ต้อนรับน้องใหม่...ในองค์กร

หลังจากลงแรงและเสียเวลาอย่างมากกับการคัดสรรและเลือกเฟ้นพนักงานใหม่อย่างละเอียดรอบคอบเพื่อให้ได้คนที่มีประสิทธิภาพสูงที่สุดมาร่วมงานแล้ว คราวนี้ก็คงถึงวันที่น้องใหม่มาเริ่มงาน

สิ่งที่ทุกองค์กรต้องการจากพนักงานใหม่คือการได้เห็นเขาสามารถปรับตัวและทำงานได้อย่างเต็มความสามารถเร็วที่สุดเท่าที่เป็นไปได้ และการจะเป็นเช่นนั้นได้จำเป็นต้องลงแรงและเวลาพอสมควร

ในวันแรกของการทำงาน พนักงานใหม่ซึ่งมีไฟอย่างล้นเหลือ ส่วนใหญ่ต้องการจะลงมือทำงานให้เร็วที่สุด ดังนั้นจึงควรต้อนรับวันใหม่ของเขาด้วยความกระตือรือร้นเช่นกัน โดย...

แสดงการต้อนรับอย่างยินดี – เริ่มจากการทักทายน้องใหม่เมื่อมาถึง อย่าปล่อยให้ต้องนั่งรออย่างเหงา ๆ จงกล่าวต้อนรับและแสดงความยินดีที่ได้เขามาร่วมงาน

เตรียมทุกอย่างให้พร้อม – ไม่ว่าจะเป็นเอกสารที่เกี่ยวข้องกับการทำงานรวมทั้งแบบฟอร์มต่าง ๆ ที่จำเป็น จะได้ไม่ขลุกขลักเวลาลงมือทำงานจริง นอกจากนั้นยังต้องเตรียมพร้อมในเรื่องเครื่องไม้เครื่องมือต่างๆ ในการทำงาน รวมถึงอุปกรณ์คอมพิวเตอร์และระบบ IT ไม่เว้นแม้แต่เรื่องเล็กๆ อย่างเช่น อีเมล (Email Address) ระหัส login และ password ต่าง ๆ

จัดปฐมนิเทศ – ส่วนมากองค์กรใหญ่ ๆ มักมีฝ่ายทรัพยากรบุคคลช่วยทำการปฐมนิเทศพนักงานใหม่ แต่สำหรับชาว SME อย่างเรา อาจจำเป็นต้องทำเรื่องนี้ด้วยตัวเองหรืออาจมอบหมายให้ใครบางคนเป็นพี่เลี้ยง (Mentor) เพื่อช่วยให้พนักงานใหม่เรียนรู้ เข้าใจและปรับตัวเข้ากับองค์กรได้เร็วขึ้น

ประเด็นสำคัญที่ควรกล่าวถึงในการปฐมนิเทศ ได้แก่ โครงสร้างองค์กร รายชื่อผู้บริหารและหัวหน้างานในตำแหน่งสำคัญๆ ที่เกี่ยวข้องกับการทำงานของพนักงาน แผนผังสถานที่ที่จำเป็นในบริษัท เช่น ห้องน้ำ ห้องประชุม โรงอาหาร เป็นต้น

ส่วนพี่เลี้ยงควรทำหน้าที่อื่นๆ เพิ่มเติม เช่น พูดคุยกับพนักงานอย่างไม่เป็นทางการ แนะนำแนวทางการใช้ชีวิตในองค์กร พูดถึงประเพณีหรือธรรมเนียมปฏิบัติบางอย่างที่พนักงานใหม่ควรรู้ เช่น สรรพนามที่ใช้เรียกผู้ใหญ่ในองค์กร ว่าจะให้เรียกพี่ เรียกเฮีย เรียนคุณ หรือเรียกท่าน เป็นต้น

พูดคุยกับหัวหน้างานโดยตรง - ก่อนเริ่มต้นการทำงาน เป็นหน้าที่ของหัวหน้างานโดยตรงที่ต้องพูดคุยกับพนักงานถึงความคาดหวังและแนวทางในการทำงานร่วม รวมถึงวิธีการวัดผลให้ชัดเจน ทั้งนี้เพื่อให้เกิดความเข้าใจที่ตรงกัน ก่อนจะเริ่มต้นการเดินทางบนถนนแห่งการทำงาน

ตรวจสอบความเป็นอยู่ระหว่างทาง - พนักงานใหม่ มีช่วงเวลาในการปรับตัวและทดลองทำงาน ซึ่งเป็นช่วงเวลาที่ทัั้งพนักงานและองค์กรจะได้มีโอกาสศึกษาซึ่งกันและกัน การพูดคุยระหว่างทางเป็นเรื่องสำคัญและจำเป็น ไม่ว่าระยะเวลาในการทดลองงานจะเป็น 90 วัน 120 วัน หรือ 180 วันก็ตาม เราควรแบ่งเวลาดังกล่าวออกเป็น 3 ช่วง ช่วงแรกเป็นการปรับตัว ส่ิงที่องค์กรควรโฟกัสคือความมีระเบียบวินัยในการมาทำงานและทัศนคติของพนักงาน ช่วงที่สองเป็นช่วงเรียนรู้ส่ิงที่ควรโฟกัสคือความเร็วในการเรียนรู้สิ่งใหม่ๆ และช่วงสุดท้ายเป็นช่วงการลงมือทำงาน จริงอยู่แม้เป็นระยะเวลาสั้นๆ แต่พนักงานใหม่ควรแสดงให้เห็นถึงความสามารถในการทำงานได้มากขึ้นกว่าเดือนแรกๆ อย่างน้อยก็ควรเห็นความคืบหน้าของงานที่มอบหมายบ้าง ในการพูดคุยระหว่างทางหากหัวหน้างานมีการให้ข้อมูลป้อนกลับอย่างสมำ่เสมอตามประเด็นที่ควรให้ความสำคัญตลอดระยะเวลาทดลองงาน ความสำเร็จก็คงอยู่ไม่ไกล

ยอมเสียเวลาสักนิดเพื่อให้การเริ่มต้นการทำงานของพนักงานใหม่เป็นไปได้ด้วยดี แล้วเขาจะช่วยแบ่งเบาภาระงานของคุณในระยะยาวได้

ถือซะว่าเป็นการลงทุน...เชื่อผม !

 

อภิวุฒิ พิมลแสงสุริยา

กรรมการบริหาร

บริษัท ออคิด สลิงชอท จำกัด

apiwut@riverorchid.com

 

 

 

 

 

 

 

www.orchidslingshot.com

 

 

 

 

 

 

ติดตามข้อคิดดีๆ ได้ที่ twitter@apiwutp

www.facebook.com/OrchidSlingshot