การบริหารขั้นพื้นฐาน

มีคำถามจาก “นักบริหารมือใหม่” เขียนอีเมลเข้ามาถามว่า การบริหารคืออะไร ผู้บริหารมีหน้าที่อะไร แล้วเขาในฐานะนักบริหารมือใหม่ ต้องทำตัวอย่างไร

ผมมองว่า คำถามนี้เป็นคำถามที่ดี เป็นคำถามที่หลายๆคนต้องการจะถาม และเป็นคำถามที่ผู้บริหารหลายๆคนลืมคำตอบไปแล้ว

ถ้าพูดถึงการบริหาร ผมมองว่าเป็นทั้งศาสตร์และศิลป์ประกอบกัน เป็นศาสตร์ในแง่ที่การบริหารจัดการมีทฤษฎีและแนวทางให้เรียนรู้ แต่เป็นศิลป์ตรงที่การนำส่งที่ได้เรียนรู้ไปประยุกต์ใช้ให้เหมาะสม

ยกตัวอย่างเช่น ถ้าพนักงาน 4 คน สามารถประกอบอุปกรณ์บางอย่างได้ 6 ตัวในหนึ่งวันโดยไม่มีหัวหน้าทีมเข้าไปบริหารควบคุม หากองค์กรแห่งนี้จ้างหัวหน้าเข้ามาช่วยในการบริหารพนักงานทั้ง 4 คนนี้  องค์กรย่อมคาดหวังให้หัวหน้าสามารถบริหารจัดการให้พนักงานทั้งสี่คน สามารถประกอบอุปกรณ์ได้มากกว่า 6 ตัว

การบริหารงานในขั้นพื้นฐาน ประกอบไปด้วย 4 ส่วนหลักๆ ได้แก่ การวางแผน (Plan) การจัดการ (Organize) การนำ (Direct) และการติดตามผล (Monitor)

การวางแผน (Plan)

จุดเริ่มต้นของการบริหารคือการวางแผน และแน่นอนว่าการบริหารจะออกมาดีได้ก็ต้องเริ่มต้นจากการวางแผนที่ดีเช่นกัน อาจจะมีบ้างที่บางครั้งคนที่ไม่วางแผนในการทำงานจะได้ผลลัพธ์ของงานออกมาดี แต่นั่นเป็นการบังเอิญหรือโชคช่วยต่างหาก ซึ่งคงไม่สามารถเกิดขึ้นซ้ำสองได้

ถ้าพูดถึงการวางแผน ขั้นแรกเลยคือการรู้และเข้าใจว่าเป้าหมายของเราคืออะไร แล้วจะทำอย่างไรเพื่อไปให้ถึงเป้าหมายนั้นๆ แน่นอนว่าเราต้องคำนึงถึงทรัพยากรที่มี จุดแข็งและจุดอ่อนของทีมและองค์ประกอบอื่น ๆ ด้วย

ยกตัวอย่างของการวางแผนเช่น การคำนวณดูว่า การใช้พนักงาน 4 คนในการทำงานอย่างหนึ่งโดยใช้เวลาทำงาน 8 ชั่วโมงจะมีค่าใช้จ่ายมากหรือน้อยกว่าการเช่าเครื่องจักรพร้อมคนคุม 1 คนที่ใช้เวลาในการทำแค่ 6 ชั่วโมงสำหรับงานแบบเดียวกัน

การวางแผนที่ดีต้องมีการมองและคิดในหลายๆมุม คาดเดาสิ่งที่อาจจะเกิดขึ้นได้ วางแผนเพื่อรับมือกับสำหรับสถานการณ์ที่แย่ที่สุด (Worst Case) และในขณะเดียวกันก็วางแผนสำหรับสถานการณ์ที่ดีที่สุด (Best Case) ด้วยเช่นกัน  นอกจากน้ั้นควรคิดต่อไปด้วยว่าหากแผนที่วางไว้ไม่สามารถให้เกิดผลลัพธ์ตามที่คาดหวังไว้ คุณจะทำอย่างไร

สิ่งสำคัญอย่างหนึ่งสำหรับการวางแผนที่คนส่วนมากมักมองข้ามคือ ประสิทธิภาพของแผนนั้น หลายครั้งที่การวางแผน ถูกวางเพียงเพื่อให้บรรลุเป้าหมายโดยมองข้ามประสิทธิภาพในการทำงาน ซึ่งได้แก่การใช้ทรัพยากร เวลาและต้นทุนอย่างคุ้มค่า ในการทำให้แผนนั้น ๆ ประสบความสำเร็จ

การจัดการ (Organize)
เมื่อคุณวางแผนแล้ว สิ่งที่ต้องทำต่อมาคือการจัดการเพื่อให้แผนที่วางไว้เกิดขึ้นได้จริง ในขั้นตอนนี้เป็นการเตรียมความพร้อมในเรื่องต่างๆ ก่อนลงมือปฏิบัติ ไม่ว่าจะเป็นเรื่องของความพร้อมของทรัพยากรที่ต้องมีอย่างเพียงพอและพร้อมใช้ในเวลาที่ต้องการ การเตรียมความพร้อมในเรื่องของคน ตรวจเช็คให้แน่ใจว่าทุกคนเข้าใจถึงความสำคัญและบทบาทหน้าที่ของตนเอง รวมถึงความพร้อมในเชิงทักษะและความสามารถของคนแต่ละคน และของทีมในภาพรวมด้วย

