นักสื่อสารที่ดีคือนักอธิบายที่เก่ง

อย่างที่เรารู้กันดีว่า หนึ่งในปัจจัยของการเป็นผู้นำที่ดีคือ การเป็นนักสื่อสารที่ดี ซึ่งหลายๆครั้ง เราสามารถเรียนรู้และหาข้อมูลเกี่ยวกับวิธีการสื่อสารที่มีประสิทธิภาพได้อย่างไม่ยากนัก

แม้วิธีการหรือแนวทางการสื่อสารที่เหมาะสมจะเป็นพื้นฐานสำคัญในการส่งสารให้ถึงผู้รับ แต่ยังมีอีกส่วนที่มีความสำคัญไม่แพ้แนวทางการสื่อสาร คือ ข้อมูลที่จะสื่อสารออกไป โดยเฉพาะอย่างยิ่งกับข้อมูลที่เข้าใจยากด้วยแล้ว ถ้าผู้นำไม่อธิบายให้ดีผู้รับสารก็จะไม่เข้าใจ และดีไม่ดีอาจจะกลายไปเป็นข่าวลือจากการพยายามจับประเด็นที่ผู้นำพูด สร้างความปวดเศียรเวียนเกล้าให้กับผู้นำอีกในภายหลัง

ดังนั้นสำหรับผู้นำที่ต้องการจะเป็นนักสื่อสารที่ดี คุณต้องเป็นนักอธิบายที่เก่งด้วย การสื่อสารของผู้นำนอกจากจะต้องแสดงให้เห็นถึงพลังและความกระตือรือร้นที่จะนำไปสู่การสร้างแรงจูงใจแล้ว ยังจำเป็นต้องมีการอธิบายเพื่อให้เข้าใจถึงสถานการณ์และความตื่นเต้นจากสถานการณ์/ปัญหาเหล่านั้นด้วย พูดง่ายๆคือผู้นำต้องตอบคำถามสองข้อดังต่อไปนี้ให้ชัดเจน อะไรคือสิ่งที่เกิดขึ้นและทำไมเราต้องทำสิ่งเหล่านั้น ผมพอมีแนวทางสามข้อมาแนะนำสำหรับการเป็นนักอธิบายที่ดี

ระบุให้ชัดเจนว่าอะไรเป็นอะไร – เป้าหมายของการอธิบายคือการบรรยายถึงสถานการณ์ เรื่องราวหรือปัญหาที่เกิดขึ้น ยกตัวอย่างเช่น ถ้าองค์กรต้องการที่จะลดค่าใช้จ่าย จงอธิบายให้ชัดเจนว่าทำไมองค์กรถึงต้องลดค่าใช้จ่ายและมันจะเกี่ยวโยงกับอะไรบ้าง จงเชื่อมโยงการลดค่าใช้จ่ายกับการทำงาน และที่สำคัญต้องชี้ให้พวกเขาเห็นถึงประโยชน์ที่จะได้รับจากการกระทำให้ครั้งนี้

ระบุให้ชัดเจนว่าอะไรที่ไม่เกี่ยว – ณ จุดนี้เป็นจุดที่ผู้นำต้องไม่คิดเอาเองว่า ผู้ฟังจะเข้าใจเองว่าสิ่งที่ผู้นำไม่ได้กล่าวถึงหมายถึงว่าไม่มีความเกี่ยวข้อง ทางที่ดี ผู้นำความจะระบุให้ชัดเจนว่า เรื่องที่กล่าวมาตั้งแต่ต้นนี้ไม่เกี่ยวกับอะไรบ้าง ยกตัวอย่างเช่น การลดค่าใช้จ่ายขององค์กรนั้น เป็นการลดค่าใช้จ่ายด้วยการประหยัดการใช้ทรัพยากรภายในองค์กร ไม่เกี่ยวกับเรื่องของการลดค่าใช้จ่ายจากคน เพราะไม่เช่นนั้นพนักงานจะเริ่มคิดว่า ตนเองกำลังเสี่ยงจากการถูกให้ออกจากองค์กร ดังนั้นนักสื่อสารที่ดีต้องอย่าปล่อยให้เกิดช่องว่างที่จะทำให้คนฟังนำกลับไปคิดหรือตีความเองเป็นอันขาด

