เมื่อความผิดของเพื่อนร่วมงานส่งผลมาที่ตัวเรา ตอนที่ 1

มีอีเมลฉบับหนึ่งเขียนมาถามเกี่ยวกับความผิดซ้ำๆซากๆที่เพื่อนร่วมงานของเขาทำ ซึ่งความผิดเหล่านั้นส่งผลโดยตรงมาที่งานของเขา คำถามคือเขาควรจะรับมืออย่างไรดี ผู้เขียนอีเมลได้เล่าถึงแนวทางการรับมือของเขา ซึ่งดูเหมือนว่าจะไม่ค่อยได้ผลเท่าที่ควรและบางครั้งทำให้เกิดปัญหาเรื่องความสัมพันธ์เพิ่มขึ้นมาอีก

ต้องยอมรับว่าปัญหานี้เป็นปัญหาที่เราจะพบกันบ่อยมากขึ้นเรื่อยๆในโลกของการทำงาน ด้วยการจัดโครงสร้างองค์กรที่ทันสมัยมากขึ้น ทำให้การทำงานแบบเป็นเส้นปะ (Dotted Line) มีมากขึ้นด้วยเช่นกัน กล่าวคือคนคนหนึ่งอาจจะขึ้นตรงกับหัวหน้าคนหนึ่ง แต่ในขณะเดียวกันก็มีการทำงานในโครงการอื่น ๆ กับผู้บริหารคนอื่น ทำให้ต้องไปขึ้นกับหัวหน้าอีกคนหนึ่ง และเมื่อเส้นปะมีมากขึ้น ทำให้งานมีความเกี่ยวข้องกับคนหลายๆคน เมื่องานช้ินหนึ่งสะดุด ก็จะทำให้คนที่ทำงานต่อมีปัญหาขึ้นมาในทันที

เมื่อปัญหาเกิดขึ้นก็ต้องแก้ไข แต่จะแก้อย่างไรโดยไม่ทำให้ความสัมพันธ์ระหว่างเพื่อนร่วมงานเสียหาย ถ้ามองในแง่ดี การเข้าไปช่วยเพื่อนร่วมงานในการแก้ไขปัญหา นอกจากจะขจัดปัญหาออกไปแล้ว ไม่แน่คุณและเพื่อนอาจจะได้ทักษะใหม่ๆเพิ่มขึ้นก็เป็นได้

แต่ก่อนที่จะเข้าไปสู่วิธีการแก้ปัญหา ลองมาดูกันว่าความผิดพลาดของเพื่อนร่วมงานที่มีผลกับคุณนั้น มีลักษณะอย่างไรบ้าง เริ่มตั้งแต่การทำงานไม่เสร็จตามกำหนดเวลา ผลงานที่ออกมาไม่ตรงตามที่คาดหวัง คำนวณตัวเลขผิดพลาด หรือแม้แต่การให้ข้อมูลที่ไม่ถูกต้อง ซึ่งความผิดพลาดเหล่านี้อาจจะดูเหมือนเป็นความผิดพลาดที่ไม่เจตนา ซึ่งอาจเป็นผลมาจากการขาดความรู้ ขาดประสบการณ์ ความประมาท หรือเกิดจาก...เจตนา
 

วินิจฉัยปัญหา

การที่จะหาแนวทางในการรับมือได้อย่างถูกต้อง เราจำเป็นต้องหาสาเหตุของปัญหาก่อน พยายามทำความเข้าใจว่าสิ่งที่เกิดขึ้นนี้ เกิดจากอะไร ดูว่าปัญหาที่เกิดขึ้นนั้นเป็นปัญหาในระยะสั้นที่เป็นผลมาจากทางบ้าน จากงานที่หนักจนเกินไป หรือจากปัญหาสุขภาพ – หรือเป็นปัญหาในระยะยาวที่เกิดมาจากการขาดทักษะ ความรู้ความสามารถหรือการที่เพื่อนร่วมงานคนนั้นไม่สามารถเข้ากับวัฒนธรรมขององค์กรได้

