ประชุมอย่างมืออาชีพคุณก็ทำได้

แค่เลือกระดับการพูดคุยให้ชัดเจน 

การประชุมกับการทำงานในองค์กรดูเหมือนเป็นของคู่กันซะแล้ว คำกล่าวทีเล่นทีจริงที่มักจะได้ยินกันอยู่เสมอว่า “เค้าจ้างเรามาประชุม” ดูจะไม่เกินเลยความเป็นจริงเท่าไหร่ หากนับเวลาที่แต่ละองค์กรใช้ไปกับการประชุม ผู้บริหารระดับสูงในหลายๆองค์กร ใช้เวลามากถึง 40-50% ของการทำงานไปกับการประชุม หลายครั้งประชุมเสร็จกลับไม่ได้ข้อสรุปอะไรที่เป็นชิ้นเป็นอัน เคยมั๊ยครับที่ประชุมเสร็จได้ข้อสรุปว่า จะประชุมกันอีกทีเมื่อไหร่ ระหว่างการประชุมแบบนี้หลายท่านอาจเคยคิดในใจว่า “เสียเวลาจริงๆเลย น่าจะเอาเวลาไปทำอะไรอย่างอื่นที่มีประโยชน์​กว่านี้”  คงจะดีถ้ามีเครื่องมือที่ช่วยทำให้การพูดคุยจำกัดวงอยู่ในหัวข้อสำคัญและใช้เวลาสั้นที่สุดในการหาข้อสรุปพร้อมแผนปฎิบัติที่ชัดเจนสำหรับทุกฝ่าย 

 

 วันนี้เลยอยากเอาโมเดลง่ายๆ ที่ช่วยให้การพูดคุยอยู่ในประเด็นอย่างสม่ำเสมอมาเล่าให้ฟังเผื่อหลายท่านจะได้นำไปปรับใช้ครับ ในหนังสือเรื่อง “Quiet Leadership” เดวิด ร็อค ผู้แต่ง ซึ่งเป็น กูรูด้านสมองกับภาวะผู้นำ ได้เขียนถึง “Choose Your Focus Model” หรือ โมเดลการเลือกระดับของประเด็นในการพูดคุยให้ชัดเจน  ซึ่งเป็นโมเดลที่ช่วยให้การพูดคุย มีประสิทธิภาพมากขึ้น ทั้งในการพูดคุยตัวต่อตัวและการประชุมเป็นกลุ่ม เป็นเครื่องมือง่ายๆที่ ทำให้เกิดความตระหนักรู้ว่า เรากำลังใช้เวลากับหัวข้อหรือประเด็นที่จะช่วยพาเราไปข้างหน้าเพื่อได้ผลลัทธ์ของการประชุมหรือไม่  หรือว่าเรากำลังใช้เวลาอยู่กับหัวข้อประเด็นที่พาเราวนอยู่ในอ่าง “Choose Your Focus Model” แบ่งประเด็นการพูดคุยเป็น 5 ระดับ คือ 1. การกำหนดเป้าหมายหรือภาพแห่งความสำเร็จ (Vision) 2. การวางแผน (Planning) 3. การลงรายละเอียด (Detail) 4. การพูดถึงปัญหา (Problem) และ 5. การระบายอารมณ์ความรู้สึก (Drama)  

1.       การกำหนดเป้าหมายหรือภาพแห่งความสำเร็จ (Vision) ระดับนี้เป็นช่วงที่ เราพูดคุยทำความเข้าใจถึงเป้าหมาย “อะไร”ที่เราต้องการจากการประชุมนี้ และ “ทำไม”  เป้าหมายนั้นจึงเป็นเรื่องสำคัญ การประชุมหลายครั้ง เราละเลยที่จะทำภาพตรงนี้ให้ชัดทำให้ทิศทางการประชุมไม่ชัดเจน 

2.       การวางแผน (Planning) ระดับนี้เป็นช่วงที่เราวางแผนว่าจะไปถึงเป้าหมายได้อย่างไรโดยกว้างๆ ยังไม่ลงรายละเอียด เช่น การประชุมเรื่องการจัดทริปไปเที่ยวปลายปี หากเป้าหมายคือ การเดินทางจากกรุงเทพไปเชียงใหม่อย่างสนุกสนานราบรื่นที่สุด ในช่วงการวางแผนเราคงไม่ลงรายละเอียดว่าจะเดินทางโดยใช้เส้นทางไหนอย่างไร ก่อนอื่นต้องตกลงกันก่อน ว่าจะไปเมื่อไหร่ สองคือกำหนดว่าจะเดินทางด้วยวิธีไหน จะไปโดยรถโดยสาร รถไปหรือเครื่องบิน ขั้นที่สามคือกำหนดเกณฑ์หรือข้อจำกัดต่างๆ เช่น งบประมาณ ต้องการชมวิวหรือไม่ เวลาที่มีในการเดินทาง สุดท้ายคือการเลือกว่าวิธีการเดินทางไหนผ่านเกณฑ์ได้ดีที่สุด จะเห็นว่ายังไม่มีการลงรายละเอียดเลยนะครับ แค่กระบวนการเลือก 

