งานล้นมือ ทำไงดี

ช่วงใกล้วันหยุดยาวทีไร ผมจะได้ยินคนบ่นเรื่องทำงานไม่ทันทุกที อย่างที่รู้กันดี ปัญหานี้เกิดมาจาก เวลาทำงานที่น้อยลงแต่ปริมาณงานเท่าเดิมหรือมากขึ้น น้องๆที่บริษัท ก็เริ่มเขียนรายการออกมาแล้วว่า ต้องทำอะไร ให้เสร็จก่อนช่วงวันหยุดยาวที่จะมาถึงนี้บ้าง แต่ดูเหมือนว่า ยิ่งคิดและเขียนออกมามากเท่าไร แต่ละคน ก็เริ่มหน้าซีดกันมากขึ้นเท่านั้น เริ่มบ่นออกมาแล้วว่าจะทำกันทันไหม

ผมเองเป็นคนหนึ่งที่มีปัญหาเรื่องนี้ เวลาทำงาน (8 โมงเช้าถึง 5 โมงเย็น) ส่วนมากจะอยู่กับลูกค้า เวลาทำงานหรือเตรียมงานจริงๆจึงกลายมาเป็นช่วงกลางคืนและช่วงวันหยุด แน่นอนว่านั่นรวมถึงเวลา ในการประสานงานกับน้องๆในบริษัทด้วยเช่นกัน ไหนจะเวลาที่ต้องให้กับลูกๆและครอบครัวอีก ไม่อยากบอกเลยว่า ในบางครั้ง ก็ทำอะไรไม่ถูกเหมือนกัน ไม่รู้จะทำอะไรก่อนดี แล้วก็นั่งเฉยๆด้วยอาการงงในตนเอง ... เคยเป็นแบบผมไหม ?

หลังจากรวบรวมสติได้ สิ่งที่ทำและอยากแนะนำให้คุณผู้อ่านที่มีงานล้นมือลองทำบ้าง คือใช้เวลา สองสามนาที เขียนทุกสิ่งทุกอย่างที่ต้องทำออกมา ผมแนะนำให้เขียนลงไปบนกระดาษดีกว่าใช้เทคโนโลยีมาช่วย เพราะมันจะให้อรรถรสที่ดีกว่า เวลาที่คุณต้อง “กา” ทิ้งสิ่งได้ทำไปแล้ว

จากนั้นใช้เวลา 15 นาทีในการทำงานที่อยู่ในรายการที่เขียนมา เลือกงานที่ง่ายๆและเสร็จเร็วก่อน เช่นส่งอีเมลหรือติดต่องานทางโทรศัพท์ เป็นต้น ไม่ต้องสนใจว่างานที่ทำนี้เป็นงานที่สำคัญที่สุดในสิ่งที่เขียนมาหรือไม่ ใช้เวลาแค่ 15 นาทีในการทำงานเหล่านี้ ทำได้เท่าไรเมื่อหมดเวลาให้หยุดทันที จากนั้นขีดกาสิ่งที่ทำแล้วออกไป จากรายการ เป้าหมายของเวลา 15 นาทีนี้ เพื่อให้คุณสามารถกำจัดรายการที่ต้องทำออกไปให้ได้มากที่สุด ถ้าจำเป็นคุณสามารถใช้นาฬิกาจับเวลามาช่วยได้

หลังจากหมดเวลา 15 นาทีข้างต้น ปิดโทรศัพท์มือถือหรือเปิดเป็นระบบเงียบ (ไม่ให้สั่นด้วย) แล้ววาง ไว้ในลิ้นชัก จากนั้นเลือกงานที่สำคัญและเครียดที่สุดขึ้นมาทำ แน่นอนว่าในการทำงานนี้ ต้องรวมพลัง และสมาธิทั้งหมดมาที่งานชิ้นนี้เท่านั้น อย่าวอกแวกคิดเรื่องอื่น ใช้เวลาทำประมาณ 35 นาทีสำหรับงานชิ้นนี้

หลังจากหมดเวลา 35 นาที ควรไปพักสมองและร่างกาย 5 นาที จากนั้นจึงเริ่มกระบวนการทั้งหมดใหม่ ตั้งแต่ต้น คือใช้เวลา 15 นาทีแรกในการทำงานที่ง่ายๆและเสร็จเร็ว 35 นาทีสำหรับการทำงานที่สำคัญและเครียด และพักผ่อนสมอง 5 นาที แล้วคุณจะพบว่า รายการงานที่คุณต้องทำซึ่งเขียนไว้ก่อนหน้านี้ จะลดลงไปได้อย่างชัดเจน