วิธีการวินิจฉัย สามารถทำได้จากการสอบถามเพื่อนร่วมงานคนอื่น ๆ หรือ ตรวจสอบสิ่งที่รู้อยู่แล้วกับสิ่งที่คนอื่นรู้ แล้วพยายามหาข้อมูลมายืนยัน แต่สิ่งหนึ่งที่ต้องระมัดระวังอย่างมากในกระบวนการวินิจฉัยคือ ต้องไม่ทำให้คนอื่นรู้ปัญหาที่คนเหล่านั้นยังไม่รู้ เพราะอาจทำให้ปัญหาลุกลามใหญ่โตได้ นอกจากนี้ยังเป็นการทำให้เครดิตของเพื่อนร่วมงานคนนั้นของคุณเสียหาย ซึ่งจะเป็นการสุ่มเสี่ยงต่อความสัมพันธ์ระหว่างตัวคุณเองและเขาคนนั้น

เข้าหาเพื่อคุยกับเพื่อนร่วมงานของคุณตรงๆ

แนวทางในการแก้ปัญหาที่ดีที่สุดคือการเข้าไปหาต้นเหตุของปัญหาโดยตรง ซึ่งในกรณีนี้คือการเข้าไปคุยกับเพื่อนร่วมงานคนนั้น แน่นอนว่าการพูดคุยในครั้งนี้ ควรเป็นการพูดคุยแบบไม่เป็นทางการ อยู่ที่ในที่รโหฐาน และควรพยายามนำกฎและข้อปฏิบัติในการติและชมมาใช้ในการนี้ด้วย ที่สำคัญอย่าโทษหรือโยนความผิดให้กับเพื่อนร่วมงานของคุณ เล่าถึงเหตุการณ์ที่เกิดขึ้นจริง ชี้ให้เขาเห็นว่ามันมีผลกระทบอย่างไรกับคุณและทีมงานบ้าง

จำไว้เสมอว่า ถ้าไม่ตั้งสติให้ดี คนเราส่วนมากมีแนวโน้มที่จะพูดถึงสิ่งที่ทำผิดพลาดโดยเชื่อมโยงกล่าวโทษไปถึงตัวผู้กระทำผิด ซึ่งเป็นสิ่งที่อันตรายมากในการพูดคุย มันเหมือนการที่เราพยายามจะไปจู่โจมทำร้ายตัวเขา(ด้วยคำพูด) แทนที่จะเป็นการกล่าวถึงการกระทำหรือพฤติกรรมที่ผิดพลาด ยกตัวอย่างง่ายๆ ถ้าเราพูดว่า “คุณทำงานพลาดอีกแล้ว” รับรองว่าบรรยกาศการสนทนา คงไม่เป็นมิตรเท่าไร ในทางกลับกันหากเราขัดเกลาคำพูดสักนิด แทนที่จะพูดในเชิงกล่าวหา อาจเปลี่ยนเป็นถามในเชิงปรึกษาก็ได้ว่า “เราควรจะทำอย่างไรเพื่อป้องกันไม่ให้ปัญหาแบบนี้เกิดซ้ำอีก” เป็นต้น

สิ่งสำคัญคืออย่าคิดไปเองว่า คุณรู้ว่าทำไมเพื่อนร่วมงานของคุณจึงทำงานผิดพลาด เพราะบางครั้งสิ่งที่คุณคิดอาจไม่ถูกต้องเสมอไป จงถามอย่างเป็นกลางเพื่อค้นหาความจริง เช่น “เกิดอะไรขึ้นกันแน่?” หรือ “ฉันเข้าใจสถานการณ์ผิดหรือเปล่า?” ไม่แน่คุณอาจจะพบว่า เพื่อนร่วมงานของคุณยังไม่ทราบถึงความผิดพลาดที่เกิดขึ้นเลยด้วยซ้ำ

ขั้นตอนต่อไปเป็นขั้นตอนของการให้ความช่วยเหลือและการสนับสนุน ซึ่งขออนุญาตยกไปเล่าต่อในคราวหน้านะครับ


อภิวุฒิ พิมลแสงสุริยา
กรรมการผู้จัดการ
บริษัท ออคิด สลิงชอท จำกัด
apiwut@riverorchid.com
www.orchidslingshot.com
 