การนำ (Direct)
ในขั้นตอนนี้เป็นขั้นตอนของการลงมือปฏิบัติตามแผนที่วางไว้ ถ้าให้เปรียบเทียบหน้าที่ของผู้บริหารในขั้นตอนนี้ ผมอยากจะเปรียบเทียบผู้บริหารกับการเป็นไวทยากรที่กำลังควบคุมวงดนตรีอยู่ นักดนตรีทุกคนมีโน๊ตดนตรีอยู่ด้านหน้าของตนเอง รู้ว่าเมื่อไรที่ต้องเล่นเครื่องดนตรีของตนเองและเมื่อไรที่ต้องหยุดเล่น หน้าที่ของไวทยากรคือการทำให้แต่ละส่วนของวงดนตรีเล่นได้ตามจังหวะที่ควรจะเป็น

คุณเอาโน้ตดนตรี(แผนงาน/บทบาทหน้าที่)ให้นักดนตรี(พนักงาน) เป็นขั้นตอนการวางแผน (Plan) คุณจัดสรรให้มีจำนวนนักดนตรี(พนักงาน)ที่เหมาะในแต่ละส่วน(แผนก) และจัดวางเครื่องดนตรีในที่ทางที่เหมาะสมเพื่อเมื่อเวลาเล่นเสียงที่ออกมาจะประสานกันได้อย่างน่าฟัง เป็นขั้นตอนการจัดการ (Organize) จากนั้นคุณจึงเดินขึ้นไปด้านหน้าของวงเพื่อนำและอำนวยการเล่น คอยเคาะและชี้ไม้เพื่อกำกับวงดนตรีให้เล่นไปในทิศทางที่ควรจะไป ซึ่งเป็นขั้นตอนการนำ (Direct)

การติดตาม (Monitor)
ณ ตอนนี้ ทุกสิ่งทุกอย่างกำลังดำเนินไปตามแผนงาน หน้าที่ของผู้บริหารคือ ติดตามดูแลและทำให้แน่ใจว่าทุกอย่างกำลังเดินไปในแนวทางที่ได้วางไว้ และหากมีบางอย่างที่ทำให้ไม่สามารถดำเนินการไปตามแผนได้ ผู้บริหารต้องรีบปรับเปลี่ยนแผนเพื่อให้เหมาะสมกับสถานการณ์ ซึ่งเหมือนกับไวทยากรที่ต้องปรับท้วงทำนองจังหวะของวงดนตรีให้เหมาะสมกับช่วงเวลาและอารมณ์ของผู้ฟัง

แน่นอนว่า ในการทำงาน ปัญหาสามารถเกิดขึ้นได้เสมอ อาจจะมีใครบางคนเกิดป่วยขึ้นมา งานบางอย่างไม่สามารถส่งมอบได้ตามกำหนดเวลา ลูกค้ารายใหญ่เกิดล้มละลาย และนั่นเป็นเหตุผลที่ว่าทำไมคุณจึงต้องมีการเตรียมแผนงานสำรองไว้สำหรับกรณีฉุกเฉินต่างๆ คุณในฐานะนักบริหารต้องติดตามและรับทราบความเคลื่อนไหวของสิ่งต่างๆที่เกิดขึ้นตลอดเวลาเพื่อที่จะได้เข้าไปปรับเปลี่ยนแผนการและแนวทางการทำงานได้ทันท่วงที หากสถานการณ์บางอย่างเกิดขึ้น

กระบวนการการบริหารนี้เป็นส่งที่เกิดขึ้นอย่างต่อเนื่อง คุณวางแผนเพื่อเป้าหมายบางอย่าง แล้วจัดการทรัพยากรให้เหมาะสมและเพียงพอในการทำงานตามแผน จากนั้นก็นำพาพนักงานให้ดำเนินการตามแผนที่วางไว้เพื่อสร้างผลลัพธ์ที่เป็นจริง และสุดท้ายคือการติดตามการทำงานเพื่อให้สามารถปรับเปลี่ยนแผนงานและแนวทางการทำงานได้อย่างทันท่วงทีและเหมาะสม

การบริหารจัดการเป็นเรื่องไม่ง่าย แต่ในขณะเดียวกัน ก็ไม่ยากจนไม่สามารถทำได้ ความสำเร็จในการบริหารเป็นประสบการณ์ที่น่าประทับใจ การบริหารก็เหมือนกับทักษะอื่นๆ คุณสามารถพัฒนาได้ด้วยการเรียนรู้และการลงมือทำจริง

อภิวุฒิ พิมลแสงสุริยา
กรรมการผู้จัดการ
บริษัท ออคิด สลิงชอท จำกัด
apiwut@riverorchid.com
www.orchidslingshot.com