การพัฒนาพนักงานที่มีผลงานไม่ดี

 

        ครึ่งปีผ่านไปไวอย่างกับพายุ แล้วก็เข้าสู่ช่วงเวลาของการประเมินผลการทำงานกลางปี ถึงตอนนี้หัวหน้าหลายคนเริ่มกุมขมับ เพราะหนักใจไม่รู้จะทำอย่างไรดีกับลูกน้องที่ผลงานไม่ได้ตามมาตรฐานที่ตั้งไว้ ?

        ในขณะเดียวกันหัวหน้าบางคนต้องกลุ้มเพิ่มขึ้นเป็นสองเท่าเพราะนอกจากเจอลูกน้องที่มีผลงานไม่ดีแล้ว ลูกน้องบางคนที่เคยทำงานดีก็หมดขวัญและกำลังใจไปซะดื้อๆ เพราะการกระทำของพวกผลงานแย่ๆ เหล่านั้น

        หลายองค์กรอาจมีมาตรการบางอย่างมาช่วยหัวหน้าในการพัฒนาลูกน้อง แต่ส่วนใหญ่ดูเหมือนเป็นเพียงคำแนะนำบนกระดาษที่พอเอาเข้าจริงกลับได้ผลไม่มากนัก

        วันนี้ผมมีข้อเสนอแนะสำหรับหัวหน้าทุกๆ คนที่กำลังเผชิญปัญหาว่า “ควรทำอย่างไรกับลูกน้องที่ผลงานไม่ดี” มาฝากกัน

 

อย่าซุกปัญหาไว้ใต้พรม

         บ่อยครั้งที่ปัญหาเรื่องพนักงานทำงานไม่ได้ตามมาตรฐานมักถูกละเลยหรือเยียวยาไม่ถูกวิธี หัวหน้าหลายคนบริหารจัดการเรื่องนี้แบบผิดๆ เช่น ดึงงานจากลูกน้องที่ทำได้ไม่ดีกลับมาทำเสียเอง เอางานของคนที่ทำได้ไม่ดีไปให้คนทำงานดีทำเพิ่ม (นี่เป็นเหตุผลหลักหนึ่งที่ทำ ให้คนทำงานดีๆ ท้อแท้และหมดกำลังใจ เพราะกลายเป็นว่าทำงานดี เลยต้องเหนื่อยมากขึ้น ส่วนคนที่ทำงานไม่ดี เหนื่อยน้อยลง) หรือให้คนที่ทำงานไม่ดีอยู่เฉยๆ ไม่ต้องทำอะไร (เลยกลายเป็นได้รางวัลเพราะทำงานไม่ดี) เป็นต้น

         หากคุณในฐานะหัวหน้างาน กำลังทำเช่นนี้อยู่ หยุดเถอะ !

         เริ่มต้นลงมือแก้ปัญหาที่ตัวบุคคลอย่างเป็นเรื่องเป็นราวจะดีกว่า เพราะไม่เช่นนั้น สิ่งที่กำลังทำอาจเป็นการสร้างปัญหาใหม่ขึ้นมาและทำให้การแก้ไขยากขึ้นในระยะยาว

 

ค้นหาสาเหตุของปัญหา

        คนทำงานได้ไม่ดีมีหลายสาเหตุ อาจเป็นเพราะงานที่ได้รับมอบหมายไม่ตรงกับความถนัด อาจเป็นเพราะขาดทักษะและความรู้ในงานที่ทำ หรืออาจเป็นเพราะไม่เข้าใจอย่างชัดเจนในความคาดหวังที่มีต่องานนั้นๆ เป็นต้น

        ค้นหาสาเหตุก่อนลงมือแก้ไข หลายครั้งพบว่าปัญหาหลักๆ มาจากการสื่อสารที่เข้าใจไม่ตรงกันระหว่างหัวหน้ากับลูกน้องเท่านั้น

