“มันจะอะไรกันนักกันหนา ทุกอย่างต้องส่งมาให้ผมตัดสินใจ คิดกันเองไม่เป็นหรือไง ?”
“ถนนทุกสายวิ่งมาหาฉัน เมื่อไรจะรู้จักหันหัวไปทางอื่นบ้าง ?”
“ทำไมต้องมารอคำตอบจากผมคนเดียว ถ้าไม่อยู่สักคน คงเป็นง่อยกันเลยใช่ไหม ?”

ในฐานะผู้นำ คุณเคยเจอปัญหาแบบนี้บ้างใช่ไหม ผู้นำหลายๆ คนที่ผมคุ้นเคยหรือทำงานด้วยมักมีปัญหาเช่นนี้ ซึ่งจากประสบการณ์พบว่าต้นตอเกิดขึ้นจากสองสาเหตุหลักๆ ด้วยกันคือ...

ปัญหาเกิดมาจากตัวของผู้นำเอง เพราะเขาหรือเธอคนนั้นเป็นมนุษย์ที่ต้องการความสมบูรณ์แบบ (Perfectionist) ประมาณว่าใครทำอะไรให้ก็ไม่ถูกใจเท่ากับคิดหรือทำเอง เลยทำให้ลูกน้องค่อยๆ เรียนรู้ว่าไม่ต้องคิดมาก ไม่ต้องตัดสินใจ ไม่ต้องตั้งใจทำ เพราะยังไงๆ ก็ต้องกลับมาแก้หรือทำใหม่อยู่ดี สู้รอคำตอบก่อนแล้วค่อยแก้ทีเดียวจะได้ไม่ต้องทำงานหลายครั้ง เสียเวลา เสียทรัพยากรและที่สำคัญเสียอารมณ์ด้วย

ดังนั้นจึงไม่น่าแปลกใจ เหตุใดถนนทุกสายในที่ทำงานจึงวิ่งหาหัวหน้าคนนี้ เพราะพี่คือ “คำตอบสุดท้าย !”

สำหรับแนวทางในการแก้ไข คงต้องเริ่มต้นจากการ “ทำใจให้เข้าใจ” ว่าในโลกนี้ไม่มีอะไรสมบูรณ์เพราะสิ่งที่เราคิดว่าโอเคแล้วอาจยังไม่ดีในสายตาคนอื่น นอกจากนั้นต้องยอมรับด้วยว่าใครๆ ก็คงทำงานของเราได้ดีและถูกใจเท่ากับเราทำเองไม่มี 

แต่...การบริหารจัดการคือการทำงานผ่านคนอื่น เพราฉะนั้นการตัดสินใจทำเองทุกอย่างคงไม่ใช่หน้าที่และวิธีการที่ถูกต้องของ “ผู้จัดการ”
ต้องยอมปล่อยวางความสมบูรณ์แบบบ้าง ลองให้ลูกน้องคิดและตัดสินใจด้วยตนเอง ปล่อยให้เขาได้เรียนรู้จากสิ่งที่ทำ เพราะไม่เช่นนั้นนอกจากตัวคุณจะมีงานล้นมือแล้ว ลูกน้องก็ไม่โตด้วย

จริงอยู่สิ่งที่ลูกน้องทำอาจ(ยัง)ไม่ดีเท่าคุณ แต่หากคุณสามารถใช้เวลาที่เหลือไปทำอย่างอื่นซึ่งมีคุณค่ากับทีมงานและองค์กรมากกว่า ก็เป็นสิ่งที่ดีและเหมาะสม...มิใช่หรือ ?

ส่วนวิธีการปล่อยให้ลูกน้องทำงานด้วยตัวเองนั้นมีขั้นตอนง่ายๆ 6 ขั้นประกอบด้วย
     
1) เลือกคนเหมาะสมที่จะมอบหมายงานและอำนาจในการตัดสินใจให้ อย่าลืมบอกด้วยว่าเพราะเหตุใดคุณจึงเลือกเขา ให้เหตุผลดีๆ เพื่อเป็นกำลังใจและสร้างแรงจูงใจให้อยากทำ เช่น ควรพูดว่า “พี่อยากให้เธอรับผิดชอบงานนี้เพราะจะได้มีโอกาสเรียนรู้สิ่งใหม่ๆ และเป็นโอกาสในการพัฒนาตัวเธอเองด้วย” ดีกว่าพูดว่า “พี่อยากให้เธอรับผิดชอบงานนี้แทนพี่เพราะช่วงนี้พี่งานยุ่งมาก” จงพูดถึงประโยชน์ของเขาก่อนประโยชน์ของคุณ

