เทคนิคในการบริหารเจ้านาย

เมื่อพูดถึงการบริหารจัดการ เกือบทุกคนจะนึกถึงการบริหารจัดการลูกน้อง หลายคนอาจนึกถึงการบริหารจัดการงาน มีบางคนที่นึกถึงการบริหารจัดการเพื่อนร่วมงาน แต่น้อยคนมากที่จะนึกถึงการบริหารจัดการเจ้านาย !
 
บ่อยครั้งที่ผมไปบรรยายเรื่องภาวะผู้นำให้กับองค์กรต่างๆ คำถามหนึ่งที่ถูกถามบ่อยที่สุดคือ “เรื่องที่เรียนนี้สามารถนำไปใช้บริหารจัดการหัวหน้าได้ไหม ?”
 
ถ้าตอบว่า “ไม่ได้” หลายคนถึงกับส่ายหน้า ทำท่าผิดหวัง
 
แต่ถ้าตอบว่า “ได้” ทุกคนหูพึ่ง ท่าทางกระตือรือร้น สนใจฟังขึ้นมาทันที
 
อันที่จริงศาสตร์นี้ไม่ใช่เรื่องใหม่ นักบริหารหลายคนที่มีโอกาสทำงานกับต่างชาติ รู้ดีว่าเมืองนอกมีวิชาการบริหารจัดการหัวหน้า ที่เรียกว่า Managing Up หรือแปลเป็นไทยว่า การบริหารขึ้นข้างบน สอนกันเป็นเรื่องเป็นราวมานานแล้ว
 
วารสารวิชาการชื่อดังอย่าง Harvard Business Review ก็มีบทความชื่อ Managing Your Boss ซึ่งตีพิมพ์มาหลายปี แต่ยังเป็นบทความที่มียอดซื้อและ Download จากผู้สนใจทั่วโลก เป็นอันดับต้นๆ อย่างต่อเนื่องยาวนาน แสดงให้เห็นว่าเรื่องแบบนี้ไม่ใช่มีแต่คนไทยเท่านั้นที่อยากรู้
 
การบริหารจัดการเจ้านาย เป็นเรื่องใกล้ตัวที่อาจถูกมองข้ามไป ลูกน้องหลายคนไม่ประสบความสำเร็จเพราะบริหารเจ้านายได้ไม่ดี ในขณะที่บางคนฉลาดกว่าสามารถจัดการเจ้านายได้อยู่หมัด
เทคนิคเหล่านี้มีคนพูดถึงกันมากมาย ไม่ใช่เรื่องลึกลับอะไร เรียกว่า “ลูกน้องเรียนได้ เจ้านายเรียนดี”
 
วันนี้จึงขอนำเทคนิค 10 ประการในการจัดการเจ้านาย มาสาธยายให้ฟัง
 
1) ค้นหาให้ได้ว่าหัวหน้าให้ความสำคัญกับเรื่องอะไร
เจ้านายแต่ละคนมีสไตล์ในการทำงานไม่เหมือนกัน บางคนอยากให้ลงรายละเอียดเยอะๆ บางคนอยากได้แต่เนื้อๆ บางคนชอบอ่าน บางคนอยากคุยกันแบบเจอหน้า ฯลฯ
การทำงานให้ประสบความสำเร็จ ลูกน้องต้องรู้ให้ได้ว่าเจ้านายสนใจและให้ความสำคัญกับเรื่องอะไร เทคนิคง่ายๆ คือ “ไม่ต้องเดาถามตรงๆ” ว่าหัวหน้าอยากให้รายงานความคืบหน้าบ่อยแค่ไหน ในรูปแบบใด เป็นต้น แล้วจงตอบสนองตามนั้น
 
2) ให้หัวหน้ารับทราบว่าอะไรสำคัญสำหรับคุณ
ในทางกลับกัน การทำงานจะมีประสิทธิภาพมากขึ้น เจ้านายก็ควรทราบด้วยว่าอะไรสำคัญสำหรับลูกน้อง ดังนั้นไม่ต้องรอให้ถาม บอกตรงๆ เลยว่าคุณอยากได้รับการสื่อสารและบริหารจัดการเช่นไร ตัวอย่างเช่น “หากมีความผิดพลาดเกิดขึ้น ขอให้พี่บอกผมตรงๆ ได้ทันที ไม่อยากให้เก็บไว้บอกภายหลัง”
ถ้าบังเอิญความเห็นของคุณกับหัวหน้าไม่ตรงกัน จงหาทางปรับจูนตั้งแต่แรกก่อนที่จะเริ่มต้นลงมือทำงาน คุยกันซะให้เคลียร์จะได้ไม่ต้องผิดใจกันทีหลัง !
 