3.       การลงรายละเอียด (Detail) เป็นขั้นตอนที่สำคัญในการวางแผน แต่เมื่อไหร่ที่เราเริ่มคุยในรายละเอียดโดยไม่กำหนดแนวทางที่ชัดเจน เรามีแนวโน้มจะออกนอกเรื่องและเริ่มวนอยู่ในอ่าง เพราะฉะนั้นเมื่อไหร่ก็ตามที่คุณรู้สึกว่า การพูดคุยเริ่มไม่ค่อยไปไหนให้ถามตัวเองว่า เรากำลังพูดคุยอยู่ในระดับใด และเราจะกลับไปที่เป้าหมายและการวางแผนได้อย่างไร ถามตัวเองและที่ประชุมอีกครั้งว่า เราอยากได้อะไรจากพูดคุยนี้ แล้วเราจะใช้เกณฑ์หรือกระบวนการอะไรในการไปสู่เป้าหมายนั้น 

4.       การพูดถึงปัญหา (Problem) เป็นขั้นตอนสำคัญ แต่ไม่ควรใช้เวลามากเกินไปในการย้อนกลับไปหาสาเหตุ เช่น ใครทำแล้วทำไม ถึงทำแบบนั้น ไม่ใช่ว่าเราละเลิกและเพิกเฉยกับการแก้ปัญหาในทางกลับกัน หากเราพูดคุยในระดับ เป้าหมายกับการวางแผนให้ชัด เราจะใช้เวลาส่วนใหญ่ในการหาทางออกให้กับปัญหาไม่ใช่จมอยู่กับปัญหา คำถามสำคัญที่ต้องถามคือ จากสถานการณ์หรือปัญหาที่เกิดขึ้น เราอยากได้อะไรหรืออยากให้อะไรเกิดขึ้น และวิธีการที่จะช่วยเราให้ไปถึงเป้าหมายนั้นคืออะไร 

5.       การระบายอารมณ์ความรู้สึก (Drama) เป็นช่วงที่คนระบายความรู้สึกใส่ อารมณ์ บ่น หลายครั้งเราช่วยกันเสริมต่อกัน สุดท้ายไม่ได้ผลลัพธ์ อะไร ได้แต่ความสะใจกับอารมณ์ที่ขุ่นมัว ที่เลวร้ายกว่านั้นคำพูดบางคำอาจทำให้เกิดการกระทบกระทั่งกันในที่ประชุมเกิดความบาดหมางกันอีก การพูดคุยในระดับนี้จึงเป็นเรื่องที่ควรหลีกเลี่ยงด้วยประการทั้งปวง เมื่อรู้ตัวต้องถามคำถามเพื่อเน้นวัตถุประสงค์และการวางแผนใหม่ แต่ถ้าไม่สามารถพาทุกคนกลับไปสู่การพูดคุยในระดับเป้าหมายหรือการวางแผนได้ คุณอาจเสนอให้พักการประชุมหรือเลื่อนการประชุม ออกไปก่อนรอให้อารมณ์สงบแล้วค่อยคุยกันจะดีกว่า 

 

เพื่อให้ได้การประชุมที่มีประสิทธิภาพ เราควรใช้เวลามากว่า 80% ในสองช่วงแรก คือการกำหนดเป้าหมายและการวางแผนให้ชัดเจน แต่เราพบว่าคนส่วนใหญ่มักมีแนวโน้มในการข้ามไปคุยเรื่องรายละเอียด ปัญหา และการระบายอารมณ์ความรู้สึกก่อน แต่ไม่ต้องห่วงครับ หัวใจของการสื่อสาร คือการตระหนักรู้ ซึ่งต้องฝึกฝนเยอะๆ เมื่อคุณรู้จัก โมเดลนี้ คุณจะเริ่มสังเกตุเห็นและเริ่มที่จะหลีกเลี่ยง การพูดคุยในระดับ รายละเอียด ปัญหา และการระบายอารมณ์ความรู้สึกได้ดีขึ้นเรื่อยๆ วิธีการนำโมเดลไปใช้อย่างง่ายๆเพื่อให้ทุกคนเพิ่มความตระหนักรู้ถึงระดับการพูดคุยคือ การสอนให้ที่ประชุมเข้าใจ ถึงแนวคิดนี้ก่อนเข้าประชุม  แล้วเขียนหรือพิมพ์ 5 ระดับของการพูดคุยแปะไว้ในที่ๆ เห็นได้ชัดระหว่างการประชุม เพื่อเป็นตัวช่วยเตือน ให้ทุกคนช่วยกันประชุมอย่างมืออาชีพ ประชุมโดยเน้นทางออกไปสู่เป้าหมายอย่างสม่ำเสมอ

 

จิรโรจน์ ติกกะวี
Director-Business Development & Strategy

สลิงชอท กรุ๊ป

ที่มา : โพสต์ทูเดย์ 5 ม.ค.57