2) ระบุผลลัพธ์สุดท้ายที่อยากเห็นให้ชัดเจน เช่นหากอยากให้ลูกน้องทำรายงานเปรียบเทียบข้อมูลย้อนหลัง 2 ปี ก็กำหนดหน้าตาของรายงานให้ชัดเจน เพื่อความเข้าใจที่ตรงกัน จะได้ไม่ต้องทำมามากหรือน้อยเกินไป แล้วต้องกลับไปทำใหม่อีก

3) กำหนดเวลาที่ต้องการและอำนาจในตัดสินใจให้ชัดเจน การมอบหมายที่ดีควรมอบหมายทั้งงานและอำนาจตัดสินใจไปด้วย ไม่เช่นนั้นงานก็คงต้องหวนกลับมาหาคุณเพื่อให้ตัดสินใจในขั้นสุดท้ายอีกอยู่ดี อำนาจในการตัดสินใจแบ่งได้หลายระดับ เช่น ทำเท่าที่สั่ง (ไม่มีอำนาจเลย) ทำเท่าที่ไม่ได้ห้าม (มีอำนาจมากขึ้น) ตัดสินใจเองแล้วมาแจ้งให้ทราบทุกครั้ง (มีอำนาจในการตัดสินใจแต่ยังต้องรายงานให้ทราบทุกครั้ง) ตัดสินใจแล้วมาแจ้งเฉพาะกรณีมีปัญหา (มีอำนาจเกือบจะเต็มที่) และสุดท้ายคือสามารถตัดสินใจได้อย่างเต็มที่ รับผิดชอบและแก้ไขปัญหาที่เกิดขึ้นด้วยตนเอง (ให้อำนาจเต็ม 100%) เป็นต้น ดังนั้นการเลือกระดับของการตัดสินใจให้กับผู้ที่ได้รับมอบหมายอย่างเหมาะสม จึงเป็นสิ่งจำเป็น

4) เปิดโอกาสให้ซักถามข้อสงสัยและให้แนวทางในการทำงานตามความเหมาะสม หากงานแบบนี้เคยคิดหรือเคยตัดสินใจมาก่อนแล้ว ก็ไม่จำเป็นต้องอธิบายรายละเอียดมากนัก แต่หากเป็นงานแรกหรือการตัดสินใจครั้งแรก หัวหน้าคงต้องช่วยเหลือเป็นพี่เลี้ยง คอยให้แนวทางและดูแลอยู่ห่างๆ อย่างน้อยก็ในระยะแรก เพื่อเสริมสร้างความมั่นใจและลดโอกาสในการตัดสินใจผิดพลาดลง

5) อย่าถามว่า “เข้าใจไหม” เพราะหลายครั้งคำตอบที่ได้ มักไม่ตรงกับความเป็นจริง จงถามว่า “คิดว่าจะเริ่มต้นทำงานนี้อย่าไร ช่วยอธิบายให้ฟังคร่าวๆ หน่อย” จะดีกว่า เพราะเป็นการถามถึงแนวทางที่จะนำไปปฏิบัติ (How To) อย่างชัดเจน ซึ่งช่วยให้มั่นใจได้ว่าผู้รับมอบอำนาจมีความเข้าใจในขั้นตอนต่างๆ และพร้อมที่จะไปดำเนินการด้วยตัวเองได้จริง

6) ตกลงวิธีการติดตามผลระหว่างทาง อย่าปล่อยให้เวลาล่วงเลยไปจนกระทั่งถึงเส้นตาย (Deadline) โดยไม่ได้มีการติดตามความคืบหน้าระหว่างทางเด็ดขาด ทั้งนี้เพื่อป้องกันปัญหาที่อาจจะเกิดขึ้นและที่สำคัญจะได้พอมีเวลาแก้ไขหรือปรับเปลี่ยนได้ทันท่วงทีหากเกิดเหตุการณ์หรือข้อผิดพลาดใดๆ ขึ้น


