เมื่อไรที่ไม่ควรมอบหมายงาน

ก่อนจบการสัมมนาที่จัดให้กับผู้บริหารรุ่นใหม่ขององค์กรแห่งหนึ่ง พอถึงจังหวะสุดท้ายที่ผมถามว่า ใครมีคำถามหรือไม่เกี่ยวเรื่องที่ได้คุยกันมา หลังจากมองซ้ายมองขวากันอยู่สักพักหนึ่ง ก็มีผู้บริหารระดับสูงที่นั่งเป็นผู้สังเกตการณ์อยู่หลังห้องท่านหนึ่ง ถามว่า

“เห็นอาจารย์สอนทักษะต่างๆมากมายเกี่ยวกับการเป็นหัวหน้างานที่ดี โดยเฉพาะเรื่องของเทคนิคการมอบหมายงานให้กับผู้ใต้บังคับบัญชา คำถามที่อยากถามคือ เมื่อไรที่เราไม่ควรมอบหมายกระจายงานให้กับลูกน้องของเรา”

เป็นคำถามที่ดีครับ เพราะคนส่วนมากที่มีโอกาสพบและรู้จัก ถ้าไม่ซ้ายสุดโต่งก็ขวาไปเลย หมายความว่าถ้าไม่กระจายงานออกไปจนหมด ก็เก็บงานไว้ทำคนเดียวจนเครียด

หากอยากรู้ว่า งานแบบไหนที่คุณไม่ควรมอบหมาย ... ไม่ยาก เพียงแค่ก่อนมอบหมายกระจายงานใหลูกทีม ลองหาคำตอบให้ตัวเอง จากคำถาม 4-5 ข้อนี้ ก็พอ

คุณกำลังจะมอบหมายงานที่คุณควรเป็นคนทำหรือเปล่า – อย่าลืมว่า งานบางอย่างเป็นงานสำหรับหัวหน้าไม่ใช่งานที่ควรมอบให้ผู้ใต้บังคับบัญชาไปทำให้ ยกตัวอย่างเช่น งานที่เกี่ยวข้องกับเงินเดือนหรือผลตอบแทนของพนักงานในทีม ผลประโยชน์บางอย่างสำหรับพนักงานบางคน งานในเชิงนโยบายการบริหารที่เป็นความลับ หรืองานด้านงบประมาณที่ละเอียดอ่อน ต้องระมัดระวังเป็นพิเศษ เป็นต้น

คุณกำลังไม่แน่ใจหรือลำบากใจในการอธิบายถึงงานที่กำลังจะมอบหมายหรือไม่ – ไม่ว่างานที่คุณได้รับมอบหมายมานั้นจะด่วนหรือสำคัญเพียงใด หากคุณยังไม่เข้าใจโจทย์อย่างชัดเจน ยังไม่รู้ด้วยซ้ำว่าผลลัพธ์สุดท้ายที่ต้องการคืออะไร  ข้อแนะนำคือ “อย่ามอบหมาย” จงหาคำตอบให้ได้เสียก่อน หากคุณไม่ทราบและยังไม่เข้าใจว่าต้องทำอะไร ผู้ใต้บังคับบัญชาคงงงเป็นไก่ตาแตกแน่นอน ถ้าได้รับมอบหมายจากคุณไป

คุณกำลังผลักโอกาสในการพัฒนาความรู้ความสามารถของตัวเองออกไป ด้วยการมอบหมายให้คนอื่นทำ อยู่หรือเปล่า – ตามหลักของการเป็นผู้นำที่ดี คือการมีส่วนช่วยในการพัฒนาผู้ใต้บังคับบัญชาให้เก่งขึ้นดีขึ้น แต่อย่าลืมว่า การพัฒนาคนอื่นไม่ได้แปลว่า เราต้องหยุดพัฒนาตัวเองด้วย ยิ่งตำแหน่งสูงขึ้นมากเท่าไร ก็มีแนวโน้มที่จะมีผู้ช่วยเยอะขึ้นเท่านั้น หัวหน้าหลายคน มอบหมายงานที่ตนเองทำไม่เป็นให้ผู้ใต้บังคับบัญชาทำ เพียงเพราะว่ามีผู้ช่วยอยู่ข้าง ๆ เลยเคยชิน ผู้บริหารระดับสูงหลายคนที่ผมรู้จัก ทำงานเบสิคพื้น ๆ บางอย่างเช่น เช็คอีเมล จองตั๋วเครื่องบิน ไม่เป็น ชีวิตหลังเกษียณเลยค่อนข้างลำบาก เพราะที่ผ่าน ๆ มา มอบหมายให้คนอื่นทำ ตนเองเลยหมดโอกาสที่จะได้เรียนรู้และพัฒนา

