ทำอย่างไรเมื่อทีมติดหล่ม

 

เคยไหมเวลาประชุมแล้วอยากให้ทีมช่วยกันหาไอเดียใหม่ๆ นั่งแช่กันหลายชั่วโมง แต่สิ่งที่ได้คือความคิดวกวน ความสับสนและว่างเปล่า

หากเป็นเช่นนี้ หัวหน้าในฐานะประธานของที่ประชุมคงกลุ้มใจไม่น้อย

ในฐานะที่ปรึกษาให้กับองค์กรหลายแห่ง คำถามหนึ่งที่มักได้ยินบ่อยคือ “ทำอย่างไรให้พนักงานกล้าคิดและแสดงความคิดเห็นมากขึ้นในที่ประชุม”

เมื่อ 2 วันก่อนมีโอกาสอ่านบทความเรื่อง What to do if your team is in a rut ?  แปลเป็นไทยให้ได้ใจความ ก็น่าจะประมาณ “ทำอย่างไรเมื่อทีมติดหล่ม” ของ Rebecca M. Knight ที่ปรึกษาด้านการบริหารจัดการที่มีงานเขียนใน Harvard Business Review และ Knowledge@Whaton หลายฉบับ

เธอให้คำแนะนำที่น่าสนใจไว้ 7 วิธี เพื่อช่วยเพิ่มการมีส่วนร่วมและกระตุ้นความคิดสร้างสรรค์ของพนักงาน

ลองฟังดู …

 

1) วินิจฉัยและแก้ไขปัญหาที่เห็นได้อย่างชัดเจน (Diagnose and fix any obvious problem)

เทคนิคการแก้ปัญหาที่ใช้กันแพร่หลายอย่างเช่น 5 Why (การถามว่า ทำไม หรือ เพราะเหตุใด ซ้ำๆ อย่างน้อย  5 ครั้ง) ผังก้างปลา (การวิเคราะห์ปัญหาและสาเหตุของปัญหา) หรือ กราฟพาเรโต (กฎ 80/20) แม้จะมีข้อดีคือ กระตุ้นให้เกิดการค้นหาปัญหาที่ต้นเหตุ แต่อาจใช้ไม่ได้ผลกับพนักงานบางกลุ่ม โดยเฉพาะพวกที่ยังไม่ได้ถูกฝึกให้คิดมากนัก

วิธีการข้างต้นดูเหมือนง่ายสำหรับผู้คุ้นเคย แต่อาจกลายเป็นเรื่องยากและซับซ้อนสำหรับมือใหม่ ดังนั้น ควรเริ่มต้นจากการพูดคุยถึงปัญหาง่ายๆ ที่เห็นได้ชัดเจนก่อน เช่น จำนวนครั้งที่ลูกค้าร้องเรียน จำนวนพนักงานที่ลาออกในช่วง 6 เดือนที่ผ่านมา หรือจำนวนของเสียในกระบวนการผลิต เป็นต้น

แม้การพูดคุยแบบนี้อาจจะยังไม่ได้เจาะลึกถึงปัญหาที่แท้จริงมากเท่าใดนัก แต่การมีส่วนร่วมจะเกิดขึ้นได้ง่ายกว่าหากเริ่มต้นจากปริมาณก่อนแล้วจึงค่อยปรับคุณภาพในภายหลัง

 

2) กำหนดจุดสนใจให้กับทีม (Focus your team’s attention)

ในการประชุมเพื่อหาไอเดียใหม่ๆ อย่าปล่อยให้ความคิดฟุ้งซ่านและล่องลอยมากจนเกินไป จริงอยู่ไอเดียสร้างสรรค์เกิดขึ้นจากการไม่จำกัดความคิด แต่การมีจุดโฟกัสที่ชัดเจนก็เป็นสิ่งจำเป็นในการขับเคลื่อนการประชุมให้มีประสิทธิภาพ