        ลองทบทวนความเข้าใจ พูดให้น้อยลงอีกนิด ถามและฟังให้มากขึ้นอีกหน่อย เพื่อจะได้เข้าใจพนักงานมากขึ้น เพราะที่ผ่านมาหัวหน้าหลายคนคาดหวังให้พนักงานเข้าใจตนเอง แต่ลืมคิดไปว่า “เราต้องเข้าใจคนอื่น ก่อนที่จะให้คนอื่นเข้าใจเรา”

 

เราอาจเป็นส่วนหนึ่งของปัญหา

        คนส่วนใหญ่มีอคติโดยไม่ได้ตั้งใจ เรามักมองเห็นความผิดพลาดของผู้อื่นได้ชัดเจนกว่าความผิดพลาดของตัวเอง แต่เชื่อไหมว่าปัญหาหลายอย่างที่เกิดขึ้นในชีวิต เราเป็นส่วนหนึ่งที่ทำให้เกิดปัญหานั้นๆ ขึ้นด้วย

        ลองสอบถามผู้คนรอบข้าง ไม่ว่าจะเป็นลูกทีมคนอื่นๆ เพื่อนร่วมงานรวมทั้งหัวหน้าของคุณเองด้วย แล้วค่อยๆ ประมวลข้อมูล ถามตัวเองด้วยใจที่เป็นกลางว่า “เรามีส่วนในการสร้างปัญหานี้ด้วยไหม”

        บางทีปัญหาไม่ได้อยู่ที่ไหนไกลเลย แค่ปลายจมูกเรานี่เอง เพียงแต่อาจจะอยู่ใกล้เกินไปจนมองไม่เห็น...ก็เป็นได้

 

คุยกับพนักงานอย่างตรงไปตรงมา

        เมื่อมีปัญหา ไม่มีอะไรดีกว่าการพูดคุยกันอย่างตรงไปตรงมา บอกพนักงานตรงๆ ว่าคุณสังเกตเห็นอะไรและสิ่งนั้นมีผลอย่างไรต่อการทำงานและต่อตัวเขา

        ไม่จำเป็นต้องใช้เวลานานนักกับอดีต หลีกเลี่ยงคำถามทำนองว่า “เกิดอะไรขึ้น” หรือ “ทำไมจึงเป็นเช่นนั้น” เพราะคำถามแบบนี้มีแต่จะพาทั้งคุณและเขากลับไปสู่อดีตที่ไม่มีทางแก้ไข ให้ถามว่า “ควรทำอย่างไรต่อไป” จะเหมาะสมกว่า ที่สำคัญต้องให้พนักงานมีส่วนร่วมในการหาทางแก้ไข เพราะนอกจากจะเป็นแนวทางที่พนักงานเลือกแล้ว ยังเป็นการสร้างความผูกมัด (Commitment) ต่อการแก้ปัญหานั้นๆ ด้วย

 

ทัศนคติคือจุดเริ่มต้นของความสำเร็จ

        คุณไม่สามารถพัฒนาคนที่ไม่ต้องการพัฒนาตนเองได้ ดังนั้น ในระหว่างการพูดคุยต้องสังเกตให้ดีว่าพนักงานตระหนักถึงปัญหาและพร้อมที่จะปรับปรุงแก้ไขหรือไม่ หากยังไม่พร้อมอย่าเพิ่งพูดคุยถึงแนวทางการพัฒนา ให้พูดถึงผลกระทบที่เกิดขึ้นให้ชัดเจนโดยเฉพาะผลลัพธ์ที่จะเกิดขึ้นโดยตรงต่อตัวพนักงาน

        หากพนักงานยังไม่ตระหนักถึงปัญหาและยังไม่ยอมรับที่จะปรับปรุงแก้ไข มาตรการที่รุนแรงขึ้นอาจเป็นสิ่งจำเป็น

 

วางแผน

         พนักงานและหัวหน้าต้องร่วมกันกำหนดแผนในการพัฒนาหรือแนวทางในการทำงานที่แตกต่างจากเดิมให้ชัดเจน รวมทั้งแนวทางการวัดผลและวิธีการติดตามความคืบหน้าระหว่างทาง

