การยึดติดกับความสมบูรณ์แบบ (2)

ฉบับก่อนหน้านี้ได้เขียนถึงเรื่องราวของน้องคนหนึ่งชื่อ “หวาน” เธอเป็นคนที่ทำงานละเอียด ครบถ้วนเรียบร้อย แต่กลับไม่เป็นที่ถูกใจนายเพราะใช้เวลามากเกินไปกับงานแต่ละอย่าง
 
เธอเสียใจและไม่เข้าใจว่าการให้ความสำคัญกับ “รายละเอียด” ผิดตรงไหน !
 
เราจึงคุยกันถึงความพอดีและเกินพอดีของการเป็นคนละเอียด
 
คราวนี้มาใช้เวลาอีกสักนิดคุยกันต่อว่าหากต้องทำงานกับคนละเอียดชนิดเกินพอดี เราจะมีวิธีบริหารจัดการอย่างไร
 
ผมขอยกตัวอย่างพนักงานคนหนึ่งที่มีโอกาสได้โค้ชเธอในฐานะพนักงานดาวเด่น (Talent)ขององค์กร เธอชื่อเจน 
 
ก่อนการโค้ชผมมีโอกาสได้พูดคุยกับหัวหน้าของเธอเพื่อเก็บข้อมูล หัวหน้าเล่าให้ฟังว่า “คุณเจนเป็นคนเก่ง งานทุกอย่างที่ส่งให้ทำ สามารถวางใจได้ว่าจะต้องออกมาดีแน่นอน แต่ปัญหาของเธอคือส่งงานช้ากว่ากำหนดการเป็นประจำ จนตอนหลังเริ่มรู้แนวเลยกำหนดเวลาในการทำงานให้สั้นลงเพื่องานจะได้เสร็จทันเวลาจริง ๆ...ปรากฏว่าได้ผลดีขึ้น”
 
จากนั้นพอมีโอกาสได้โค้ชคุณเจน จึงลองถามเธอดูว่าอะไรเป็นเหตุผลที่ทำให้ส่งงานช้ากว่ากำหนด เธอตอบว่า “จริง ๆ ทำงานเสร็จก่อนกำหนดเวลา เพียงแต่ไม่แน่ใจว่าเขียนได้ดีแล้วหรือยัง เลยกลับไปตรวจทานและปรับแก้อยู่หลายรอบเพื่อให้งานออกมาดีที่สุด เลยเกินกำหนดเวลา”
 
จะเห็นได้ว่าอันที่จริงความตั้งใจของคุณเจนเป็นเรื่องที่ดี เพียงแต่เธอติดกับความละเอียดของเธอจึงทำให้เกิดความผิดพลาดในเรื่องการส่งงานตามกำหนดเวลา
 
หากวันหนึ่งมีโอกาสที่ต้องทำงานกับคนแบบนี้บ้าง ทางแก้คงไม่ใช่บอกเธอว่า “ไม่ต้องละเอียดมากขนาดนั้นก็ได้” จริงไหม ? เพราะความละเอียดเป็นความคิดส่วนตน (Subjective) ระดับความละเอียดของแต่ละคนไม่เท่ากัน
 
ดังนั้นวิธีการทำงานกับคนอย่าง “เจน” ให้ประสบความสำเร็จและได้งานที่ดีมีคุณภาพในเวลาที่กำหนด ควรทำอย่างน้อย 3 อย่างนี้
 
1.กำหนดเป้าหมายและลักษณะงานที่ต้องการให้ชัดเจน หากเป็นไปได้กำหนดแบบฟอร์ม, โครงสร้าง (Template) หรือ Checklist ให้เลย เพื่อจะได้ไม่ต้องคิดต่อหรือใช้เวลาไปกับรายละเอียดบางอย่างที่ไม่จำเป็นมากเกินไป บางทีการทำงานแบบมีแนวทางให้เลือกเป็น “ปรนัย” คือชอบข้อไหนเลือกข้อนั้นเลย จะช่วยลดเวลาในการทำงานสำหรับคนสไตล์นี้ลงได้มาก ดีกว่าให้กระดาษเปล่าแล้วไปวาดฝันมา

2.ส่งเสริม เชิญชวน กระตุ้น หรือสั่งการให้เขาหรือเธอคนนี้แจ้งความคืบหน้าของงานให้ทราบเป็นระยะ ๆ เพราะคนที่มีสไตล์การทำงานแบบ “สมบูรณ์แบบ (Perfectionist)” มักใช้เวลาอยู่กับงานๆ หนึ่งค่อนข้างนานและไม่อยากให้ใครเห็นจนกว่าจะทำเสร็จสมบูรณ์ ดังนั้นหากไม่อยากประหลายใจในภายหลังเหมือนกับหัวหน้าของน้องหวาน (ที่เล่าให้ฟังในครั้งที่แล้ว) จงติดตามคอยถามเป็นระยะถึงความคืบหน้าของงาน เพื่อป้องกันไม่ให้ใช้เวลากับเรื่องใดเรื่องหนึ่งมากจนเกินไป

3.เผื่อเวลาไว้เสมอ เพราะคนทำงานที่มีสไตล์ละเอียดรอบคอบมักต้องการเวลาในการคิด วิเคราะห์ ตัดสินใจ ลงมือทำและทบทวน ดังนั้นการบอกกำหนดการที่ต้องส่งงาน (Deadline) ตามความเป็นจริง อาจทำให้เกิดความผิดพลาดได้หากส่งไม่ทัน เพราะฉะนั้นการให้โจทย์ไปล่วงหน้ารวมทั้งล่นเวลาในการส่งงานให้สั้นลง จะช่วยให้มีเวลาเผื่อเหลือเผื่อขาดหากงานเสร็จไม่ทันจริงๆ ซึ่งเป็นวิธีการที่ปลอดภัยที่สุดวิธีหนึ่งในการบริหารจัดการพนักงานสไตล์นี้
 
อย่าลืมว่าทุกคนมีจุดแข็งที่ทำได้ดีและมีจุดอ่อนที่น่าจะปรับปรุง การเป็นคนทำงานละเอียด เน้นความสมบูรณ์แบบ ก็มีข้อดี หากเลือกใช้ให้เหมาะสมจะเป็นประโยชน์ต่อทีมงานและองค์กรอย่างยิ่ง ในขณะที่ส่วนที่เป็นจุดอ่อนก็หาทางปรับปรุงแก้ไขกันไป
 
อภิวุฒิ พิมลแสงสุริยา
กรรมการบริหาร
บริษัท ออคิด สลิงชอท จำกัด
apiwut@riverrochid.com
www.orchidslingshot.com
ติดตามข้อคิดในการบริหารจัดการเพิ่มเติมได้ที่ Twitter@apiwutp