3) ส่งมอบงานที่ดีที่สุด เพื่อให้เจ้านายดูดี
อย่าเพิ่งเข้าใจผิดคิดว่าเป็นการ “เชลีย” !
ผมหมายถึงเมื่อได้รับมอบหมายงานมา จงตั้งใจทำให้ดีที่สุดและส่งมอบก่อนเวลาที่กำหนด จำไว้ว่าผลงานของคุณก็คือ ผลงานของเจ้านาย หากงานที่ส่งไป ไม่ต้องเสียเวลาแก้ไข เจ้านายนำไปใช้ต่อได้ทันที นอกจากเจ้านายคุณจะดูดีแล้วเขายังมีเวลาไปทำงานอื่นๆ ที่มีคุณค่ามากกว่า
หากทำได้เช่นนี้ … มีหรือที่คุณจะตกต่ำ !
วันหลังคุณขออะไร เจ้านายก็ให้ … เชื่อไหม ?
 
4) ตอบสนองให้เร็วและให้มากกว่าที่ขอ 1 ขั้นเสมอ
เจ้านายหลายคนรู้สึกหัวเสียกับลูก น้องที่ทำตัวเป็นเหมือน “ทองไม่รู้ร้อน” สื่อสารด้วยก็ไม่มีสัญญาณตอบรับ พอถาม...ก็ทำท่างงๆ สั่งงานเสร็จ...ก็เงียบหายไป ส่งอีเมล์...ก็ไม่ตอบกลับมา ฯลฯ ลูกน้องแบบนี้พูดอะไร เจ้านายก็ไม่ฟัง เพราะรู้สึกว่าเป็นคนเฉื่อยชาไม่เอาถ่าน
ดังนั้น หากอยากจะเป็นที่ยอมรับของหัวหน้า เป็นสมบัติล้ำค่าที่หัวหน้าไม่อยากเสียไป พูดหรือให้ความเห็นอะไร ก็ดูมีน้ำหนักเพราะหัวหน้าเชื่อใจ … จงทำทุกอย่างตรงกันข้ามกับที่กล่าวมาข้างต้น … ง่ายๆ เท่านี้เอง
 
5) ทำตัวให้น่าเชื่อถือและเป็นที่ไว้ใจ
หากต้องการทำงานอย่างเป็นอิสระ เจ้านายไม่มาก้าวก่ายหรือเจ้ากี้เจ้าการมากเกินไป ไม่มาคอยสั่งโน่นสั่งนี่จนน่ารำคาญ อยากทำอะไรก็ได้ทำเต็มที่ จงเริ่ิมต้นจาก ทำตามสัญญาที่ให้ไว้ทุกครั้ง หากรับปากว่าจะส่งงานวันไหนก็ส่งตรงเวลา หากรับปากว่าจะหาข้อมูลก่อนแล้วกลับมาแจ้งให้ทราบก็กลับมาตามที่รับปาก 
ทำแบบนี้ให้เสมอต้นเสมอปลาย ไม่ใช่สามวันดีสี่วันแย่ ! ค่อยๆ ทำไป ความเชื่อมั่นคล้ายการลงทุนที่ต้องใช้เวลาสะสมทีละเล็กละน้อยแต่สม่ำเสมอ วันหนึ่งเมื่อจำเป็นต้องใช้ ก็จะมีดอกมีผลที่คุ้มค่า
 
6) เน้นย้ำพฤติกรรมดีๆ ของหัวหน้าที่อยากให้เกิดขึ้นอีก
หลายคนคงไม่ทันคิดว่าลูกน้องก็สามารถแสดงความชื่นชมหัวหน้าได้เช่นกัน โดยเฉพาะเมื่อหัวหน้าแสดงพฤติกรรมบางอย่างที่คุณชอบและอยากเห็นหัวหน้าทำแบบนั้นอีก
ตัวอย่างง่ายๆ แต่ได้ผลจริง เมื่อหลายปีก่อนผมมีเจ้านายคนหนึ่ง แกเป็นคนปากหนัก ชมใครไม่ค่อยเป็น วันหนึ่งไม่รู้อะไรดลใจ อยู่ดีๆ แกเดินมาชมด้วยน้ำเสียงจริงจังและท่าทางจริงใจ
ผมรู้สึกตื่นเต้นและตื้นตันมาก เลยบอกแกไปตรงๆ ว่า “พี่ครับ ตั้งแต่ทำงานด้วยกันมา เพิ่งได้รับคำชมจากพี่เป็นครั้งแรก ผมรู้สึกดีใจมากและเป็นกำลังใจอย่างยิ่งให้ตั้งใจทำงานให้ดียิ่งขึ้น ถ้าโอกาสหน้าผมทำได้ดีอีก อยากให้พี่บอกผมเหมือนอย่างเมื่อกี้นะครับ”
เชื่อไหม เจ้านายผมอายม้วนต้วนไปเลย หลังจากนั้นแกชมมากขึ้นครับ … ไชโย !
 