ส่วนสาเหตุอีกประการ เกิดมาจากตัวลูกน้องเอง ต้องยอมรับว่าบางครั้งการไม่ตัดสินใจอาจไม่ใช่ปัญหาที่เกิดมาจากหัวหน้าเพียงฝ่ายเดียว สาเหตุที่ทำให้พนักงานไม่ตัดสินใจมีหลายประการเช่น พนักงานไม่คิดว่าเป็นเรื่องที่ต้องตัดสินใจ พนักงานไม่คิดว่าเป็นอำนาจในการตัดสินใจของตน พนักงานไม่ตัดสินใจเพราะไม่อยากรับผิดชอบผลลัพธ์ที่จะตามมา หรือพนักงานขาดทักษะในการตัดสินใจ ก็เป็นไปได้

แนวทางในการแก้ปัญหาที่เหมาะสม หัวหน้าต้องวินิจฉัยก่อนว่า “อะไรเป็นเหตุให้พนักงานคนนั้นๆ ไม่ตัดสินใจในเรื่องที่(หัวหน้าคิดว่า)ควรตัดสินใจ” เพราะแต่ละปัญหาต่างมีวิธีการแก้ไขไม่เหมือนกัน

หากปัญหาเป็นเพราะพนักงานไม่รู้ว่าเรื่องนี้ตนเองต้องเป็นผู้ตัดสินใจ ก็ไม่ยาก ใช้วิธีการบอกตรงๆ ว่า “เรื่องนี้คราวต่อไปพี่มอบหมายให้เธอเป็นคนตัดสินใจ”

หากปัญหาเป็นเพราะพนักงานไม่รู้ว่าเรื่องนี้เป็นอำนาจของตนที่ตัดสินใจได้โดยไม่ต้องถามหัวหน้า ก็ให้หาโอกาสคุยกับพนักงานถึงขอบเขตและอำนาจในการตัดสินใจ บอกให้ชัดเจนว่าอะไรที่พนักงานตัดสินใจได้เองโดยไม่ต้องมาถาม และอะไรที่ต้องถามก่อนที่จะตัดสินใจ เป็นต้น

หากปัญหาเป็นเพราะพนักงานเลือกที่จะไม่ตัดสินใจเพราะไม่อยากรับผิดชอบต่อผลัพธ์ที่จะเกิดขึ้น แบบนี้ต้องคุยกันนานหน่อย แปลว่าพนักงานคงยังไม่ทราบและไม่เข้าใจบทบาทหน้าที่ของตนเองดีพอ จงให้โอกาสและมองในมุมบวกก่อนว่าพนักงานอาจรู้สึกไม่มั่นใจที่จะตัดสินใจ ใหม่ๆ หัวหน้าควรเข้าไปร่วมรับผิดชอบเพื่อสร้างความมั่นใจ แต่ในระยะยาวต้องยืนยัน ใจแข็ง อย่าตัดสินใจให้ ปล่อยให้เป็นภาระและหน้าที่ของพนักงานที่ต้องตัดสินใจ ... ด้วยหวังว่าเขาจะได้เรียนรู้และเติบโตมากขึ้น

สุดท้ายหากปัญหาเกิดมาจากการขาดทักษะและความรู้ที่เหมาะสมสำหรับการตัดสินใจ หัวหน้าคงต้องค่อยๆ พัฒนาและให้ความรู้กันไป หวังว่าวันหนึ่งในระยะเวลาอันสั้น เขาจะเรียนรู้และตัดสินใจได้ดีขึ้น

เชื่อผมครับ ในโลกนี้ไม่มีใครไม่กล้าตัดสินใจ ปัญหาที่เกิดขึ้นอยู่แค่ว่าหัวหน้าเป็นต้นเหตุของปัญหาหรือลูกน้องเป็นเจ้าของสาเหตุนั้นเท่านั้น แต่ไม่ว่าจะด้วยเหตุผลใด หากวินิจฉัยให้ชัดเจนและเลือกใช้แนวทางการแก้ปัญหาที่ถูกต้อง รับรองว่าทุกคนกล่้าตัดสินใจครับ !

คอลัมน์ The winners must know.
นิตยสาร SME Thailand
ฉบับ ปีที่ 9 เล่ม 10
7 เดือน พฤศจิกายน 2556