เทคนิคการรับมือกับงานหนัก

ไม่ว่าจะกับใคร ไม่ว่าจะเมื่อไร ไม่ว่าจะที่ไหน ต้องมีคนพูดให้ฟังเสมอเกี่ยวกับการทำงานหนัก ความเครียดและปัญหาต่างๆ ของการทำงาน วันก่อนผมมีโอกาสอ่านบทความเกี่ยวกับการรับมือกับงานหนักเรื่องหนึ่ง ซึ่งมองว่าน่าจะเป็นประโยชน์สำหรับใครหลายๆคนที่กำลังคิดว่าตนเองหรือคนใกล้ตัวกำลังทำงานหนักอยู่ จึงขอนำมาเล่าให้ฟัง

สิ่งแรกที่เขาแนะนำคือการวางแผนและจัดลำดับความสำคัญของงาน แน่นอนว่าสองสิ่งนี้เป็นสิ่งที่ควรทำอยู่ตลอดเวลาและทำให้เป็นนิสัยด้วย ไม่ใช่พอเริ่มรู้สึกว่างานหนัก มีแรงกดดันจากคนรอบข้างมากขึ้น แล้วจึงค่อยลงมือทำ

การวางแผนและจัดลำดับความสำคัญนั้น เริ่มต้นจากการวินิจฉัยว่า งานที่ทำเป็นงานที่สามารถทำได้คนเดียวหรือต้องทำร่วมกันเป็นทีม ถ้าเป็นงานที่ทำได้คนเดียว การวางแผนและจัดลำดับความสำคัญอาจสับสนวุ่นวายน้อยกว่า กรณีที่ต้องทำกันเป็นทีม

หากงานที่ได้รับ ต้องทำกันเป็นทีม สิ่งสำคัญที่สุดคือการสื่อสาร โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าคุณเป็นหัวหน้าทีมด้วยแล้ว โปรดอย่าคิดเอาเองว่าทุกอย่างจะเรียบร้อย ทุกคนในทีมคงเข้าใจงานที่ต้องทำตรงกัน เพราะประสบการณ์และสถิติยืนยันว่า “มันไม่ได้เป็นเช่นนั้น”

ดังนั้นถ้าเป็นไปได้ ควรมีการประชุมทีมเสมอ ๆ ทั้งการประชุมรวมกันทั้งทีมและการแยกประชุมกับสมาชิกในทีมแต่ละคน อย่างน้อยให้ได้สักสัปดาห์ละครั้ง ทั้งนี้เพื่อตรวจสอบความคืบหน้า รับทราบปัญหา หาทางแก้ไขและป้องกัน รวมทั้งเตรียมตัวรับสถานการณ์ไว้ล่วงหน้า และหากงานของทีมกำลังอยู่ในช่วงเข้าด้ายเข้าเข็มด้วยแล้วละก้อ การประชุมและพูดคุยกันยิ่งต้องถี่มากขึ้น บางทีอาจต้องประชุมกันวันละครั้งในตอนเข้า ก็เป็นไปได้ ... เชื่อผม ผมไม่เคยเห็นองค์กรไหนหรือทีมงานใด มีการสื่อสารมากเกินไปเลย ส่วนใหญ่มีปัญหาสื่อสารกันน้อยเกินไปทั้งนั้น ดังนั้นหากคุณกำลังเริ่มกังวลว่า การพูดคุยกันบ่อย ๆ จะทำให้สื่อสารกันมากเกินไปหรือไม่ ... อันนี้ไม่ต้องกังวล ผมให้ความมั่นใจกับคุณได้ว่า “มากไปย่อมดีกว่าน้อยไป” แน่นอน