เมื่อความผิดของเพื่อนร่วมงานส่งผลมาที่ตัวเรา ตอนที่ 2

บทความก่อนหน้านี้ ผมได้พูดคุยถึงแนวทางในการรับมือกับความผิดพลาดที่เพื่อนร่วมงานทำแล้วส่งผลมาที่งานหรือตัวของเรา โดยได้แนะนำไปก่อนใน 2 ขั้นตอนแรกคือ การวินิจฉัยปัญหา และการเข้าหาเพื่อพูดคุย ในฉบับนี้เราจะคุยกันต่อถึงขั้นตอนถัดไป
ให้ความช่วยเหลือและการสนับสนุน

ถ้าปัญหาความผิดพลาดของเพื่อนร่วมงานที่เกิดขึ้น เป็นปัญหาระยะสั้น เช่นเพื่อนของคุณมีปัญหาบางอย่างที่บ้านหรือเจ็บป่วยไม่สบาย คุณอาจจะอาสาเข้าไปช่วยเหลือเพื่อนของคุณเพื่อสร้างความสัมพันธ์อันดีระหว่างกัน ต้องยอมรับว่าในโลกของการทำงานปัจจุบัน ความสัมพันธ์มีผลต่อความก้าวหน้าและความสำเร็จ อย่างที่ฝรั่งว่าไว้ ‘Know Who is more important than Know How’ แต่สิ่งเหล่านี้จะเกิดขึ้นได้ก็ต่อเมื่อคุณสร้างมันขึ้นมาก่อน

แต่การช่วยเหลือที่ว่านี้ ไม่ได้หมายถึงการช่วยเหลือด้วยการกลบเกลื่อนความผิดหรือปัญหา แต่เป็นการเข้าไปช่วยทำงานให้หรือใช้เวลามากขึ้นในการตรวจเช็คงานของเขา หรืออาจหมายถึงการช่วยอธิบายให้เพื่อนร่วมงานคนอื่นๆฟังถึงความเป็นจริงที่เกิดขึ้น  

แต่หากเป็นปัญหาในระยะยาว เช่นการขาดทักษะในการทำงานของเพื่อนร่วมงานของคุณ คุณสามารถช่วยได้โดยการเข้าไปมีส่วนร่วมในการหาแนวทางการแก้ปัญหาระยะยาวหรืออาจจะเข้าไปมีส่วนช่วยในการสร้างทักษะให้กับเขาก็ได้

แต่...มันคงไม่ดีนักที่จะปล่อยให้เพื่อนของคุณทำงานผิดพลาดอยู่ตลอดเวลา ผมเข้าใจดีว่าในโลกของการแข่งขันที่มีอยู่สูงมากในปัจจุบัน การปล่อยในคนอื่นหมดโอกาสไปด้วยตัวของเขาเอง เป็นอะไรที่หลายคนนิยมทำกัน ซึ่งจริงๆแล้วการไม่ปล่อยให้เขาหมดโอกาสน่าจะสร้างบรรยากาศในการทำงานที่ดีกว่า ความดีในการช่วยเหลือของเราจะเสริมสร้างความสัมพันธ์อันดีงาม และในอนาคต ใครจะไปรู้ เขาอาจกลับมาช่วยในยามที่คุณอยู่ในสถานการณ์คับขัน อย่างนิทานอีสปเรื่อง หนูกับราชสีห์ ก็เป็นได้

ปกป้องตนเอง

อย่างที่บอกก่อนหน้าที่ว่า ความผิดพลาดที่เกิดขึ้นในบางครั้งอาจเกิดขึ้นโดยเจตนาของผู้กระทำ เช่นเพื่อนร่วมงานของคุณอาจทำความผิดพลาดอย่างตั้งใจเพื่อสร้างภาพพจน์ที่ไม่ดีให้กับคุณ หรือเพื่อเป็นการขโมยผลงานของคุณ ซึ่งการเมืองในองค์กรลักษณะนี้เป็นสิ่งที่รับมือได้ยาก แต่ในขณะเดียวกันก็เป็นอะไรที่ไม่ค่อยเกิดขึ้นบ่อยนัก ดังนั้นเหตุผลของความผิดพลาดเช่นนี้ ควรจะเป็นเหตุผลสุดท้ายที่คุณจะคิดถึงเมื่อเพื่อนร่วมงานของคุณทำงานพลาด

แต่ถ้าคุณพบกับเพื่อนร่วมงานลักษณะนี้ ก็ควรจะคุยกับเขาตรงๆ และหากการคุยตรงๆไม่ประสบความสำเร็จ ลองใช้วิธีดังต่อไปนี้