7) ให้หัวหน้าได้รับรู้ก่อนล่วงหน้า ถึงเหตุการณ์ที่อาจเกิดขึ้น
ไม่มีหัวหน้าคนไหนอยากรู้สึกประหลาดใจ (Surprise) ด้วยข่าวร้ายที่ไม่เคยระแคะระคายมาก่อน
ดังนั้น จงหาโอกาสบอกหรือเตือนหัวหน้าเสมอๆ ถึงสิ่งที่อาจจะเกิดขึ้น ที่สำคัญจงบอกด้วยว่าคุณได้ทำอะไรไปแล้วบ้าง ตอนนี้กำลังทำอะไรอยู่และวางแผนจะทำอะไรต่อไปกับเหตุการณ์นี้ เพื่อจะได้ไม่ดูตื่นตระหนกจนเกินไป
 
8) หากมีปัญหาจงพาคำตอบไปด้วย
ในฐานะหัวหน้า ผมพบว่าลูกน้องหลายคนมีแต่ “คำถาม” ไม่มี “คำตอบ” หรือถ้าไม่ถามกลับไป ก็ไม่คิดจะหาคำตอบมาก่อน ลูกน้องเหล่านี้ ในสายตาผม เขาเป็นลูกน้องธรรมดาๆ คนหนึ่งที่ไม่แตกต่างจากลูกน้องคนอื่นๆ เพราะลูกน้องส่วนใหญ่ก็เป็นอย่างนี้ ดังนั้นสำหรับผม เขาคือ Nobody !
แต่มีลูกน้องบางคนที่แปลกกว่าคนอื่น ตรงที่ทุกครั้งที่มีคำถามก็มีคำตอบมาด้วยเสมอ แม้จะถูกบ้างผิดบ้างแต่ก็ตั้งใจไปคิดหาคำตอบมา สำหรับคนแบบนี้ เขาเป็น Somebody ในสายตามผม !
หลักการง่ายๆ เวลา Somebody พูดอะไร ผมจะตั้งใจฟัง แต่ถ้า Nobody พูดอะไร ผมก็ปล่อยให้ผ่านๆ ไป
 
 9) เมื่อไม่มีความสุข จงรีบบอกหัวหน้า
อย่าปล่อยให้สถานการณ์บางอย่างที่ไม่พึงประสงค์ ค่อยๆ กัดกินความสุขในการทำงานของคุณไปโดยไม่พูดอะไร เพียงเพราะหวังว่าเวลาน่าจะช่วยแก้ปัญหาได้
ในขณะเดียวกัน อย่าคาดหวังให้หัวหน้าเดาความรู้สึกของคุณ หากเป็นเรื่องสำคัญจงรีบบอกอย่างสร้างสรรค์และให้เกียรติ อย่าเล่นเกมหรือข่มขู่เด็ดขาด แต่จงหารือเพื่อหาทางออกร่วมกัน
นิสัยของคนไทยอย่างหนึ่งคือไม่ค่อย ยอมบอกความรู้สึกของตนเอง แต่คาดหวังให้คนอื่นต้องรับรู้ พอเวลาผ่านไป รอจนทนไม่ไหวก็โพล่งออกไปว่า “อันที่จริงไม่อยากพูดแต่...” จึงอยากเสนอว่า “อันที่จริงควรพูดตั้งแต่แรก” จะดีกว่านะครับ
 
10) จงพูดลับหลังเจ้านาย
เปล่าครับ ไม่ได้สอนให้นินทา แต่ต้องการจะบอกว่าเมื่ออยู่ลับหลังเจ้านาย จงพูดเกี่ยวกับเขาในทางสร้างสรรค์ โดยเฉพาะกับหัวหน้าโดยตรงของเจ้านายเราเอง
การให้เกียรติเจ้านายลับหลัง มีพลังมากกว่าที่คุณคิด เชื่อผมครับว่าหน้าต่างมีหูประตูมีตา คุณพูดอะไร ไม่นานก็ถึงหูเขา
 
คำเตือน จงทำด้วยความจริงใจเพราะใครๆ ก็ดูออกว่าคุณหมายความอย่างที่พูดหรือไม่ 
หากทำตาม 10 วิธีข้างต้น รับรองได้ว่าคุณจะเป็นขวัญใจที่เจ้านายทุกคนเกรงใจ ต่อไปพูดอะไรก็ดูน่าเชื่อถือ ที่สำคัญจะมีอิสระในการทำงานอย่างที่อยากได้
ไม่เชื่อลองดู...
 
อภิวุฒิ พิมลแสงสุริยา
กรรมการบริหาร
สลิงชอท กรุ๊ป
ที่มา: SME Thailand (November 2014)