ที่ผ่านมา บางคนมองว่า การทำงานหลายๆอย่างได้ในเวลาเดียวกันเป็นสิ่งที่ดี ผมไม่เถียงถ้าหากสามารถทำให้ผลงานออกมาดีได้โดยไม่หลุดเลยด้วย แต่ผลการวิจัยเกี่ยวกับการทำงานของสมองคนเรา เขาพบว่าการทำอะไรหลายอย่างพร้อมๆกัน ทำให้มีข้อมูลจำนวนมากวิ่งเข้ามาในสมอง ซึ่งสมองของคนเราไม่สามารถรองรับข้อมูลได้ทั้งหมด ผลที่ตามมาคือการเลือกรับข้อมูลบางส่วนและไม่รับข้อมูลส่วนที่เหลือ ปัญหาก็คือ งานหลุดหรือขาดรายละเอียดที่ควรมี เป็นต้น
  • ผมไม่ได้ห้ามคุณทำงานหลายๆอย่างพร้อมกัน เพียงแค่ต้องการชี้ให้เห็นถึงข้อเสียของการทำงานหลายอย่างในเวลาเดียวกันเท่านั้น อย่างไรก็ดี เป็นที่เข้าใจได้ว่าการต้องทำงานหนักและทำหลาย ๆ อย่างในเวลาเดียวกัน อาจไม่ใช่สิ่งที่เราเลือกแต่เกิดจากการถูกสั่งหรือเหตุการณ์บังคับให้ต้องทำ และหากโชคร้าย เผอิญคุณตกอยู่ในสถานการณ์เช่นนี้จริง ๆ ผมมีข้อแนะนำสัก 4-5 ข้อ ดังนี้
  • คนเราอาจรู้สึกดีขึ้น ถ้าได้รู้ว่า เราไม่ได้เป็นคนๆเดียวที่ต้องทำงานหนักและมีความเครียด ลองมองไปรอบๆตัว แล้วจะพบว่า หลายๆคนที่คุณเห็น ก็กำลังลงเรือลำเดียวกันกับคุณอยู่
  • กระจายออกหรือกำจัดไป หลังจากที่ได้จัดลำดับความสำคัญของงานแล้ว อาจพบว่ามีงานบางอย่างที่สามารถส่งต่อให้คนอื่นทำได้ และอาจจะมีงานบางอย่างที่สามารถกำจัดทิ้งไปได้เลย สิ่งสำคัญคือ คุณต้องทำให้คนอื่นเห็นว่างานที่กระจายหรือกำจัดไปนั้น เป็นงานที่ไม่จำเป็นต้องทำ หรือเป็นงานที่ไม่สามารถทำได้ หรือเป็นงานที่ทำได้แต่อาจจะไม่ดีเท่าให้คนอื่นทำ หรือหากคุณใช้เวลาในการทำงานชิ้นนั้นไปทำงานอย่างอื่น จะได้ผลลัพธ์ในภาพรวมที่ดีกว่า เป็นต้น
  • ตัวคุณเป็นสินทรัพย์ที่สำคัญที่สุด เราทุกคนล้วนเป็นมนุษย์ไม่ใช่เครื่องจักรที่จะสามารถทำงานได้ตลอดเวลา ดังนั้นจึงควรเรียนรู้ที่จะดูแลตนเอง เรียนรู้จังหวะของชีวิต หาเวลาสักนิดในการออกกำลังกายและทานอาหารที่มีประโยชน์ เพราะการออกกำลังกายและอาหารที่ดีจะทำให้คุณมีสุขภาพที่แข็งแรงและเพิ่มพลังในการทำงานให้กับตัวคุณเองได้
  • มีแสงสว่างที่ปลายอุโมงค์เสมอ แม้ในตอนนี้อาจจะยังไม่เห็น หรือยังไม่เชื่อ แต่สถานการณ์ที่เป็นอยู่นี้จะค่อยๆดีขึ้นเมื่อเวลาผ่านไป หากคุณเข้าใจสัจจธรรมเรื่องนี้ ทัศนคติเกี่ยวกับงานของคุณก็จะดีขึ้น
  • จงมองว่า งานที่ทำอยู่กำลังสร้างโอกาสในการเรียนรู้ให้กับตัวเอง แล้วคุณจะพบว่าคุณสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพและประสิทธิผลภายใต้เงื่อนไขและข้อจำกัดมากมายได้อย่างไม่ยากเย็นนัก
  • หวังว่า เทคนิคหรือวิธีคิดในการรับมือกับงานมากและหนักนี้ จะช่วยให้คุณทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพมากยิ่งขึ้น ...หรือผมกำลังเข้าใจผิด คุณไม่ได้มีงานเยอะขนาดนั้น !
     
อภิวุฒิ พิมลแสงสุริยา
กรรมการผู้จัดการ
บริษัท ออคิด สลิงชอท จำกัด
apiwut@riverorchid.com
www.orchidslingshot.com