เมื่องานไม่เสร็จตามกำหนด

“โอ้ย! ประสาทจะกิน เมื่อไรพวกเธอจะทำงานให้เสร็จตรงเวลาซะที” นี่เป็นคำบ่นของคุณปุ๊ก หัวหน้าสาวที่กำลังหงุดหงิดกับการทำงานของลูกน้อง วันก่อนเธอมานั่งปรับทุกข์กับเลขาฯ ของผม จนเป็นเหตุให้ต้องลากผมไปเกี่ยวข้องในฐานะผู้ให้คำปรึกษา 
 
ว่าไปแล้วการที่จะแก้ปัญหาเรื่องนี้ได้ ต้องเข้าใจก่อนว่าอะไรเป็นสาเหตุที่ทำให้งานไม่เสร็จตามกำหนดเวลา 
 
เหตุผลส่วนใหญ่มีอยู่ 2-3 ประการด้วยกัน
 
ประการแรกคือเรื่องของความสามารถ ซึ่งในที่นี้หมายถึงพนักงานเข้าใจหรือไม่ว่าต้องทำอะไรและทำอย่างไร 
 
หากเป็นเพราะเหตุนี้..ไม่ยากครับ สื่อสารให้ชัดเจน หาทางสอนหรือบอกแนวทางที่ต้องทำหรือบางทีการทำให้ดูเป็นตัวอย่างก็อาจจะช่วยแก้ปัญหานี้ได้ เช่นผมเคยเจอน้องคนหนึ่ง ให้งานไปทำและถามเธอว่า “ทำเป็นไหม เข้าใจหรือเปล่าว่าต้องทำอย่างไร” เธอบอกว่า “เข้าใจ”
 
ผ่านไป 2 วัน ผมกลับไปถามถึงความคืบหน้าของงาน เธอบอกว่า ยังไม่ได้ทำ ทำอย่างอื่นอยู่ แต่เท่าที่สังเกตุสิ่งที่เธอทำเป็นงานที่ไม่เร่งด่วนเท่าไร ผ่านไปอีกสองวัน ผมถามอีก เธอก็ตอบว่ายังไม่ได้ทำเหมือนเดิม ผมเริ่มสงสัยจึงให้เธออธิบายสิ่งที่ต้องทำ ปรากฏว่าอธิบายได้อย่างถูกต้อง แต่เวลาผ่านไป...งานก็ยังไม่ออกอยู่ดี !
 
บ่ายวันหนึ่งผมจึงตัดสินใจทำงานนั้นเอง โดยเลือกทำหนึ่งในหัวข้อของงานทั้งหมดแล้วส่งให้เธอดูเป็นตัวอย่าง วันรุ่งขึ้นผมได้งานที่เหลืออีก 5 หัวข้อโดยไม่ต้องทวงถาม พร้อมกับคำขอโทษที่ทำงานช้า เธอบอกว่าอันที่จริงรู้ว่าต้องทำอย่างไร เพียงแต่นี่เป็นงานใหม่ หาตัวอย่างของเดิมไม่ได้จึงไม่รู้จะเริ่มต้นตรงไหนและงานที่ออกมาควรมีหน้าตาสุดท้ายเป็นอย่างไร เมื่อได้รับตัวอย่างที่ส่งไปให้ จึงเข้าใจและทำงานส่วนที่เหลือออกมาได้ทันที
 
ประการที่สองคือเรื่องการบริหารจัดการเวลา หลายครั้งที่พนักงานมักได้รับงานหลาย ๆ ชิ้นจากคนหลายคน ซึ่งบางครั้งแค่หน้าที่ความรับผิดชอบของตนเองก็ทำไม่ทันอยู่แล้ว ดังนั้นเมื่อได้งานใหม่จึงไม่รู้จะหาเวลาที่ไหนมาทำได้ 
 
หากสาเหตุเป็นเพราะเรื่องนี้ ... การยอมเสียเวลานั่งพูดคุยถึงงานที่มีอยู่ในมือและช่วยจัดลำดับความสำคัญของงานให้หรือหากจำเป็นอาจหาคนมาช่วยผ่องถ่ายงานบางส่วนออกไปชั่วคราว ก็น่าจะแก้ปัญหานี้ได้
 
ส่วนประเด็นสุดท้ายคือความไม่อยากทำ ยกตัวอย่างง่าย ๆ พนักงานแบงค์หลายคนไม่อยากขายประกันให้กับลูกค้า ดังนั้นสิ่งที่เกิดขึ้นคือพวกเขาก็จะไม่พยายาม อย่างมากอาจถามลูกค้าว่าสนใจไหมแล้วให้โบว์ชัวร์ไปดู..เท่านั้น
 
หากปัญหาเกิดมาจากสาเหตุนี้ หัวหน้าจำเป็นต้องหาปัจจัยภายนอกมาช่วยเสริมเพื่อกระตุ้นให้เกิดความอยาก ไม่ว่าจะเป็นการสร้างแรงจูงใจเชิงบวก (Positive Motivation) เช่นการให้รางวัลในรูปของผลตอบแทนที่เป็นตัวเงิน การให้คำชมเชย การให้วันหยุดพิเศษ การให้งานที่สนุกและท้าทาย การเลื่อนขั้นเลื่อนตำแหน่ง เป็นต้น หรืออาจจำเป็นต้องสร้างแรงจูงใจเชิงลบ (Negative Motivation) เช่น การว่ากล่าวตักเตือน การโอนย้ายไปทำงานที่ไม่ชอบ การไม่ขึ้นเงินเดือนให้ การตักเตือนด้วยลายลักษณ์อักษร การพักงาน หรือขู่ว่าจะให้ออก เป็นต้น
 
หัวหน้าที่ดีต้องรู้จักที่จะใช้แรงจูงใจทั้งสองอย่างให้มีประสิทธิภาพสูงสุด เพียงแต่ควรเริ่มต้นจากแรงจูงใจเชิงบวกก่อน หากไม่ดีขึ้นจึงใช้แรงจูงใจเชิงลบเพิ่มเติม
 
พนักงานทุกคนเริ่มต้นการทำงานด้วยความกระตือรือร้น อยากทำงานให้ดีและประสบความสำเร็จ ไม่มีใครอยากถูกต่อว่าหรือถูกตำหนิ
 
แต่ความรู้ความสามารถ พลังความกระตือรือร้นและความรับผิดชอบของแต่ละคนไม่เท่ากัน
 
หัวหน้าที่ดีต้องหาสาเหตุให้เจอ ก่อนที่จะลงมือแก้ปัญหา
 
จำไว้ว่าไม่มียาขนานพิเศษที่ใช้รักษาคนทุกๆ ได้ แม้เขาเหล่านั้นจะมีปัญหาคล้ายๆ กันก็ตาม
 
จง “วินิจฉัยก่อนสั่งยา” เสมอ แล้วคุณจะประสบความสำเร็จ เป็นผู้นำที่ได้ทั้งงานและได้ทั้งใจของผู้ตามทั้งหลาย
 

 
อภิวุฒิ พิมลแสงสุริยา
กรรมการบริหาร
บริษัท ออคิด สลิงชอท จำกัด
apiwut@riverorchid.com
www.orchidslingshot.com
ติดตามข้อคิดในการบริหารจัดการเพิ่มเติมได้ที่ twitter@apiwutp