 
  • ทำให้งานของคุณเด่นออกมาอย่างชัดเจน (อย่าปิดทองหลังพระ) แต่ไม่ใช่ให้คุณออกไปโม้หรือโอ้อวด จงใช้คำพูดที่บ่งบอกว่าคุณเป็นคนทำงานนั้นๆออกมา เช่น “ดิฉันได้ทำการวิเคราะห์แล้วว่า เราควรจะลงทุนเพิ่มเติมตรงไหน โดยเอกสารที่อยู่ตรงด้านหน้าของทุกท่านเป็นเอกสารที่ดิฉันได้ทำขึ้นมาเพื่อสนับสนุนผลการวิเคราะห์ของดิฉัน” ไม่ใช่ “ผลวิเคราะห์ที่อยู่ด้านหน้าเป็นส่ิงที่บ่งบอกว่าเราควรจะลงทุนเพิ่มเติมตรงไหน”
  • เป็นผู้นำเสนอผลงานเมื่อต้องนำเสนองานที่ทำร่วมกัน เพราะคนส่วนมากมักคิดว่า ผู้ที่นำเสนอหรือคนที่อยู่หน้าห้องจะเป็นผู้นำของกลุ่ม หรืออย่างน้อยก็เป็นคนที่ทำงานมากที่สุดในโครงการนั้นๆ
  • รับเครดิตที่คุณควรจะได้เมื่อเวลามาถึง แต่นี่ไม่ได้หมายถึงการคุยโว แสดงให้คนอื่นเห็นถึงสิ่งที่คุณทำ แต่อย่างน้อยต้องให้หัวหน้ารู้ว่าคุณทำอะไร มีส่วนร่วมตรงไหน และอะไรเป็นผลงานที่คุณทำออกมา
ถ้าปัญหายังคงอยู่...

หากคุณทำทุกอย่าง ทุกวิถีทางในการแก้ไขความผิดพลาดของเพื่อนร่วมงานของคุณ แต่ปัญหาก็ยังคงเกิดขึ้นอยู่ สิ่งที่คุณควรทำมีอยู่ด้วยกันอย่างสองอย่าง คือ พยายามหาทางที่จะไม่ทำงานร่วมกับเขา หรือหาทางพูดคุยปัญหานี้กับหัวหน้าของคุณ อธิบายให้เห็นว่าคุณได้ทำอะไรไปบ้างแล้ว จากนั้นให้ถามเพื่อขอคำแนะนำ อย่ากดดันให้หัวหน้าตัดสินว่า “ใครผิดใครถูก”

แต่หากกรณีที่สถานการณ์รุนแรงมาก เช่นโครงการจะล่มสลายจากความผิดพลาดของเพื่อนร่วมงานของคุณ คุณควรจะขอความช่วยเหลือจากหัวหน้าของเพื่อนร่วมงานของคุณด้วย แต่วิธีการนี้อาจจะหมายถึงความสัมพันธ์ที่ล่มสลายระหว่างคุณและเพื่อนร่วมงานของคุณก็เป็นได้ จึงควรเป็นแนวทางสุดท้ายที่จะทำ พยายามคุยกับเพื่อนร่วมงานของคุณก่อน คุยกับหัวหน้าของคุณ แล้วถ้าไม่เป็นผลจริงๆ จึงค่อยคุยกับหัวหน้าของเพื่อนของคุณ

หวังว่า นี่จะเป็นทิปและเทคนิคเล็กๆน้อยๆที่พอจะช่วยในการขจัดปัญหาความผิดพลาดของเพื่อนร่วมงานของคุณได้บ้าง ไม่ว่าอย่างไร จงพยายามคิดไว้ก่อนว่า เพื่อนร่วมงานของคุณไม่ได้เจตนาที่จะทำให้เกิดความผิดพลาดเหล่านี้ขึ้น เพราะการคิดเช่นนี้จะทำให้คุณสบายใจได้มากขึ้นว่า ความผิดพลาดที่เกิดขึ้นเป็นความผิดพลาดโดยสุจริตใจของเขา


 
อภิวุฒิ พิมลแสงสุริยา
กรรมการผู้จัดการ
บริษัท ออคิด สลิงชอท จำกัด
apiwut@riverorchid.com
www.orchidslingshot.com