บริหารผลงานให้มีประสิทธิภาพ ตอนที่ 2

ครั้งที่แล้วได้เล่าถึงแนวทางในการเพิ่มประสิทธิภาพการบริหารผลการทำงานที่เสนอแนะโดย Tony DiRomualdo นักวิจัยอาวุโสที่มีผลงานตีพิมพ์ในวารสารธุรกิจชื่อดังอย่าง “Sloan Management Review” ไปแล้ว  4  ประเด็น ได้แก่:
1.การกำหนดทักษะความรู้ความสามารถ (Competency) ให้ชัดเจน
2.การสร้างวัฒนธรรมการให้ข้อมูลป้อนกลับ (Feedback Culture)
3.การให้ความรู้กับผู้ที่เกี่ยวข้องทุกคนในเรื่องการบริหารผลการทำงาน  3 ขั้นตอน
4.การแตกเป้าหมายใหญ่ให้เป็นเป้าหมายย่อย
วันนี้มาคุยกันต่ออีก 4 ปัจจัยที่จะช่วยเพิ่มประสิทธิภาพของการบริหารผลงาน ตามแนวความคิดของ Ton DiRomualdo
กำหนดให้ “การพัฒนาพนักงาน” (Developing Team Potential) เป็นหน้าที่และความรับผิดชอบโดยตรงของหัวหน้าทุกระดับและหากต้องการให้ได้ผลดี Tony แนะนำว่าควรระบุลงในใบกำหนดหน้าที่งาน (Job Description) ของหัวหน้า กำหนดเป็นหนึ่งในตัวชี้วัดความสำเร็จในการทำงาน (KPI) และเป็นหนึ่งใน Leadership Competency ขององค์กรด้วยเลย ปัญหาในหลายๆ องค์กรเกิดขึ้นเพราะบุคลากรในองค์กรคิดว่าการพัฒนาเป็นหน้าที่และความรับผิดชอบของหน่วยงาน HR เท่าน้ั้น อันที่จริงการพัฒนาหลายๆ ครั้งที่ผ่านมาในหลายๆ องค์กร ไม่ได้ผลและสูญเงินเปล่า ไม่ใช่เพราะ HR ไม่ได้ทำหน้าที่ของเขา หากแต่เกิดจากความไม่ใส่ใจของหัวหน้าในการระบุความคาดหวังของการพัฒนาให้ชัดเจน ขาดติดตามความคืบหน้าและไม่มีการประเมินผลลัพธ์ที่ได้รับหลังจากการพัฒนาอย่างต่อเนื่องและชัดเจนต่างหาก
สร้างการมีส่วนร่วมจากพนักงานระดับล่างในการออกแบบระบบการบริหารผลการปฎิบัติงาน (Performance Management System) รวมถึงการกำหนดแนวทางในการวัดประเมินและเกณฑ์การให้คะแนน ระยะเวลาและขั้นตอนในการติดตามผลรวมทั้งแบบฟอร์มต่างๆ ที่เกี่ยวข้อง ประเด็นนี้น่าสนใจตรงข้อมูลที่ Tony อ้างว่ากว่า 50% ขององค์กรในสหรัฐอเมริกา ให้ HR ผู้บริหารหรือหัวหน้างานเท่านั้นมีส่วนร่วมในการออกแบบระบบการบริหารผลการปฏิบัติงาน ในขณะที่อีกกว่า 1 ใน 3 ใช้ที่ปรึกษาจากภายนอกมาออกแบบระบบให้ แต่มีองค์กรน้อยมากที่ให้พนักงานระดับล่างๆ ซึ่งเป็นบุคลากรส่วนใหญ่ในองค์กรที่จะได้รับผลกระทบจากระบบการวัดและประเมินผลงาน มีส่วนร่วมในการออกแบบ Performance Management System นี้ด้วย

สร้างความเสมอภาพในการบังคับใช้ระบบการบริหารผลการทำงาน หมายความว่าพนักงานทุกระดับในองค์กรต้องอยู่ภายใต้ระบบและแนวทางการบริหารผลการทำงาน (Performance Management System) เดียวกัน (แม้รายละเอียดสำหรับพนักงานแต่ละระดับอาจแตกต่างกันบ้างตามความรับผิดชอบ) ไม่ควรมีข้อยกเว้นสำหรับบางคนหรือบางระดับ การบริหารผลงานให้มีประสิทธิภาพเริ่มต้นจากผู้บริหารระดับบนไม่ใช่จากพนักงานระดับล่าง Tony บอกว่าปรัชญาของคนจีนโบราณที่ว่า “ปลาเริ่มเน่าจากหัว” (Fish rots from head) ยังคงใช้ได้ดีในทุกยุคทุกสมัย
นำระบบการประเมินรอบด้าน (Multi Rating System) ซึ่งรู้จักกันดีในนาม “การเก็บข้อมูลแบบ 360 องศา” มาใช้ประกอบการบริหารผลงานโดยเฉพาะในด้านการพัฒนา เพราะการรับทราบข้อมูลรอบด้านจะช่วยให้ภาพของบุคคลคนนั้นชัดเจนขึ้น อย่าลืมว่าการทำงานให้ประสบ ไม่ได้มองแค่บรรลุเป้าหมายตามที่กำหนดไว้ใน KPI เท่านั้น แต่ต้องมองถึงทัศนคติ พฤติกรรมและการกระทำของพนักงานด้วย ตัวเลขในแง่ KPI วัดได้ไม่ยาก แต่พฤติกรรมต้องอาศัยการเฝ้าสังเกตจากผู้ใกล้ชิด ระบบการบริหารผลงานจะดีและมีประสิทธิภาพมากขึ้นหากสามารถลด “อคติ” (Bias) ที่มีได้บ้าง และวิธีหนึ่งในการทำให้อคติเจือจางลง ก็คือการผสมผสานมุมมองที่หลากหลายจากผู้มีส่วนได้เสียกับบุคคลคนนั้น
ปัจจัยแห่งความสำเร็จในการเพิ่มประสิทธิภาพการบริหารผลงาน 8 ประการนี้ แม้จะนำเสนอโดยนักคิด นักวิจัยจากโลกตะวันตก แต่หากพิจารณาด้วยใจเป็นกลาง หลายอย่างใช้ได้ในบ้านเรา หากองค์กรของท่านทำแล้วทุกข้อ ก็เป็นส่ิงที่น่ายกย่องเชิดชูและภาคภูมิใจ หากมีบางข้อยังไม่ได้ทำ ก็เป็นโอกาสในการพัฒนาปรับปรุงให้มีประสิทธิภาพเพิ่มขึ้น แต่หากอ่านดูแล้วยังไม่ได้ทำสักข้อ ก็อย่าเพิ่งท้อใจ อย่างน้อยมีแนวทาง (Guideline) ให้ดูเป็นตัวอย่าง ... เหลือแค่ “ลงมือทำ” เท่านั้นเอง
อภิวุฒิ พิมลแสงสุริยา
กรรมการบริหาร
บริษัท ออคิด สลิงชอท จำกัด
apiwut@riverorchid.com
www.orchidslingshot.com
ติดตามข้อคิดในการบริหารจัดการเพิ่มเติมได้ที่ Twitter@apiwutp