สร้างความสำเร็จให้กับแผนงานนอกเวลา

นอกจากงานประจำที่ทำอยู่ หลายครั้งหลายคราเรามักได้งานเสริมเข้ามาให้ทำหรือให้ช่วยเสมอ ยกตัวอย่างเช่น องค์กรส่งไปอบรม เมื่อจบแล้วมักมีการทำแผนปฏิบัติ (Action Plan) เพื่อพัฒนาตนเองเพิ่มเติม หรือบางทีองค์กรมีโครงการใหม่ ๆ ต้องการคนจากหลากหลายฝ่ายมาช่วยกัน เราก็กลายเป็นตัวแทนของฝ่ายเข้าไปทำงานโครงการนั้นโดยปริยาย

ต้องยอมรับว่า สิ่งที่เกิดขึ้นนี้ ล้วนไม่ใช่งานหลักของเราทั้งสิ้น สิ่งที่ตามมาคือ การให้ความสำคัญกับงานแบบนี้จะมีน้อย (Low Priority) บางทีก็ลืมที่จะทำหรือไม่ได้ทำเพราะไม่มีเวลา ในทางกลับกัน บางครั้งเราอาจเป็นต้องเป็นโต้โผในการทำโครงการบางอย่าง ซึ่งต้องได้รับความร่วมมือจากหน่วยงานอื่น ๆ ด้วยเช่นกัน เหตุการณ์คล้ายกันจะเกิดขึ้น คือ ความร่วมมือและความใส่ใจในการทำงานที่ไม่ใช่งานหลักของคนที่เราไปขอความช่วยเหลือ จะต่ำตามไปด้วย

เมื่อเป็นเช่นนี้ ควรทำอย่างไรดี

ผมมีข้อคิดมาแบ่งปันกันสัก 2-3 ประเด็น

เริ่มจากแผนปฏิบัติการส่วนบุคคลก่อน หมายถึงแผนงานที่วางไว้ว่าจะทำและสามารถทำได้เอง โดยไม่ต้องยุ่งเกี่ยวกับคนอื่น ยกตัวอย่างเช่นตอนต้นปี หลายคนวางแผนไว้ว่าจะทำอะไรให้สำเร็จบ้าง แต่บางครั้งจนถึงปลายปีแผนเหล่านั้นก็ยังคืบหน้าไปไม่ถึงไหน สำหรับกรณีอย่างนี้ สิ่งที่อยากแนะนำ คือ

จดบันทึกสิ่งที่ทำในแต่ละวัน การจดบันทึกนี้ส่วนมากจะรวมถึงการบันทึกการใช้เวลาของคุณเอง ขั้นตอนหรือกระบวนการต่างๆที่ได้ทำไป แม้จะเป็นการทำเพียงเล็กน้อยก็ตาม ความคิดเห็นจากคนอื่นๆ ว่าอะไรที่ทำได้ดีและอะไรที่ยังทำได้ไม่ดี รวมถึงการเปลี่ยนแปลงต่างๆที่เกิดขึ้น พยายามเขียนให้ได้อย่างน้อยวันละ 3-4 บรรทัดและในช่วงปลายสัปดาห์ จงนำสิ่งที่บันทึกไว้มาพิจารณาดูว่ามีความคืบหน้าอะไรบ้างและมีอะไรที่ยังไม่ได้ทำ ปัญหาหรืออุปสรรคคืออะไร

นอกจากนี้ คุณอาจจะหาใครสักคนมาเป็นโค้ช เป็นพี่เลี้ยง หรือเป็นคู่หูเพื่อให้ช่วยสนับสนุนแผนงานของคุณ เลือกคนที่สามารถถามและขอความช่วยเหลือหรือขอคำแนะนำได้ ให้เข้ามามีส่วนในการดึงแผนงานที่ออกนอกกรอบ กลับเข้าสู่ภาวะปกติ และที่สำคัญ อย่าลืมคุยให้เขาฟังเกี่ยวกับความสำเร็จในงานที่ได้ทำไป แม้จะเป็นความสำเร็จเล็กๆน้อยๆ หรือแบบง่ายๆ แต่มันก็มีส่วนช่วยในการสร้างแรงจูงใจในการทำงานให้กับคุณได้

ลำดับต่อไปลองมาดูแผนปฏิบัติที่ต้องทำงานเป็นทีมบ้าง ถ้าคุณต้องการให้แผนงานประสบความสำเร็จ สิ่งสำคัญอย่างแรกคือ การแจกแจงหน้าที่ความรับผิดชอบให้ลูกทีมแต่ละคน เข้าใจว่าตนเองนั้นมีหน้าที่ความรับผิดชอบอะไร และหน้าที่ความรับผิดชอบเหล่านั้น มีผลอย่างไรต่อแผนงานในภาพรวมถ้าตนเองทำงานไม่สำเร็จ

