Q : อยากให้ลูกน้องทำงานเสร็จตามที่ได้รับมอบหมาย ซึ่งปัจจุบันนี้ทำเสร็จบ้าง ไม่เสร็จบ้าง การจะเข้าไปติดดามใกล้ชิดมากๆ ก็ไม่ใช่สไตล์ของตนเอง ปัจจุบันได้แต่บอก ขอร้อง ซึ่งก็ดีขึ้นบ้างเป็นบางครั้ง ตอนนี้เลยไม่รู้จะทำอย่างไรดี

A : การมอบหมายงานที่มีประสิทธิภาพ มี 6 ขั้นตอน ... เริ่มต้นมอบหมายงานตามแนวทางนี้ก่อน

1) เลือกผู้ที่จะรับมอบหมายงานให้เหมาะสม อธิบายให้ชัดเจนว่าเหตุใดจึงเป็นเขา/เธอ ที่ได้รับมอบหมายให้ทำงานนั้นๆ

2) อธิบายผลลัพธ์สุดท้ายที่ต้องการเห็นให้ชัดเจน เช่น มอบหมายให้ไปทำรายงานมาหนึ่งฉบับ ต้องอธิบายหน้าตาสุดท้ายของรายงานที่ต้องการเห็นให้ชัดเจน เพื่อป้องกันความเข้าใจผิด แล้วทำกลับมาน้อยหรือมากกว่าที่ต้องการ

3) กำหนดเวลาส่งมอบให้ชัดเจน อย่าบอกว่า “พี่ขออาทิตย์หน้า ” ให้บอกว่า “พี่ขอ 9 โมงเช้า วันอังคารหน้า ” เป็นต้น

4) อย่าถามว่า “เข้าใจงานที่มอบให้ไหม ” ให้ถามว่า “มีคำถามหรือข้อกังวลอะไรหรือไม่ ” หากไม่มี ...

5) ให้ถามถึงสิ่งที่จะไปดำเนินการต่อ หลังจบการสนทนานี้ เช่น พูดว่า “ลองเล่าให้ฟังคราวๆ ซิว่า หลังจากคุยกันเสร็จ ออกจากห้องพี่ไป จะไปทำอะไร ” เป็นต้น หลังจากนั้นรับฟังแนวทางที่ลูกน้องคิดว่าจะนำไปดำเนินการ หากฟังสัก 4-5 ขั้นตอนแล้วคิดว่าถูกต้อง ดำเนินการต่อในข้อ 6 แต่หากสิ่งที่จะไปดำเนินการไม่ชัดเจนหรือไม่ถูกต้อง ให้ใช้เวลาเพิ่มขึ้นในการอธิบายแนวทางที่ควรไปดำเนินการ

6) หากงานที่มอบให้ทำ มีระยะเวลาในการดำเนินการเกินกว่า 2 อาทิตย์ ให้ตกลงระยะเวลาในการติดตามความคืบหน้าระหว่างทาง ให้ชัดเจน

หลังจากมอบหมายตาม 6 ขั้นตอนข้างต้นแล้ว ให้ติดตามผลตามที่ตกลงกันไว้ในข้อ 6

ในการทำงาน ไม่ควรใช้ “สไตล์ของตนเอง ” เป็นแนวทางในการบริหารจัดการ เช่น เป็นคนไม่ชอบตามงานคนอื่นเลยไม่ตาม เป็นต้น แต่ให้บริหารงานตามความจำเป็นที่ต้องทำ เช่น พนักงานคนนี้ ส่งงานไม่ตรงเวลาบ่อยๆ รับปากแล้ว ไม่ค่อยกลับมาตามที่ตกลงกัน แบบนี้จำเป็นต้องมีการติดตามที่ใกล้ชิดมากขึ้น ก็ควรทำ ไม่ใช่คิดว่า “ไม่ใช่สไตล์ของเรา ” เป็นต้น

ลองทำดู ใหม่ๆ อาจรู้สึกอิหลักอิเหลื่อบ้าง เพราะไม่คุ้นชิน แต่หากพยายามฝืนทำในตอนแรกๆ สักระยะจะสามารถทำได้โดยธรรมชาติ

หัวใจสำคัญของการมอบหมายงานคือ การกำหนดเวลาส่งมอบให้ชัดเจน และตกลงเวลาในการติดตามความคืบหน้าระหว่างทางตั้งแต่ตอนมอบหมาย หากทำ 2 อย่างนี้ได้อย่างสม่ำเสมอ รับรองว่าประสิทธิภาพในการทำงานจะดีขึ้นอย่างแน่นอน
 



อภิวุฒิ พิมลแสงสุริยา
กรรมการบริหาร
สลิงชอท กรุ๊ป

ที่มา : Manager Online 28 เม.ย 60