปัจจุบันการเปลี่ยนแปลงหลายอย่างเกิดขึ้นอย่างรวดเร็ว พนักงานมีความภักดีกับองค์กรน้อยลง อัตราการเปลี่ยนงานหรือย้ายงานมีให้เห็นมากขึ้น ค่าเฉลี่ยของอายุงานที่พนักงานจะทำงานอยู่ในองค์กรหนึ่ง ๆ ลดลง ดังนั้นการกำหนดโครงการระยะยาวอาจทำให้ขาดความต่อเนื่องและสะดุดลงกลางทาง โครงการพี่เลี้ยงที่ดี ไม่จำเป็นต้องวัดกันที่ระยะเวลา หากมีข้อตกลงที่ชัดเจนว่าจะพบกันเรื่องอะไร ถี่ห่างแค่ไหนและวัดผลสำเร็จจากอะไร แค่นี้ก็เพียงพอ เราควรสนใจที่ผลลัพธ์มากกว่าใช้ระยะเวลาเป็นตัวกำหนด
3.    ใช้ได้กับทุกคน ไม่ใช่แค่พนักงานใหม่
บ่อยครั้งที่เรามักเข้าใจว่า เด็กจบใหม่เท่านั้นที่ต้องการพี่เลี้ยง แต่ในความเป็นจริงแล้ว ไม่ว่าจะอยู่ในช่วงใดของชีวิต เราทุกคนล้วนต้องการพี่เลี้ยงทั้งสิ้น พนักงานที่เพิ่งเข้ามาทำงานใหม่ ๆ อาจจะต้องการความช่วยเหลือในเรื่องของความก้าวหน้าในชีวิตการงานหรือการปรับตัวให้เข้ากับสภาพแวดล้อมใหม่ ในขณะที่ผู้ที่มีความอาวุโสมากกว่าอาจจะต้องการความช่วยเหลือในเรื่องเทคโนโลยีใหม่ ๆ ก็เป็นได้ ในความเป็นจริง หลาย ๆ ช่วงของชีวิต เราต้องการผู้ที่จะมาเป็นพี่เลี้ยงให้ตลอด ไม่ว่าจะเปลี่ยนหน้าที่ใหม่ รับตำแหน่งใหม่หรือออกจากงาน การได้คุยกับพี่เลี้ยงที่มีประสบการณ์มาก่อน จะทำให้มีข้อมูลในการตัดสินใจได้ง่ายขึ้น
4.    มีเกณฑ์ในการคัดเลือกที่ชัดเจน
    ระบบพี่เลี้ยงจะได้ผลหากองค์กรได้พี่เลี้ยงที่มีคุณภาพ ผู้ที่จะมาเป็นพี่เลี้ยงได้ดีไม่ควรคัดเลือกจากเวลาที่มีให้เท่านั้น ปัจจัยที่สำคัญที่สุดในการกำหนดคุณสมบัติของพี่เลี้ยง คือ ทัศนคติ เพราะพี่เลี้ยงมีอิทธิพลอย่างมากในการปลูกฝังทัศนคติ ความเชื่อและมุมมองที่ถูกต้องให้กับน้องเลี้ยง หลายๆ องค์กรมองข้ามปัจจัยข้อนี้ไป สุดท้ายได้พี่เลี้ยงที่ไม่ได้เป็นผู้สร้างทัศนคติที่ถูกต้องให้กับพนักงาน


5.    พี่เลี้ยงควรได้สิ่งตอบแทนบ้าง
ในหลายๆ องค์กร พี่เลี้ยง มักเป็นอาสาสมัครหรือถูกขอร้องแกมบังคับให้รับงานนี้ พี่เลี้ยงหลายคนรับปากไปแกน ๆ เพราะเห็นว่าเป็นภาระที่ไม่อยากทำแต่ขัดไม่ได้ สาเหตุส่วนหนึ่งเป็นเพราะไม่เห็นประโยชน์อะไรจากการทำหน้าที่พี่เลี้ยง ดังนั้นหากต้องการสร้างระบบพี่เลี้ยงให้ประสบความสำเร็จในองค์กร พี่เลี้ยงควรได้รับผลตอบแทนบ้าง ซึ่งไม่จำเป็นต้องเป็นเงินเสมอไป บางองค์กรยกย่องพี่เลี้ยงเสมือนครู ในทุกวันไหว้ครูประจำปี จะมีงานที่จัดขึ้นเพื่อแสดงมุทิตาจิตต่อพี่เลี้ยง เป็นการให้เกียรติและขอบคุณในความตั้งใจ ในขณะที่บางองค์กร ให้คะแนนพิเศษในการประเมินผล สำหรับผู้ที่อาสาทำงานเป็นพี่เลี้ยง หากทำให้ระบบพี่เลี้ยงมีผลประโยชน์ต่างตอบแทน ก็เชื่อได้ว่าจะประสบความสำเร็จไม่ยากนัก

ปีใหม่นี้ หากคิดอยากจะทำอะไรใหม่ ๆ ให้กับองค์กร ลองพิจารณาระบบพี่เลี้ยงดู เผื่อว่าจะช่วยให้องค์กรและพนักงานมีพัฒนาการและบรรลุเป้าหมายที่ตั้งไว้ได้ แต่หากยังไม่ใหญ่พอที่จะสร้างการเปลี่ยนแปลงให้เกิดขึ้นในองค์กร ลองมองหาพี่เลี้ยงสักคนให้กับตนเอง เผื่อชีวิตปีใหม่นี้จะได้ดีกว่าปีที่ผ่านมา ยิ่ง ๆ ขึ้นไปอีก ... สวัสดีปีใหม่ครับ


อภิวุฒิ พิมลแสงสุริยา
กรรมการบริหาร
บริษัท ออคิด สลิงชอท จำกัด
 apiwut@riverorchid.com
www.orchidslingshot.com
ติดตามข้อมูลเพิ่มเติมที่ Facebook/apiwutp