ระบุให้ชัดเจนว่าคุณต้องการให้ใครทำอะไร – นี่เป็นโอกาสที่คุณจะบอกกล่าวขอความร่วมมือในสิ่งที่ต้องการให้ช่วยกันทำ เป็นการสร้างจินตนการให้เขาเห็นถึงความคาดหวังที่ผู้นำมี เช่น การลดค่าใช้จ่ายหมายถึงการที่พนักงานจะต้องทำงานให้มากขึ้นโดยใช้ทรัพยากรให้น้อยลง จงอธิบายให้ชัดเจนว่า สิ่งที่กล่าวมานั้นหมายถึงอะไร ผู้นำต้องรู้จักอธิบายอย่างเป็นขั้นเป็นตอนเพื่อให้ผู้ฟังเข้าใจตามสิ่งที่ต้องการจะสื่อสาร ให้ผู้ฟังได้คิดและจำทีละขั้นตอน

นักอธิบายที่ดีต้องระวังในเรื่องของการอธิบายรายละเอียดที่มากจนเกินไป ในการพูดครั้งใหญ่ๆที่มีผู้ฟังเป็นจำนวนมากแล้ว การที่ผู้นำพยายามพูดเพื่ออธิบายลงไปในส่วนของรายละเอียดของสถานการณ์ เรื่องราวหรือปัญหามากเกินไป อาจจะทำให้เกิดความยืดเยื้อ ซึ่งจะซุ่มเสี่ยงต่อความรู้สึกเบื่อหน่ายของผู้ฟัง และในบางทีอาจจะเป็นการสร้างความงุนงงให้กับผู้ฟังมากขึ้นไปอีก ทางที่ดีจงนำรายละเอียดที่ต้องอธิบายเหล่านั้นมาเขียนเป็นเอกสาร หรือไว้ใช้อธิบายในการประชุมทีมย่อยจะดีกว่า

เราต้องเข้าใจว่า การอธิบายลงไปในรายละเอียดนั้นเป็นการเชิญชวนให้ผู้ฟังโต้ตอบและแสดงความคิดเห็นเพิ่มเติมจากรายละเอียดที่เรากล่าวไป เป็นการสื่อสารสองทาง ซึ่งจะเหมาะกับการประชุมทีมย่อยหรือในสถานการณ์ที่เป็นการคุยกันแบบตัวต่อตัวมาก ในขณะที่การพูดคุยกับกลุ่มคนจำนวนมากนั้น เป็นการสื่อสารที่เน้นไปที่การสื่อสารทางเดียว ดังนั้นการให้ข้อมูลที่มากจนเกินไปอาจจะทำให้การพูดคุยยืดเยื้อออกไปได้

สุดท้ายการอธิบายที่ดีอาจจะรวมไปถึงการสร้างความมุ่งมั่นได้เช่นกัน ยกตัวอย่างคำพูดของผู้บริหารท่านหนึ่งที่ผมมีโอกาสได้ยินเมื่อเร็ว ๆ นี้ เช่น “ตอนปี 2540 วิกฤตเศรษฐกิจส่งผลต่อองค์กรของเราเป็นอย่างมาก มีคนเป็นจำนวนมากที่ถูกให้ออกจากงาน มาวิกฤตเศรษฐกิจในปีนี้ เราจะต้องลดหค่าใช้จ่ายและประหยัดให้ได้มากที่สุด เพื่อไม่ให้เหตุการณ์ดังกล่าวเกิดขึ้นกับองค์กรของเราอีกครั้ง”

ดังนั้นสำหรับผู้นำที่ดีแล้ว คุณต้องเป็นนักสื่อสารที่ดีด้วย ต้องรู้ว่าอธิบายอย่างไรเพื่อความรู้สึกฮึกเหิม ให้คนฟังเข้าใจในสิ่งที่เกิดขึ้น และให้เขามีเหตุผลที่จะตอบตนเองได้ว่าทำไมเข้าต้องปฏิบัติตนเองดังเช่นทีเราบอก

 
อภิวุฒิ พิมลแสงสุริยา
กรรมการผู้จัดการ
บริษัท ออคิด สลิงชอท จำกัด
apiwut@riverorchid.com
www.orchidslingshot.com