uploaded/content/201805/1525688754.8516-jpg

Leading the New Edge: ได้เวลาจัดทัพใหม่ ปรับผังองค์กรรับยุคดิจิทัล

ได้เวลาจัดทัพใหม่ ปรับผังองค์กรรับยุคดิจิทัล

ใครปรับตัวได้เร็วกว่าย่อมได้เปรียบ” เป็นประโยคที่ได้ยินกันบ่อยในปัจจุบัน เมื่อคำว่าดิจิทัลหมายถึงการเพิ่มความรวดเร็วในการปรับเปลี่ยน (Speed of Changes) โจทย์ที่ท้าทายที่สุดของผู้บริหารในปัจจุบันคือการท้าทายกรอบความคิดเดิมของตัวเองและเข้าใจแรงต้านของตัวเองและคนในองค์กรตามธรรมชาติที่มีต่อการเปลี่ยนแปลง และก้าวผ่านไปให้ได้อย่างรวดเร็ว ซึ่งสิ่งเหล่านี้อาจเป็นได้ตั้งแต่การปรับจูนทัศนคติ การเพิ่มคุณภาพของคน หรือการเติมเครื่องยนต์ใหม่ๆให้กับการเติบโตอย่างยั่งยืน แต่ผู้บริหารส่วนใหญ่มักมองข้ามกระดูกสันหลังที่สำคัญอย่างโครงสร้างองค์กรไป

รู้หรือไม่ว่า ในสหรัฐอเมริกา ผู้บริหารใช้เวลา 1.5 ชั่วโมงต่อวันในการจัดการปัญหาที่เกิดจากความไม่เหมาะสมของโครงสร้างองค์กร ตามที่ระบุในรายงานของ Economist Intelligence Unit Executive Study และยังบอกอีกด้วยว่า เรื่องเหล่านี้วนเวียนอยู่ในความคิดของพวกเขา และใช้พลังสมองกว่าครึ่งในการพยายามหาทางออก

สำหรับองค์กรในยุคดิจิทัล จำเป็นต้องเร่งปรับผังองค์กรเพื่อเพิ่มขีดความสามารถที่จำเป็น 3 ด้าน ได้แก่

ความสามารถในการปรับเปลี่ยน (Changeability) หนึ่งในลักษณะสำคัญของความเป็นดิจิทัลได้แก่ ความรวดเร็วในการเปลี่ยนแปลง โครงสร้างองค์กร ที่ดีควรให้ความสำคัญกับการมีส่วนร่วมในการเปลี่ยนแปลง (Mass Collaboration) ไม่ว่าจากระดับชั้นงานใด และต้องสนับสนุนการสร้างสรรค์ และการนำนวัตกรรมมาใช้ผ่านการทำงานข้ามสายงาน (Cross-Functional Innovation) ซึ่งต้องมีกระบวนการทำงานที่ออกแบบมาเพื่อรองรับการติดต่อสื่อสารที่ฉับไวและมีประสิทธิภาพ โครงสร้างที่มีระดับชั้นงานน้อยย่อมช่วยเร่งการตอบสนองต่อความเปลี่ยนแปลงของตลาด

ความทั่วถึงของการสื่อสาร (Reachability) โครงสร้างองค์กรที่ดีต้องไม่ทำให้ข้อมูลที่จำเป็นถูกจำกัดอยู่กับคนแค่บางกลุ่ม โดยเฉพาะข้อมูลที่จำเป็นต่อการตัดสินใจ ต้องส่งเสริมวัฒนธรรมในการทำงานเป็นทีม และทัศนคติของการแบ่งปันความรู้ระหว่างกัน (Open source mindset) และสร้างนวัตกรรมแบบ 360 องศา ทั้งจากบนลงล่าง ล่างขึ้นบน จากข้างนอกและข้างในองค์กร

ความมีจิตสำนึกรับผิดชอบ (Accountability) ขณะที่โลกของการบริหารจัดการกำลังกลายเป็นระบบกระจายอำนาจ (Decentralization) มากขึ้น โครงสร้างองค์กรที่ดีต้องสร้างให้คนเกิดจิตสำนึกรับผิดชอบในงานและการตัดสินใจมากขึ้นตามอำนาจที่มอบให้ไป และเอื้อให้เกิดการติดตามและฟีดแบคแบบทันที (Real-Time Feedback) ทั้งผลลัพธ์ที่ดีและความผิดพลาดที่เกิดขึ้น การลดความซับซ้อนของโครงสร้างองค์กรบางส่วนเป็นสิ่งที่สามารถนำไปพิจารณาได้ โดยเฉพาะองค์กรที่มีรูปแบบการทำงานแบบแมทริกซ์ (Matrix Organization Structure) ซึ่งมีสายการบังคับบัญชามากกว่าหนึ่งสายต่อตำแหน่ง เช่น รายงานต่อหัวหน้าในสำนักงานที่ตั้งและยังรายงานต่อหัวหน้าในสำนักงานใหญ่อีกด้วย เป็นต้น

ความซับซ้อนโดยไม่จำเป็นที่เกิดจากโครงสร้างองค์กรที่ไม่เหมาะสมเป็นอุปสรรคอย่างมากต่อประสิทธิผลการทำงาน การติดต่อประสานงาน ความสัมพันธ์ของพนักงาน และความก้าวหน้าขององค์กร

ผู้บริหารส่วนใหญ่ยังเลือกที่จะให้บริษัทเดินช้าลงเพื่อค่อยๆ จัดการกับปัญหาเหล่านี้อย่างละมุนละม่อมที่สุดเพราะอยากจะรักษาความสัมพันธ์ของพนักงาน แต่หารู้ไม่ว่าอาจกำลังทำให้ทั้งบริษัทและพนักงานของคุณเดินถอยหลัง ในอนาคตความสำคัญและความชัดเจนของผังองค์กรและตำแหน่งงานจะลดน้อยลง แต่มีแนวโน้มที่จะมุ่งเน้นความสามารถของตัวบุคคลและการทำงานที่สอดประสานกันมากขึ้น แน่นอนว่า การปรับเปลี่ยนองค์กรให้ทันกับการแข่งขันนอกเหนือจากการปรับผังองค์กรแล้ว ยังจำเป็นต้องมีฟันเฟืองอื่นๆที่สำคัญ เช่น วัฒนธรรมองค์กร เทคโนโลยี กระบวนการทำงาน และ/หรือตัวชี้วัดผลงาน เป็นต้น อีกด้วย และที่ขาดไม่ได้คือผู้นำและบุคลากรที่มีคุณภาพพร้อมรับมือและขับเคลื่อนระบบเหล่านี้ให้เกิดขึ้นจริงและยั่งยืนที่สุด

 




วสุธร หาญนภาชีวิน
ผู้อำนวยการฝ่ายการให้คำปรึกษา
สลิงชอท กรุ๊ป

Source : The Bangkok Insight
คอลัมน์ Leading the New Edge: ได้เวลาจัดทัพใหม่ ปรับผังองค์กรรับยุคดิจิทัล
ฉบับวันที่ 2 พฤษภาคม 2561