นอกจากนี้ ในการประชุมแต่ละครั้ง ควรมีการบันทึกการประชุมอย่างชัดเจน และต้องแจกบันทึกการประชุมนี้ให้ทุกคนได้รับทราบหลังจากการประชุมจบสิ้นลง ชี้ให้ชัดว่าใครต้องทำอะไรต่อไปและต้องเสร็จภายในเวลาเท่าใด

การกำหนดระยะเวลาในการทำงานเป็นเรื่องสำคัญ เพราะการไม่กำหนดอะไรเลย งานนั้นๆอาจถูกเลื่อนเวลาออกไปเรื่อย ๆ พยายามติดตามงานและจัดประชุมอย่างสม่ำเสมอ เพื่อเป็นการชี้แจงถึงความคืบหน้าในงานที่แต่ละคนรับผิดชอบอยู่

ถ้าเป็นไปได้ งานดังกล่าวควรมีการเชื่อมโยงกับการประเมินผลการปฏิบัติงานประจำปีด้วย เพราะนี่จะทำให้คนทำงานรู้สึกถึงความสำคัญของงานที่ตนเองทำมากขึ้น

สุดท้ายสำหรับคนที่มีหน้าที่ในการทำงานที่มีแผนงานในระดับที่ต้องขับเคลื่อนทั้งองค์กรหรือต้องได้รับความร่วมมือจากหลากหลายส่วนงาน ยกตัวอย่างเช่น ฝ่ายการตลาดที่ต้องดูแลเรื่องการใช้ตราสัญลักษณ์ (Logo)  ของพนักงานในองค์กร หรือฝ่ายพัฒนาองค์กรที่ต้องได้รับความร่วมมือของคนในองค์กร ในการพัฒนาองค์กรให้ก้าวหน้า เป็นต้น

สำหรับแผนปฏิบัติงานที่ต้องการความร่วมมือจากทั้งองค์กรนั้น สิ่งสำคัญอย่างแรกที่เจ้าของโครงการต้องทำ คือการได้รับแรงสนับสนุนจากผู้บริหารระดับสูงขององค์กร เข้ามามีส่วนร่วมในโครงการดังกล่าว อาจจะเข้ามาเป็นกรรมการของโครงการ หรือเข้ามาเป็นผู้นำในด้านการเปลี่ยนแปลงที่ ช่วยขับเคลื่อนโครงการหรือองค์กรไปข้างหน้า

ถัดมาเป็นการหาเวลาในการประชุมระหว่างผู้ที่ต้องบริหารโครงการด้วยกัน เพื่อปรึกษากันในเรื่องกลยุทธ์ ความคืบหน้าต่างๆ การปรับแผนงานหรือการเปลี่ยนแปลงแผนงาน (ถ้าจำเป็น) ซึ่งการประชุมลักษณะนี้ ควรมีการกำหนดให้ชัดเจนว่าจะใช้เวลาเท่าใด ถี่ห่างอย่างไร

ชี้และคอยเตือนให้ทุกคนที่เกี่ยวข้องเข้าใจว่า อย่าให้งานประจำที่ทำอยู่ ทำให้งานโครงการเพื่อส่วนร่วมแบบนี้ หมดความสำคัญไป

สุดท้ายถ้าเป็นไปได้ ลองนำที่ปรึกษาหรือผู้เชี่ยวชาญจากภายนอกเข้ามาร่วมในโครงการ เพราะคนเหล่านี้อาจช่วยให้มุมมองที่แตกต่างจากที่เรามองอยู่ และด้วยประสบการณ์ความสามารถที่มีมาจากภายนอก จะทำให้พวกเขามองโครงการในมุมมองที่ไม่ใช่แค่เพียงจากภายในองค์กรเท่านั้น

ต้องบอกว่า แม้ผลลัพธ์แห่งความสำเร็จของงานเหล่านี้จะไม่เห็นอย่างเด่นชัดเหมือนงานประจำ แต่ก็ยังให้รางวัลกับคนทำในเชิงของความภาคภูมิใจ การเติบโตหรือการพัฒนาเรียนรู้ ทุกอย่างขึ้นอยู่กับมุมมองของเราเอง

 

 

อภิวุฒิ พิมลแสงสุริยา

กรรมการบริหาร

บริษัท ออคิด สลิงชอท จำกัด

apiwut@riverorchid.com

www.orchidslingshot.com