ผมได้รับอีเมลจากหนุ่มคนหนึ่งที่เพิ่งพ้นรั่วมหาวิทยาลัยมาได้ 2 ปี เขากำลังจะแต่งงานกับสาวซึ่งอยู่ต่างจังหวัดและจะย้ายสำมะโนครัวไปอยู่ด้วยกันที่นั่น โชคดีที่บริษัทมีสาขาอยู่ในจังหวัดนั้นพอดี เขาจึงยื่นเรื่องขอย้ายตนเองผ่านหัวหน้าโดยตรง

ต้องยอมรับว่าหนุ่มคนนี้โชคดีทั้งด้านความรักและการงานจริง ๆ บริษัทอนุญาตให้เขาย้ายไปอยู่ในจังหวัดที่ต้องการ แถมยังได้เลื่อนตำแหน่งเป็นหัวหน้าส่วนงานย่อยในสาขานั้นอีกด้วย คำถามของหนุ่มผู้นี้คือเขาไม่เคยเป็นหัวหน้ามาก่อน ปกติก็เป็นน้องเล็กในทีมเสมอมา จึงไม่รู้ว่าควรทำตัวอย่างไรในการไปทำงานวันแรก ณ สถานที่ทำงานใหม่

ไม่ยากครับ...ไม่ยาก! เริ่มต้นเลย ผมคิดว่าคุณน่าจะเรียกพนักงานทุกคนในทีมมารวมตัวกันบริเวณที่พวกเขาทำงานอยู่ โปรดหลีกเลี่ยงการใช้ห้องประชุม เพราะจะดูเป็นทางการมากเกินไป การรวมตัวครั้งนี้เพียงแค่ต้องการที่จะแนะนำตนเอง รู้จักทีมงานและกล่าวอะไรบางอย่างสั้น ๆ กับทีม ยกตัวอย่างเช่น “สวัสดีครับ ผม อภิวุฒิ ยินดีที่ได้รู้จักและร่วมงานกับทุกคนครับ”

ไม่จำเป็นต้องบอกว่าคุณมาเป็นหัวหน้างานใหม่เพราะพวกเขารู้กันอยู่แล้ว คุณอาจจะให้เหตุผลสั้น ๆ ว่าทำไมจึงมาอยู่ตรงนี้ เช่น “อย่างที่เรารู้กันดีว่า คุณ...(ชื่อหัวหน้าคนเก่า) ได้เลื่อนตำแหน่ง/ลาออกไป” หรือ “อย่างที่เรารู้กันดีว่าองค์กรขยายตัวมากขึ้นโดยเฉพาะในสาขาที่เราอยู่นี้ ทำให้ต้องมีการขยายทีมออกมาเพื่อการทำงานที่มีประสิทธิภาพมากย่ิงขึ้น” คุณไม่จำเป็นต้องบอกว่า ที่มาอยู่นี่เพราะย้ายตามภรรยามา โปรดหาเหตุผลอื่นที่เกี่ยวข้องกับการทำงานจะดีกว่า

จากนั้นชี้ให้พนักงานในทีมเห็นว่าคุณจะทำอะไรต่อจากนี้ไป เช่น “ผมได้ยินกิตติศัพท์ของทีมนี้มาว่าเป็นทีมที่ทำงานเก่งมาก ผมหวังว่าจะได้เรียนรู้จากพวกเราทุกคนและในขณะเดียวกันก็หวังว่าจะสามารถเข้ามาช่วยสนับสนุนให้ทุก ๆ คนสามารถทำงานได้ดียิ่งขึ้นไปอีก”

นอกจากนั้นควรบอกพวกเขาด้วยว่าในโอกาสถัดไปคุณอยากจะพูดคุยเป็นการส่วนตัวเพื่อทำความรู้จักให้มากขึ้น เรียนรู้ในรายละเอียดต่าง ๆ เกี่ยวกับงานที่ทำและตอบคำถามอะไรก็ตามที่พวกเขาสงสัย

ที่สำคัญเมื่อพูดไปแล้วก็ต้องทำตามนั้น จัดสรรเวลาของคุณกับเขาให้ตรงกันเพื่อจะได้พูดคุยกันเป็นการส่วนตัว สำหรับหัวหน้าใหม่ที่อาจจะเคยทำงานร่วมกับลูกทีมกลุ่มนี้มาก่อน อาจมองว่าการทำความรู้จักกับลูกทีมที่คุ้นเคยดีอยู่แล้วเป็นสิ่งที่ไม่จะเป็น แต่เชื่อผมแม้คุณจะรู้จักพวกเขามาก่อน แต่ในฐานะหัวหน้าคุณจำเป็นต้องทำความรู้จักให้มากขึ้นในแง่มุมอื่น ๆ โดยเฉพาะในเรื่องที่พวกเขาอยากได้การช่วยเหลือและสนับสนุนจากคุณ ซึ่งปกติพวกเขาคงไม่ได้บอกตอนที่คุณยังไม่มีตำแหน่ง

