จุดเริ่มต้นของความสำเร็จในการสรรหา

 
ผู้บริหารท่านหนึ่งต้องการหาพนักงานใหม่จากภายนอกมาทำงานแทนเนื่องจากเพิ่งได้รับการเลื่อนตำแหน่ง

ท่านขอให้ฝ่ายบุคคลช่วยหาพนักงานให้ แต่ด้วยความที่งานใหม่ก็เข้ามางานเก่าก็ยังต้องทำอยู่ จึงยุ่งมาก ได้แต่บอกกับฝ่ายบุคคลว่า “ช่วยหาคนมาแทนหน่อย” แล้วก็ให้ใบกำหนดหน้าที่งาน (Job Description) ที่เคยทำไว้เมื่อหลายปีก่อนกับฝ่ายบุคคลไป เพื่อให้ช่วยหาคนให้ตามนั้น

หลังจากส่งผู้สมัครไปให้ผู้บริหารท่านนี้สัมภาษณ์กว่า 10 คนแล้ว ก็ยังไม่สามารถเลือกใครได้สักที เพราะแต่ละคนที่ส่งไปไม่เหมาะสมกับตำแหน่งดังกล่าว บางคนขาดทักษะบางอย่างไป บางคนก็มีบุคลิกลักษณะที่ไม่เหมาะสมกับงาน เป็นต้น

ผ่านไป 3 เดือนยังหาคนไม่ได้ ผู้บริหารก็หงุดหงิดว่าทำไมฝ่ายบุคคลจึงหาคนที่เหมาะสมไม่ได้ซะที ฝ่ายบุคคลก็หงุดหงิดเพราะส่งคนไปเท่าไรก็ไม่เห็นเลือกซะที บริษัทจัดหางานที่ทำหน้าที่หาคนให้ก็หงุดหงิดคิดว่าผู้บริหารเรื่องมาก ผู้สมัครเองก็หงุดหงิดรู้สึกว่าเสียวเลา...เอาเป็นว่าไม่มีใครแฮปปี้ !

ปัญหาคืออะไร ?
ปัญหาอยู่ที่รายละเอียดใน Job Description นั้นไม่ตรงกับสิ่งที่เกิดขึ้นจริงและไม่ตรงกับความคาดหวังของผู้ที่ต้องการจะสรรหาคนมาดำรงตำแหน่ง
เหตุการณ์แบบนี้เกิดขึ้นบ่อยในหลายองค์กร เพราะผู้บริหารรวมถึงพนักงานส่วนใหญ่ ไม่ค่อยใส่ใจในรายละเอียดและข้อมูลที่ระบุอยู่ใน Job Description เท่าที่ควร โดยมากมักมองไม่เห็นประโยชน์และคิดว่าเป็นงานของฝ่ายบุคคลเท่านั้น
บทเรียนที่ได้จากเหตุการณ์นี้ น่าจะช่วยให้พวกเราทุกคนหันมาใส่ใจรายละเอียดของข้อมูลใน Job Description กันมากขึ้น
Job Description ที่ดี ต้องมีองค์ประกอบอย่างน้อย 3 อย่าง ย่อเป็น CAP  ได้แก่...

•       ครบถ้วน (Complete) – Job Description ที่ดีต้องมีข้อมูลครบถ้วน ระบุให้หมดว่าในตำแหน่งดังกล่าวต้องทำอะไรบ้าง ต้องการคนที่มีความรู้และทักษะใด ในระดับไหน รวมถึงระบุด้วยว่าสิ่งใดเป็นส่ิงที่ต้องมี (Must have) ส่ิงใดเป็นส่ิงที่ควรมี (Should have) และส่ิงใดเป็นส่ิงที่ถ้ามีก็ดี (Nice to have)

•       ถูกต้อง (Accurate) – Job Description ที่ดีต้องมีความถูกต้องแม่นยำในส่ิงที่ต้องทำ  ถ้าเป็นไปได้ระบุให้ชัดว่ากิจกรรมแต่ละอย่างควรใช้เวลาประมาณกี่เปอร์เซ็นต์ของเวลาทั้งหมด รายละเอียดที่เขียนและส่ิงที่ต้องทำ ต้องตรงกับความเป็นจริง ไม่น้อยเกินไปจนตกหล่นในสาระสำคัญแต่อย่ามากเกินไปจนเวอร์

•       เป็นไปได้ (Possible) – Job Description ที่ดีต้องระบุกิจกรรมที่ต้องทำ ความรู้และทักษะที่ต้องการตามความเป็นไปได้จริง ไม่มากเกินไปจนไม่คิดว่าจะหาใครมาทำงานนั้นๆ ได้จริง บ่อยครั้งที่ใบกำหนดหน้าที่งานถูกเขียนขึ้นมาบนความเพ้อมฝันและจินตนาการของใครบางคน แต่ในขีวิตจริงกลับไม่สามารถหาบุคลากรที่มีคุณสมบัติครบตามที่ระบุไว้ในนั้นได้เลย

หากทุกคนในองค์กร-ไม่ใช่แต่เฉพาะฝ่ายบุคคล-ให้ความสนใจและใส่ใจในการจัดทำใบกำหนดหน้าที่งานให้มีความครบถ้วนและทันสมัยอยู่เสมอ ใบกำหนดหน้าที่งานนี้ก็จะทำหน้าที่เป็นจุดเร่ิมต้นที่ดีในการสรรหาและคัดเลือกบุคลากรที่มีคุณภาพให้กับองค์กร โดยเฉพาะอย่างย่ิงในสถานการณ์เช่นนี้ ที่คนเก่งคนดีมีความสามารถ ดูจะหายากเสียเหลือเกิน...

 

 

อภิวุฒิ พิมลแสงสุริยาฃ
กรรมการบริหาร
บริษัท ออคิด สลิงชอท จำกัด
apiwut@riverorchid.com
www.orchidslingshot.com
ติดตามข้อคิดและเกร็ดการบริหารได้ที่ twitter@apiwutp