         นอกจากนั้นหัวหน้าควรเสนอความช่วยเหลือหรือการสนับสนุนที่พนักงานต้องการเพื่อให้สามารถบรรลุเป้าหมายในการพัฒนาที่กำหนดไว้ด้วย วิธีการง่ายๆ คือ ถามพนักงานว่า “การที่จะทำตามแผนที่วางไว้ได้สำเร็จ อยากให้ผมช่วยเหลือหรือสนับสนุนคุณอย่างไร”

 

ติดตามผลอย่างต่อเนื่อง

        แผนงานหลายอย่างถูกจัดทำขึ้นอย่างละเอียดรอบครอบและชัดเจนดีมาก แต่ขาดการนำไปปฏิบัติอย่างจริงๆ ทำให้แผนเหล่านั้นหมดความหมายไปอย่างน่าเสียดาย

        การติดตามผลอย่างต่อเนื่องและสม่ำเสมอ เป็นแนวทางหนึ่งในการกระตุ้นเตือนให้ผู้ที่เกี่ยวข้อง ดำเนินการตามแผนที่กำหนดไว้

การติดตามความคืบหน้าเป็นความรับผิดชอบร่วมกันของทั้งหัวหน้างานและพนักงาน ซึ่งจำเป็นต้องตกลงกันเสียแต่เนิ่นๆ หลังจากวางแผนเสร็จ

         ในระหว่างการติดตามความคืบหน้าของการพัฒนา การให้ข้อมูลป้อนกลับทั้งสิ่งที่ทำได้ดีและยังทำได้ไม่ดี เป็นสิ่งจำเป็น หัวหน้าต้องแสวงหาข้อมูลป้อนกลับนี้จากเพื่อนร่วมงานและลูกน้องคนอื่นๆ ด้วย เพื่อให้ได้มุมมองที่ครบถ้วนและเป็นธรรม

 

ไว้ใจและให้เกียรติ

         ในระหว่างการเปลี่ยนแปลงหรือการพัฒนานี้ สิ่งสำคัญคือการเคารพความเป็นส่วนตัวของพนักงาน ไม่มีความจำเป็นที่จะต้องป่าวประกาศว่าคุณกำลังแก้ปัญหาพนักงานที่ทำงานไม่ได้มาตรฐาน หากต้องพูดอาจพูดเพียงแค่ว่า “เอกกับผมกำลังทำงานร่วมกันเกี่ยวกับงานที่เอกรับผิดชอบอยู่ ผมอยากได้รับความช่วยเหลือจากคุณในการสนับสนุนสิ่งที่เรากำลังทำกัน” เป็นต้น

 

ให้รางวัลกับการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้น

         แน่นอนว่าเมื่อมีการเปลี่ยนแปลงไปในทิศทางที่ดีขึ้นแม้จะเล็กน้อยก็ตาม คุณในฐานะหัวหน้าควรกล่าวคำชมเชยหรือให้รางวัลนิดหน่อยเพื่อเป็นกำลังใจสำหรับความพยายาม ทำให้พนักงานเห็นว่าสิ่งที่เขาทำ เดินมาถูกทางแล้ว

ในทางกลับกันหากสถานการณ์ไม่ดีขึ้น ต้องรีบพูดคุยและหาทางปรับเปลี่ยนวิธีการให้เหมาะสม อย่ารอจนถึงนาทีสุดท้าย

 

        ขั้นตอนเหล่านี้เป็นแนวทางอย่างดีในการช่วยพัฒนาพนักงานที่ยังมีผลงานไม่ตรงตามความคาดหวัง ให้ปรับปรุงตัวดีขึ้น หากระหว่างปีมีการพูดคุยและดำเนินการตามขั้นตอนดังกล่าว เชื่อแน่ว่าปลายปีคุณจะเห็นการเปลี่ยนแปลงในทางที่ดีขึ้นได้อย่างชัดเจน

 

อภิวุฒิ พิมลแสงสุริยา

กรรมการบริหาร

บริษัท ออคิด สลิงชอท จำกัด

apiwut@riverorchid.com

www.orchidslingshot.com

ติดตามเกร็ดการบริหารจัดการเพิ่มเติมได้ที่ Twitter@apiwutp

 

ที่มา: SME Thailand ฉบับ September 2014