เทคนิคการประชุมง่ายๆ อย่าง “การคิดแบบหมวก 6 ใบ” (6 Thinking Hats ของ Edward de Bono) เป็นแนวทางหนึ่งในการช่วยให้มีโฟกัสมากขึ้น โดยหมวกแต่ละใบเป็นตัวแทนในการคิดแต่ละเรื่อง เช่น อาจเริ่มต้นให้ทุกคนในทีมคิดแบบหมวกสีขาวก่อน คือ พูดคุยแต่เฉพาะเรื่องที่เกี่ยวข้องกับข้อมูลและตัวเลข โดยยังไม่ต้องแสดงความรู้สึกหรือความคิดเห็นใดๆ จากนั้นจึงเปลี่ยนเป็นหมวกสีดำ ซึ่งเป็นการพูดคุยถึงข้อเสีย ปัญหาและอุปสรรคที่มี โดยยังไม่ต้องคุยถึงข้อดีหรือทางเลือกอื่นๆ เป็นต้น

การประชุมแบบนี้ช่วยให้สามารถควบคุมประเด็นได้เป็นอย่างดี มีการคิดอย่างเป็นระบบ รวมทั้งมีข้อสรุปและแนวทางในการทำงานที่ชัดเจนมากขึ้น

 

3) นำเสนอมุมมองที่แตกต่าง (Bring in different points of view)

คนที่ทำงานด้วยกันในองค์กรเดียวกันมักมีมุมมองคล้ายกัน เพราะอ่านเอกสารชิ้นเดียวกัน ฟังข้อมูลข่าวสารจากแหล่งเดียวกัน ทานข้าวกลางวันกับเพื่อนคนเดียวกัน อบรมห้องเดียวกัน จากอาจารย์คนเดียวกัน ฯลฯ

ความคิดใหม่ๆ เกิดขึ้นได้ยากในสังคมและสภาพแวดล้อมแบบนี้ ดังนั้น ควรเปิดโอกาสให้สมาชิกในทีม มีโอกาสได้พบกับมุมมองใหม่ๆ ที่แตกต่างจากเดิมบ้าง เช่น การไปอบรมสัมมนาภายนอกองค์กร การเข้าสมาคมหรือชมรมของอุตสาหกรรมอื่นที่ไม่เกี่ยวกับธุรกิจขององค์กร การเชิญวิทยากรหรือผู้ที่ประสบความสำเร็จจากธุรกิจอื่นมาแลกเปลี่ยนมุมมอง เป็นต้น

ความคิดและประสบการณ์ที่แตกต่างเหล่านี้ จะช่วยกระตุ้นความคิดสร้างสรรค์ได้เป็นอย่างดี

 

4) ยกตัวอย่างความสำเร็จที่ใกล้ตัว (Share relatable examples of success)

ความสำเร็จในเรื่องความคิดสร้างสรรค์ของนักคิดอมตะอย่าง อัลเบิร์ต ไอน์สไตน์ หรือนักธุรกิจที่ประสบความสำเร็จอย่าง สตีฟ จอบส์ (ผู้ก่อตั้ง Apple) มาร์ค ซัคเคอร์เบิร์ก (ผู้คิดค้น Facebook)  ริชาร์ด แบรนสัน (เจ้าของธุรกิจ Virgin) แม้เป็นตัวอย่างที่ชัดเจนและน่าชื่นชม แต่ดูไกลตัวคนธรรมดาๆ อย่างพวกเรามากเกินไป

ตัวอย่างง่ายๆ ที่อยู่ใกล้ๆตัว อย่างเช่น ความคิดริ่เริ่มของเพื่อนพนักงานด้วยกัน แม่บ้านที่ทำความสะอาดห้องน้ำ พนักงานรักษาความปลอดภัยที่ป้อมยามหน้าบริษัท หรือคนสวนขององค์กร เป็นต้น แม้เป็นตัวอย่างที่ไม่วิลิศมาหรามากนัก แต่สัมผัสจับต้องได้จริง ซึ่งจะช่วยให้พนักงานไม่คิดว่าการมีความคิดสร้างสรรค์ เป็นเรื่อง “ไกลเกินฝัน” อีกต่อไป