คุณกำลังจะมอบหมายงานสำคัญที่เร่งด่วนมากจนไม่มีเวลาดูรายละเอียดเลย หรือเปล่า - ต้องยอมรับว่าทุกวันนี้ งานทุกอย่างดูเหมือนด่วนและสำคัญไปซะทุกเรื่อง ตราประทับ “ด่วนที่สุด” ไม่มีความหมายใด ๆ อีกต่อไป เพราะเอกสารทุกใบ ก็ “ด่วนที่สุด” ทั้งนั้น ดังนั้นเมื่องานประดังเข้ามามาก ๆ งานบางอย่างด่วนและสำคัญ แต่ไม่มีเวลาดูในรายละเอียด หลายคนตัดสินใจมอบหมายให้พ้นตัวไปก่อน เลยต้องไปตามแก้ปัญหาหรือเศร้าใจภายหลัง หากงานด่วนแต่ไม่สำคัญ ยังพอทำเนา แต่ถ้าเป็นงานสำคัญ ไม่ว่าจะด่วนอย่างไร ก็ต้องดูก่อนมอบหมาย หากยังไม่ได้ดู อย่ามอบหมาย !

คุณกำลังจะมอบหมายงานที่ประเมินความเสี่ยงต่ำไป ไหม - หัวหน้าเก่ง ๆ หลายคนนิสัยเสีย ชอบคิดว่าคนอื่นต้องเก่งเหมือนเขา ชอบคิดว่า “ถ้าฉันทำได้ เธอก็ต้องทำได้” จึงประเมินความสามารถลูกน้องเก่งเกินจริง และประเมินความเสี่ยงของงานที่มอบหมายต่ำเกินไป จงทำความเข้าใจว่าลูกน้องคงไม่เก่งเหมือนคุณ หากเขาเก่งเท่าคุณจริง เขาก็ไม่น่าจะมาเป็นลูกน้องคุณ จริงอยู่ การมอบหมายเป็นการพัฒนาอย่างหนึ่ง แต่ก่อนมอบหมายลองคิดอีกสักครั้งว่า คุณประเมินความเสี่ยงของงานตไปไหม ประเมินความสามารถของลูกน้องเกินจริงหรือไม่ จะได้ไม่ต้องมานั่งเสียใจภายหลัง

คุณกำลังจะมอบหมายงานที่ไม่ชอบเท่านั้น ใช่ไหม - งานที่ถูกเลือกมามอบหมาย หลายงานเป็นงานที่ผู้มอบไม่ชอบทำ ตัวอย่างเช่น หัวหน้าบางคนไม่ชอบเข้าประชุมเพราะรู้สึกว่าเสียเวลา ดังนั้นเมื่อมีการประชุมทีไร เป็นที่รู้กันว่าพี่เขาต้องมอบหมายให้คนอื่นไปแทนทุกที หากการมอบหมายงานนั้น ๆ เป็นไปเพื่อการฝึกฝน สร้าางเสริมประสบการณ์ให้กับผู้รับมอบ คงไม่มีปัญหา แต่การเลือกมอบหมายเฉพาะงานที่คุณไม่ชอบทำเพียงอย่างเดียว เป็นสิ่งที่ไม่พึงปฏิบัติ

 

แม้เราจะรู้กันดีว่าการมอบหมายกระจายงานเป็นเครื่องมือสำคัญอย่างหนึ่งในการบริหารจัดการ และวิธีการมอบหมายงานก็ไม่ใช่เรื่องยากเกินไปที่จะเรียนรู้ มีหลักสูตร มีบทความและข้อมูลมากมาย สอนเกี่ยวกับวิธีการมอบหมายงานที่ดี แต่สิ่งสำคัญที่น่าคิด เป็นสิ่งที่ไม่ค่อยได้สอน และต้องขอบคุณผู้บริหารท่านนั้นที่กรุณาตั้งคำถามที่น่าสนใจให้ผม คือ เราควรเรียนรู้ด้วยว่า “เมื่อไรที่ไม่ควรมอบหมายงาน”

 

อภิวุฒิ พิมลแสงสุริยา

กรรมการบริหาร

บริษัท ออคิด สลิงชอท จำกัด

apiwut@riverorchid.com

www.orchidslingshot.com