ผมมีเรื่องเล่าของหลานผมคนหนึ่ง ตอนนั้นเขาอายุประมาณ 10 ขวบอยู่ชั้นประถมศึกษาปีที่ 4 ก่อนปิดเทอม กลางภาค คุณครูให้รายงานมาทำเป็นเรื่องเกี่ยวกับวันสำคัญนานาชาติ โดยให้นำมาส่งในวันเปิดเทอมวันแรก ปิดเทอมเป็นช่วงที่เด็กๆจะสนุกมาก ลืมทุกอย่างโดยเฉพาะการบ้านและรายงาน จนวันสุดท้ายก่อนเปิดเทอม คุณแม่ของหลานบอกกับเขาในตอนเช้า ให้ตรวจดูการบ้านและจัดตารางสอนเพื่อเตรียมตัวไปโรงเรียนวันรุ่งขึ้น

คงไม่ต้องบอกละมั้งว่า หลานผมหน้าซีดขนาดไหนตอนที่พบว่าตัวเองยังไม่ได้ทำรายงานเรื่องนี้ เผอิญผมเข้า ไปที่บ้านของเขาตอนบ่ายวันนั้นพอดี เห็นเขากำลังนั่งอยู่ที่โต๊ะหนังสือ มีคอมพิวเตอร์เปิดอยู่โดย มีข้อมูลเกี่ยวกับวันสำคัญต่างๆที่แม่ไปจัดหามาให้ กองเละเทะเต็มไปหมด กระดาษรายงานวางอยู่ข้างๆ เท่าที่สังเกตดูอยู่สักพัก เหมือนว่าหลานผมไม่ได้ทำอะไร ได้แต่นั่งจ้องคอมพิวเตอร์แล้วทำท่าจะร้องไห้ ผมเข้าไปนั่งข้างๆ ตบไหล่เบาๆ แล้วพูดว่า “วันต่อวัน ทำทีละวัน”

วันต่อวัน คือเริ่มจากวันสำคัญที่ง่ายที่สุดก่อน แล้วค่อยๆไต่ขึ้นไปทำวันที่ยากขึ้นเรื่อยๆ เมื่อทำวัน สำคัญที่ง่ายและเสร็จได้เร็วแล้ว จำนวนวันที่ต้องทำก็จะลดลง ความเครียดก็ลดลงไปด้วยเช่นกัน

ความสามารถในการทำงานภายใต้เวลาที่จำกัดเป็นสิ่งสำคัญ เพราะการแข่งขันกับเวลาต้องตั้งสมาธิให้ดี การใช้เวลาสั้นๆในการทำงานจะทำให้รู้สึกกดดันนิดๆ เราควรมุ่งความคิดและพลังกายไปที่สิ่งนั้นสิ่งเดียว นี่เป็นการสร้างแรงกดดันในด้านบวกให้ตัวเรา ในขณะเดียวกันก็ลดความกดดันในด้านลบที่กลัวว่า จะทำงานไม่ทันลงไปด้วย

อย่างไรก็ตาม ในความเป็นจริง เวลาที่ผมทำงานในช่วง 35 นาทีทีไร ดูเหมือนจะใช้เวลาเกินเสมอ เพราะตอนที่ครบ 35 นาที บางครั้งกำลังไอเดียกระฉูดอยู่หรือทำอะไรอยู่กลางทาง ที่ไม่สามารถหยุดได้ แต่สำหรับช่วง 15 นาทีนั้น แม้งานบางอย่างจะทำให้ผมรู้สึกอยากทำต่อ แต่เมื่อหมดเวลา ต้องหยุดตัวเองให้ได้ เพราะงานยากๆและสำคัญๆกำลังรออยู่

ผมพิสูจน์แล้วว่า วิธีนี้เป็นแนวทางการทำงานที่ใช้ได้ผล ถ้าถามว่า เครียดไหม ก็ต้องตอบว่ายังเครียดเรื่องงาน อยู่นะ แต่ถ้าถามว่ารู้สึกว่างานล้นมือไหม คงต้องบอกว่า ไม่รู้สึกถึงกับว่ามันล้นจนทำไม่ทัน เพราะเวลาที่ ”กา” รายการงานที่ต้องทำออกไปจากกระดาษ มันทำให้รู้สึกดีว่า ผมได้สร้างความคืบหน้าให้กับงานของตัวเองบ้างแล้ว

...ใช่แล้วครับ เหมือนกับหลานผม....วันต่อวัน งานต่องาน

 

อภิวุฒิ พิมลแสงสุริยา

กรรมการบริหาร

บริษัท ออคิด สลิงชอท จำกัด

apiwut@riverorchid.com

www.orchidslingshot.com