 

 5) พิชิตความกลัวการล้มเหลวของทีม (Conquer your team’s fear of failure)

หนึ่งในเหตุผลที่ทำให้การประชุมเพื่อระดมสมอง ไม่ค่อยได้ผลมากนัก เพราะพนักงานส่วนใหญ่กลัวว่าไอเดียที่เสนอไปจะไม่ดีพอ ส่งผลให้ไม่กล้าเสนอความคิดนั้นๆ ออกไป จึงทำให้นวัตกรรมหลายๆ อย่างถูกซุกเงียบไว้ภายในตัวบุคคลเท่านั้น

ผู้นำที่ดีต้องสร้างบรรยากาศให้ทีมงานรู้สึกว่า “การกล้าเสนอไอเดีย” กับ “ไอเดียนั้นนำไปใช้ได้จริงหรือไม่” เป็นคนละเรื่องกัน

คนที่กล้าแสดงความคิดเห็น แม้ว่าจะยังไม่สามารถนำไปปฏิบัติได้ ก็ควรได้รับการยกย่องชื่นชมในเบื้องต้น เพราะหากไอเดียที่เสนอทุกครั้งต้องนำไปใช้ได้จริงเท่านั้น เชื่อไหมว่าจะไม่มีใครกล้าเสนอไอเดียอะไรเลย !

 

6) สร้างเส้นทางที่เปลี่ยนฝันให้เป็นความจริง (Create avenues for ideas to have an impact)

ความคิดสร้างสรรค์ใหม่ๆ จะมีความหมายก็ต่อเมื่อถูกนำไปปฏิบัติ คนจะรู้สึกเบื่อและไม่อยากแสดงความคิดเห็นอีกต่อไป หากไอเดียที่ได้มานั้น ไม่นานก็เงียบหาย ไม่มีอะไรเกิดขึ้น

ผู้นำมีหน้าที่ผลักดันและสนับสนุนให้ความคิดดีๆ ได้รับการนำไปใช้ให้เป็นรูปธรรม หากทำได้เช่นนี้อย่างสม่ำเสมอ ความคิดริเริ่ิมสร้างสรรค์ก็จะค่อยๆ เบ่งบานขึ้นในองค์กร เพราะพนักงานทุกคนประจักษ์แล้วว่า “หัวหน้าเอาจริง”​ !

 

7) หลีกเลี่ยงคำว่า “นวัตกรรม” (Avoid using the word “Innovation”)

คำนี้ฟังดูยิ่งใหญ่แต่ห่างไกลสำหรับพนักงาน ดังนั้น แทนที่จะพูดว่า “พวกเราทุกคนมีส่วนอย่างยิ่งในการผลักดันให้บริษัทของเราเป็นองค์กรแห่งนวัตกรรม” แม้ฟังแล้วจะดูหรูหราในสายตาผู้บริหาร แต่สำหรับพนักงานคงฟัง “เลี่ยนๆ” ยังไงไม่รู้

เปลี่ยนใหม่เป็นว่า “พวกเราทุกคนมีส่วนอย่างยิ่งในการสร้างบริษัทให้เป็นองค์กรที่น่าอยู่” อาจฟังดูธรรมดามาก แต่รับรองว่า “เลี่ยน” น้อยกว่าแน่ๆ

 

อ่านจบแล้ว รู้สึกยังไงครับ

ผมว่า 7 ข้อที่ คุณ Rebecca แนะนำ น่าจะสรุปได้ 3 อย่างคือ หนึ่งเริ่มต้นเล็กๆ สองทำให้รู้สึกว่าง่ายๆ และสามใช้ความสำเร็จสร้างความสำเร็จต่อไป

ลองดู … ไม่ยาก … เชื่อผม !

 

 

อภิวุฒิ พิมลแสงสุริยา

กรรมการบริหาร

สลิงชอท กรุ๊ป

ที่มา : SME Thailand ฉบับ January 2015