ในการคุยกับพนักงานแต่ละคนเป็นการส่วนตัว เนื้อหาควรครอบคลุมประเด็นหลัก ๆ อย่างน้อย 3 ประการได้แก่ 1 เพื่อเรียนรู้เกี่ยวกับตัวตนของลูกทีม 2 เพื่อชี้ให้เห็นว่าตัวเขาและงานที่ทำมีความเกี่ยวโยงและมีความสำคัญอย่างไรต่อความสำเร็จของแผนงานหรือเป้าหมายที่วางไว้ และ 3 เพื่อตอบคำถามต่าง ๆ ที่อาจมี

โดยในแต่ละขั้นตอนมีรายละเอียดบางอย่างที่ขออธิบายเพิ่มเติมสั้น ๆ ดังนี้

การเรียนรู้เกี่ยวกับตัวตนของลูกทีม หัวหน้าควรเรียนรู้ว่าอะไรทำให้พนักงานมีกำลังใจในการทำงาน เขาชอบและไม่ชอบอะไรเกี่ยวกับงานที่ทำ มีเป้าหมายชีวิตหรือเป้าหมายในการทำงานอย่างไร ต้องการให้เกิดการเปลี่ยนแปลงอย่างไรและอะไรที่ไม่ต้องการให้เปลี่ยน เมื่อรับรู้แล้ว ต้องแสดงให้เห็นว่าจะนำสิ่งที่ได้ฟังไปใช้ให้เกิดประโยชน์ แต่ขณะเดียวกันก็ต้องบริหารความคาดหวังด้วยการชี้ให้เห็นว่าสิ่งที่ต้องการอาจไม่สามารถเป็นไปได้ทุกเรื่อง ในการพูดคุยไม่จำเป็นที่จะต้องเน้นเรื่องที่เกี่ยวข้องกับงานเท่านั้น คุณควรรู้เกี่ยวกับชีวิตส่วนตัวเขาด้วย เช่น เป็นคนที่ไหน แต่งงานหรือยัง มีลูกไหม การเดินทางมาทำงานเป็นอย่างไร งานอดิเรกคืออะไร เป็นต้น

เมื่อรู้เกี่ยวตัวตนของพนักงานแล้ว สิ่งที่ต้องทำต่อไปคือการบอกให้รู้ว่า งานที่ทำและตัวเขานั้นมีความเกี่ยวโยงกับแผนงานหรือเป้าหมายของทีมอย่างไร บอกให้เข้าใจอย่างที่คุณเข้าใจ ในขณะเดียวกันหากคุณมีแผนงานที่จะปรับเปลี่ยนบทบาทหน้าที่ของเขา ช่วงนี้ถือเป็นโอกาสอันดีที่จะอธิบายสาเหตุและตอบข้อสงสัยให้กระจ่าง

สุดท้ายเปิดโอกาสให้เขาได้ซักถามในสิ่งที่ต้องการรู้ ตอบเท่าที่จะตอบได้และอย่ากังวลหากต้องบอกว่า “ไม่รู้” เพราะสิ่งสำคัญที่สุดคือความตรงไปตรงมา ซึ่งเป็นจุดเริ่มต้นของการสร้างความน่าเชื่อถือให้กับตัวคุณเอง

ถ้านี่เป็นงานบริหารบุคลากรชิ้นแรกของคุณ ทีมงานที่ต้องบริหารคงมีจำนวนไม่มากนัก คุณจำเป็นต้องหาเวลาในการพูดคุยเป็นรายบุคคล อย่าลืมว่าทีมงานเป็นปัจจัยสำคัญที่จะสร้างความสำเร็จให้กับคุณ หากสามารถซื้อใจได้ตั้งแต่วันแรก ๆ ของการทำงาน ความสำเร็จก็ไม่น่าจะไกลเกินเอื้อม

อภิวุฒิ พิมลแสงสุริยา

กรรมการบริหาร

บริษัท ออคิด สลิงชอท จำกัด

www.orchidslingshot.com

apiwut@riverorchid.com

ติดตามข้อคิดและเกร็ดความรู้ด้านการบริหารจัดการได้ที่ twitter.com/apiwutp